Tilaa viimeistään 18.12. saadaksesi toimituksesi ennen joulua. Koskee varastotuotteita.

Fokus

Paperidokumentit sähköiseen muotoon.

Document Capture Suite on ratkaisu sähköisten asiakirjojen taltiointiin.

Ota yhteyttä asiantuntijaan

Siirrä paperidokumentit sähköiseen muotoon

Euroopan Unionin yleinen tietosuoja-asetus on tullut voimaan toukokuussa 2016 ja sitä sovelletaan kansallisesti ensi kesästä alkaen.

Asetus määrittelee tarkasti, kuinka henkilörekistereitä ja sen kaltaisia tiedostoja tulee jatkossa käsitellä. Asetus ei ota kantaa tiedoston muotoon, olivat ne sitten paperilla tai digitaalisina, mutta asetuksen vaatimukset on huomattavasti helpompi toteuttaa, jos tietoja on vain yhdessä formaatissa. Skannereiden avulla paperidokumentit voidaan muuntaa helposti hallittavaksi ja suojatuksi digitaaliseksi sisällöksi. Vaikka materiaali ei olisikaan tietosuoja-asetuksen alaista, monessa organisaatiossa saadaan digitoinnista myös muita hyötyjä, kuten tilansäästöä ja dokumenttien helpompaa hallittavuutta.

Suunnittele projekti

Arkistojen digitointi on yleensä suurehko ja aina oma projektinsa. Kuten muutkin projektit, mitä paremmin se suunnitellaan, sen parempaan lopputulokseen päästään. Arkistojen digitointisuunnitelma pitää sisällään esimerkiksi sen, mitä skannataan, missä järjestyksessä, mitä materiaalia, miten digitaalista aineistoa tullaan käsittelemään ja minkälainen hakemistorakenne. Lisäksi projektissa otetaan usein kantaa dokumenttien tärkeysjärjestykseen ja käyttöoikeuksiin.

Kun kaikki nämä on ratkaistu, on skannausprojekti helppo aloittaa. Kun rutiininomaiset kysymykset siitä, mitä skannataan, nimeämiskäytännöt ja hakemistorakenne on päätetty, säästyy työvaiheita ja turhaa arvuuttelua.

Ohjelmisto helpottaa

Epsonin ratkaisu arkistojen skannaukseen on Epson Document Capture –ohjelmisto. Skannerimallistosta löytyy sopiva laite suurienkin määrien skannaamiseen ja ohjelmisto helpottaa työnkulkua ja asiakirjanhallintaa.

Document Capture Suite on ratkaisu sähköisten asiakirjojen taltiointiin kaikenkokoisille organisaatioille. Suurissa skannausmäärissä se nopeuttaa työnkulkua huomattavasti. Ohjelmisto on helppokäyttöinen ratkaisu sähköisten asiakirjojen taltiointiin yhdellä painikkeen painalluksella. Skannauksen prosessoinnin voi automatisoida pitkälle, joka säästää aikaa ja vaivaa.

Document Capture -ohjelmisto sisältää monipuolisia ratkaisuja, joiden avulla voidaan käsitellä useita eri asiakirjakokoja yhtä aikaa, kuten esimerkiksi A3-, A4- tai A5-kokoja. Lisäksi se tukee erien erottelua, viivakoodien tunnistusta sekä alueellista tekstintunnistusta. Ohjelmisto toimii Epsonin yritysskannerien kanssa. Document Capture –ohjelmisto perusversio tulee veloituksetta skannerin hankkijalle.

”Skannaamisen voi tehdä kokonaan skannerilta käsin, ilman PC:tä, kun dokumentit on määritelty ja niille on osoitettu oikea tallennuspaikka. Profiilit voidaan määritellä käyttäjä- tai dokumenttikohtaisesti, esimerkiksi kirjanpito- tai kokousmuistio-profiili”, kertoo Epsonin Jorma Lempinen.

Laite tarpeen mukaan

Laitevalinnan ratkaisee muun muassa skannattavien dokumenttien koko. Satunnaiseen A3-skannaukseen voi riittää myös A4-skanneri – A3-materiaalin voi skannata esimerkiksi kahdessa osassa ja ohjelmisto yhdistää sen yhdeksi A3-dokumentiksi. Muita kriteereitä ovat skannattavien dokumenttien määrä, skannerin nopeus ja syöttölaitteen kapasiteetti. Syöttölaitteita löytyy jopa sataan sivuun saakka. Toimintaympäristö asettaa vaatimukset laitteen liitännöille. Pienemmissä ympäristöissä ja projekteissa voidaan pärjätä perusmallilla, mutta hyvin nopeasti projektin kasvaessa verkkomalli on parempi ja toimivampi valinta.

Digitalisointiprojektiin suosittelen nopeinta mahdollista skanneria suurella arkinsyöttökapasiteetilla, koska skannattavaa on aina yllättävän paljon.

Kaikki tulostimet eivät sovi arkistojen skannaukseen. Monitoimitulostimet on oletusarvoisesti tarkoitettu koko osaston päivittäiseen työhön, ei arkistoskannaukseen tai yhden projektin käyttöön. On myös hyvä ottaa huomioon työnkulku ja ohjelmistolle asetettavat vaatimukset.

Kun arkistot on digitoitu ja dokumenttien digitalisointi tuotu myös osaksi organisaation työnkulkua, on taltioituja tiedostoja helppo jakaa asiakirjojen arkistointijärjestelmiin, pilvipalveluihin kuin yrityssisällön hallintaratkaisuihinkin sekä muuntaa ja käsitellä niitä organisaation sisällä. Kun dokumentit on vielä skannattu hakukelpoisina, on arkistosi valmis tulevaisuuden haasteisiin.

DS-70000N

  • A3-koko
  • 70 sivua minuutissa
  • 200 arkin syöttölaite
  • Yksivaiheinen 2-puoliskannaus

DS-860N

  • A4-koko
  • 65 sivua minuutissa
  • 80 arkin syöttölaite
  • Yksivaiheinen 2-puoliskannaus

Expression XL12000Pro

  • Filmit ja kuvat
  • Grafiikkaskanneri B5-A3
  • Filmiyksikkö filmeille ja dioille
  • 2400 x 4800 dpi skannaustarkkuus
2 299,90 € Ilman ALV
img
Epson WorkForce DS-70000N
Asiakirjaskanneri A3-formaateille
  • Valmistaja Epson
  • Max Document Scan Speed (mono) 70 ppm
  • Max Document Scan Speed (color) 70 ppm
  • Interface Type Gigabit LAN
599,90 € Ilman ALV
img
Epson WorkForce DS-860N
Suorituskykyinen arkkisyötettävä A4-skanneri
  • Valmistaja Epson
  • Koko tai muoto Pöytämalli
  • Max Document Scan Speed (mono) 65 ppm
  • Max Document Scan Speed (color) 65 ppm
2 999 € Ilman ALV
img
Epson Expression 12000XL Pro
Tarkka A3-skanneri, joka on suunniteltu toteuttamaan vaativimmatkin taidegrafiikkatyöt.
  • Valmistaja Epson
  • Koko tai muoto Pöytämalli
  • Interface Type USB 2.0
3 349,50 € Ilman ALV
img
Epson SureColor SC-T5200-PS
Erittäin tehokas, laadukas ja käytössä edullinen 36 tuuman tulostin
  • Valmistaja Epson
  • Suurkokotulostimen koko 36"
  • PC-liitännät USB, Gigabit LAN