Etäkokouksien pitämiseen on tarjolla paljon ohjelmia. Listaamme viisi suosituinta ja käymme läpi niiden tärkeimmät ominaisuudet.
Microsoft Teams – Paljon enemmän kuin vain videoneuvottelu
Microsoftin videoneuvottelutyökalu on nimeltään Teams. Se on varsin monipuolinen ja tarjoaa videoneuvottelujen lisäksi alustan ryhmätyöskentelyyn. Teamsissa voi muun muassa chattailla, luoda ryhmiä, koota asiakirjoja ja synkronoida asiakirjoja OneDriveen.
Teams kuuluu Microsoft 365:een, joten videoneuvotteluja voi varata Outlook-kalenterin avulla. Organisaation ulkopuoliset voivat osallistua kokouksiin selaimen kautta, eikä heidän tarvitse asentaa Teams-sovellusta.
Teams tarjoaa toiminnot, joita ison toimittajan työkalulta sopii odottaakin, kuten näytön jakamisen, kokousten tallennuksen, reaaliaikaisen tekstityksen (englanniksi), taustakuvat tai taustan sumennuksen ja chat-toiminnon. Järjestelmänvalvojan oikeuksilla varustetut käyttäjät voivat järjestää jopa 10 000 osallistujan webinaareja.
Hyödyt:
Teams on monipuolinen yhteistyöalusta, jossa voi järjestää ammattimaisia videoneuvotteluja näytön jakoineen ja chat-toimintoineen. Videoyhteys on luonnollinen osa tiimeille luotavia huoneita Teamsissä.
Haitat:
Neuvottelun aikana näytöllä näkyy isompana enintään neljä osallistujaa kerrallaan, muut näkyvät pienennettyinä. Teamsin käyttöliittymä ja toiminnot voivat alkuun tuntua hankalilta, erityisesti järjestelmänvalvojien mielestä, joiden on opittava käyttämään ja muokkaamaan sovellusta, ennen kuin se voidaan ottaa käyttöön organisaatiossa.
Zoom – Isoihin videoneuvotteluihin
Zoom-neuvotteluun voi osallistua jopa 300 henkilöä kerralla, ja näytöllä voidaan näyttää heistä iso osa. Zoomissa on tallennus- ja chat-toiminnot sekä muita toimintoja, kuten puheenvuoron pyytäminen (viittaaminen) ja taustakuvat.
Zoomissa on Teamsin tapaan webinaaritoiminto, jossa puhujia voi olla 100 ja jota voi seurata jopa 10 000 osallistujaa. Zoomin ilmaisversiossa kokousaika on kuitenkin rajoitettu 40 minuuttiin (jos osallistujia on kolme tai enemmän).
Kyberturvallisuuskeskus on varoittanut Zoomiin liittyvistä tietoturvariskeistä. Zoomin taustalla oleva yritys vakuuttaa, että se tekee kaikkensa korjatakseen puutteet.
Hyödyt:
Zoom on helppokäyttöinen (myös selainversiona), ja siinä on hyvä käyttöliittymä, erityisesti kun osallistujia on paljon. Automaattisesti luotava koodi nopeuttaa kokousten luomista, osallistujien kutsumista ja kokouksiin liittymistä. Tämä on kuitenkin yksi työkalun tietoturvaheikkouksista (katso haitat).
Haitat:
Zoomilla on ollut tietoturvaongelmia. Niin kutsutuissa Zoom-bombingeissa ulkopuoliset ovat tunkeutuneet videokokouksiin ja chathuoneisiin. Sovelluksessa on esiintynyt myös bugeja, jotka ovat altistaneet käyttäjien koneet luvattomalle tunkeutumiselle, ja käyttäjätietoja on lähetetty Facebookille markkinointitarkoituksissa, vaikka käyttäjällä ei ole Facebook-tiliä.
Slack – Karsittu versio
Slack on alun perin kehitetty chattyökaluksi, mutta sillä voi myös soittaa puheluja avaamalla kanavan tai chatin ja klikkaamalla puhelinkuvaketta. Slack käynnistää puhelun uudessa ikkunassa ja lisää ilmoituksen chattiin. Maksullisessa versiossa videoneuvotteluun voi osallistua enintään 15 osallistujaa mutta vain tietokoneversiossa, ei mobiiliversiossa. Slackissa ei ole näytön jakamismahdollisuutta mutta valkotaulutoiminto on.
Videoneuvottelutoiminnot ovat suppeat, mutta Slack voidaan integroida moniin sovelluksiin, kuten Google-kalenteriin, Zendeskiin ja Salesforceen.
Hyödyt:
Lisäksi Slack voidaan integroida Microsoft Teamsiin ja sen videoneuvottelutyökaluun. Sovelluksesta näkee osallistujat etukäteen, ja neuvotteluihin voi liittyä Outlookin tai Googlen kalenterimuistutusten kautta. Neuvottelu kuitenkin käynnistyy toistaiseksi Teamsissa.
Haitat:
Slackin videotoiminto toimii parhaiten, kun osallistujia on kaksi. Kun osallistujia on enemmän, laatu laskee.
Google Meet – Saumatonta toimivuutta Googlelta
Googlen videokokoustyökalu Meet on yhteydessä muihin Google-sovelluksiin, kuten Gmailiin, Docsiin ja Google-kalenteriin. Siksi Meetin mahdollisuudet ovat pelkkää videopuhelua laajemmat.
Lisenssistä riippuen kokoukseen voi osallistua enintään 250 henkilöä. Laajennetussa näkymässä näkyy enintään 16 osallistujaa samanaikaisesti. Meetissä on kaikki ne toiminnot, joita Googlen kaltaiselta raskassarjalaiselta sopii odottaakin: näytön jakaminen, livekyselyt, livetekstitys, chat, kokousten tallennus, tiedostojen jakaminen ja valkotaulu. Siinä on myös muita hienouksia (katso hyödyt). Organisaation ulkopuolisten tahojen kanssa viestimistä varten Meet voidaan integroida valittuihin ulkoisiin palveluihin Googlen Pexip Infinity -alustan kautta.
Hangouts on Meetin ilmaisversio. Siinä voi chattailla ja soittaa videopuheluja, mutta videopuhelun enimmäisosallistujamäärä on 10 ja chatin 150. Hangouts sisältyy Google+:aan ja Gmailiin. Tietokoneella Hangoutsissa käytettävissä ovat erilaiset sovellukset, kuten piirtäminen ja tehosteet.
Hyödyt:
Meetissä on hienouksia, kuten Chrome-selaimen yhden välilehden jakaminen koko näytön jakamisen sijasta ja häiritsevän taustamelun suodatus. Nämä parantavat yhteyden laatua.
Haitat:
Meet voi olla liian järeä työkalu ”pelkkää videoneuvottelua” kaipaavalle.
GoToMeeting – Haastaja mobiilikäyttöön
LogMedIn-yrityksen itsenäinen kokouspalvelu. GoToMeeting on maksullinen mutta soveltuu erittäin hyvin käytettäväksi mobiililaitteissa. Sovelluksella on sovelluskaupoissa hyvät arvioinnit, toisin kuin monilla kilpailevilla sovelluksilla. Neuvotteluihin voi osallistua verkkoselaimessa tai soittamalla puhelun.
Saatavilla on erihintaisia lisenssejä. Suuryritysversiossa osallistujia voi olla 250 (joilla ei tarvitse olla GoToMeeting-tiliä). Tähän lisenssiversioon sisältyvät muun muassa rajaton pilvitallennus, automaattinen transkribointi, valkotaulu ja muistiinpanotyökalut, chat sekä hiiren ja näppäimistön jakaminen. Sovelluksessa on myös asetukset äänen- ja kuvanlaadun parantamiseksi.
Hyödyt:
Yritysversio voidaan integroida Microsoft 365:een, Google-kalenteriin, Slackiin, Zapieriin ja Salesforceen.
Haitat:
Vaatii vakaan verkkoyhteyden ja ajantasaisen klienttiversion. Jos yhteys katkeaa, kokous on käynnistettävä uudelleen.
Lue lisää:
9 vinkkiä sujuvaan verkkokokoukseen
Etätyöläisen viisi parasta kaveria