Haluatko viedä yrityksesi digitalisaation tuolle puolen, ennen kuin muu maailma tekee sen puolestasi? Tarvitset siihen aikaa, strategian, rohkeutta ja IT-infrastruktuurin, joka taipuu kaikkeen.
Miksi tehdä kolmiulotteisesta kaksiulotteista? Näin ajateltiin Sandvikissa, kun yritys loi sovelluksen, jonka avulla asiakkaat voivat ohjelmoida valmistusta Sandvikin koneissa 3D:nä alusta loppuun. Ei enää paperille tulostettuja piirustuksia. Se vähensi Sandvikin koneiden ohjelmointiaikaa 94 prosentilla.
Miten 160-vuotias teollisuusjätti, jonka toiminta on hyvin konkreettista valmistusta, voi luoda innovaatioita digitalisaation avulla? Perustamalla innovaatioryhmän ja rakentamalla IT-infrastruktuurin, joka tukee digistrategiaa. ”Perinteisesti vain suurimmat (digialan) yritykset ovat voineet käyttää ohjelmistoja tuotannossaan, mutta pilviratkaisut tarjoavat erinomaisen mahdollisuuden muuttaa työskentelytapoja. Olemme kulkeneet ideasta tuotantoon seitsemässä kuukaudessa. Alalla keskiarvo on yleensä neljästä viiteen vuotta”, Sandvikin Center of Digital Excellence -keskuksen johtaja Hugo Nordell kertoo Computer Sweden -lehden haastattelussa.
“Paljon epävarmuustekijöitä”
Esimerkki havainnollistaa joitakin niistä osatekijöistä, joita digitalisaatiossa onnistuminen edellyttää. Sen lisäksi, että työstä vastaa oma tiiminsä, jolla on käytössä oikea IT-infrastruktuuri, työn täytyy olla rajattua ja perustua selkeään tarpeeseen. Sandvik ei yritä digitalisoida koko toimintaansa kerralla. Vaikka digitalisaatiosta puhutaankin paljon, monet kamppailevat lopullisen askeleen ottamisen kanssa.
Tästä digiturhautumisesta tietää kaiken Håkan Ozan, Ministry of Digital Design -toimiston digistrategi ja innovaatioasiantuntija sekä toimitusjohtaja. Hänen mukaansa sekä strategiaan että koordinointiin liittyy paljon epävarmuutta. Digitalisaatiosta vastaa usein markkinointipäällikkö, kun taas tietohallintojohtaja hoitaa IT-infrastruktuurin. Markkinointipäälliköllä ei ole teknistä näkökulmaa, mikä johtaa päällekkäisyyksiin tekniikkahankinnoissa, lisenssien hajanaiseen hallintaan, epäselvyyksiin palvelutaso- ja muissa sopimuksissa, epätietoisuuteen siitä, kuka omistaa tiedot, sekä vaikeuksiin integraatiossa.
– Sitten havaitaan vaikeuksia ulkoisten ratkaisujen integroinnissa, CRM-järjestelmä ei esimerkiksi pysty jakamaan tietoja laskutusjärjestelmän kanssa. Sen seurauksena digitalisaatiosta tulee varjo-IT:tä, eikä kukaan pysy kartalla kustannuksista. Kun ongelmia esiintyy, ne päätyvät tietohallintojohtajan pöydälle. Hän taas ajattelee teknisesti, ei organisaation kannalta. Syntyy kuilu, Håkan Ozan sanoo.
“Monen mielestä työlästä”
Kaikki alkaa strategiasta. Ilman hyvää strategiaa edessä on pian uusia ongelmia. Harvey Nashin ja KPMG:n CIO Survey 2018 -tutkimuksessa 78 prosenttia kaikista tietohallintojohtajista sanoo, että heidän digistrategiansa on kohtuullisen tehokas tai heikompi. Håkan Ozan käyttää esimerkkinä klassista sarjakuvaa, jossa toimistolla pidetään kokousta ja pomo sanoo: ”Ok, 10 minuuttia aikaa – tehdäänpä strategia.”
– Mietitään pari tavoitetta ja mennään niillä. Näin ei voi kuin epäonnistua.
– Yksi tapa kehittää IT-infrastruktuuria ja silti pysyä joustavana on hybridi-IT. Siinä organisaatio saa ostaa työkaluja, kunhan asiasta on sovittu tietohallintojohtajan kanssa. Monen mielestä se on työlästä, kuin juristin kanssa puhuisi. Hyvälle byrokratialle on kuitenkin syynsä, koska se estää hutihankinnat.
IT ei ole tärkein ainesosa
Nyt olet tunnistanut tarpeet, laatinut strategian ja perustanut organisaation innovointia varten. Tiedät sen, koska sinulla on aiheesta PowerPoint jemmattuna jonnekin vanhalle palvelimelle – kunhan vain muistaisit, missä tiedosto tarkkaan ottaen on. Uusimman päivityksen jälkeen oikeaa kansiorakennetta ei nimittäin enää löydy.
Et pääse puusta pitkään, koska ehkä se kaikkein tärkein ainesosa puuttuu. Se on rohkeus, jos Dustinin toimitusjohtajalta Alexandra Fürstiltä kysytään.
– Pitää uskaltaa panostaa kunnolla, uskaltaa investoida siihen, mitä siirtymistä varten tarvitaan. Monet haluavat tehdä vain turvallisia investointeja, mikä on ymmärrettävää. He pelkäävät, että muutos vie liian kauan. Kannattaa tehdä kuten Sandvik, eli kokeilla ensin pienessä mittakaavassa. Kokoontukaa johtoryhmän kanssa, pitäkää Teams-kokous, testatkaa ideoita, sanoo hän ja jatkaa:
– Aina ei ole pakko tehdä miljoonapanostusta. Jos tilannetta uskaltaa ja viitsii tarkastella toiselta kantilta ja miettiä, mitä investoinnin avulla on mahdollista saavuttaa, voi syntyä toisenlainen näkemys siitä, mitä pitää tehdä.
IT-infrastruktuurin ei tarvitse olla kaikkivoipa
Alexandran mukaan strategian toteuttamiseksi tarvittavaa IT-infrastruktuuria voi tarkastella samalla tavoin. Ja kuten Håkan Ozan huomauttaa, tämän infrastruktuurin ei tarvitse olla kaikkivoipa alusta lähtien, kunhan sitä varten on strategia.
Voit valita, mitä palveluja ostat ja missä laajuudessa. Esimerkiksi SaaS, IaaS ja pilvipalvelut tarjoavat skaalautuvuutta, tukea ja neuvontaa, jotka voivat vapauttaa tarvitut tiimit ja avainhenkilöt yrityksen digitalisaation ja innovaatiotyön käyttöön. Kun PowerPoint ja rohkeus lopulta löytyvät, havaitset että lisääntynyt etätyöskentely on synnyttänyt tietoturvaongelmia, joihin on tartuttava seuraavaksi.
– Tietoturva on entistä tärkeämpää nyt, kun etätyön tekeminen on lisääntynyt. Tietoturvan takia me tietohallintojohtajat emme haluaisi menettää yöuniamme. Paljon on autettu sillä, että investoinnin tueksi hankitaan tietoturvaan perehtyneitä IT-kumppaneita.
Kehitä yritystäsi ja anna muiden hoitaa IT-infrastruktuuria
Lue lisätietoja
Sitten havaitaan vaikeuksia ulkoisten ratkaisujen integroinnissa, CRM-järjestelmä ei esimerkiksi pysty jakamaan tietoja laskutusjärjestelmän kanssa. Sen seurauksena digitalisaatiosta tulee varjo-IT:tä, eikä kukaan pysy kartalla kustannuksista