Digitalisaatio tuntuu vieneen voiton paperista: sopimukset kulkevat maailman laidalta toiselle nollina ja ykkösinä, tilinpäätökset tallennetaan digitaalisiin arkistoihin ja kuitit kulkevat sähköpostilla. Minkälaisia muutoksia paperin väheneminen on tuonut – ja katoaako paperiarkki toimistosta joskus kokonaan?
Kirjanpitäjien valtavat kuittikansiovarastot sekä tilinpäätös- ja tasekirjastot alkavat olla mennyttä päivää. Laskentatoimen ja rahoituksen professori Mervi Niskanen Itä-Suomen yliopistosta sanoo, että sähköinen arkistointi on ollut alalla jo pitkään aivan arkipäivää.
”Ei tule mieleen yhtäkään esimerkkiä siitä, mitä esimerkiksi tilitoimistossa ei voisi hoitaa sähköisesti”, hän sanoo.
Monet tilitoimistot toimivat lähes täysin ilman paperia. Kuitit toimitetaan sähköisessä muodossa sähköiseen järjestelmään, laskut lähetetään niin ikään sähköisinä, ja moni kirjanpidon ennen käsityönä tehty vaihe on nyt automatisoitu koneen tehtäväksi. Samalla ammattilaisten toimenkuvat ovat muuttuneet, kun paperien selaaminen ja arkistointi sekä kansioiden kanniskelu eivät enää haukkaa niin suurta osuutta työajasta.
Niskanen uskoo rutiininomaisten tehtävien vähenevän radikaalisti jatkossakin digitalisoitumisen myötä. Tämä vapauttaa työaikaa ja mahdollistaa keskittymisen ”kehittyneempään tekemiseen”.
”Laskentatoimen ammatit vieläkin pitkälti keskittyvät lakisääteisen raportoinnin tuottamiseen, kun tehtävät voisivat olla konsultoivia ja yrityksen taloutta kehittäviä”, Niskanen kuvailee.
Työtehot muualle kuin arkistointiin
Asianajajaliiton teknologiaan, viestintään ja tietosuojaan keskittyvän asiantuntijaryhmän puheenjohtaja sekä asianajotoimisto Dittmarin asianajaja ja partneri Jukka Lång nauttii edelleen perinteisistä kirjoista. Asianajajana hänen on luettava paljon ja jatkuvasti, eikä koko ajan tee mieli tuijottaa näyttöä.
”Kirjan käyttöliittymä on vuosituhansien aikana hioutunut omalla tavallaan täydelliseksi”, hän kehuu. ”Henkilökohtaisesti pidän sitä edelleen ylivoimaisena lukulaitteisiin ja näyttöpäätteisiin verrattuna.”
Digitalisaatio on kuitenkin muuttanut myös Långin työtä merkittävästi. Vaikka paperi on hänen mielestään edelleen monella tapaa tehokas, sähköinen työskentely mahdollistaa monipuoliset toiminnot ja käytettävyyden dokumenttien, sopimusten ja muistioiden käsittelyyn.
Aivan kaikkea ei voi hoitaa sähköisesti. Lång huomauttaa, että jos lainsäädännössä on esimerkiksi sopimukselle muotomääräys, homma on hoidettava perinteiseen tyyliin. Yksi esimerkki tästä on kiinteistön kauppa, joka on tehtävä todistettavalla tavalla siten, että se voidaan kirjata lainhuutojärjestelmään.
”Senkin suhteen on digitalisaation mahdollisuus, kun se tehdään perinteisen mallin mukaisesti. Lakimuutoksen myötä kiinteistön kauppakirja onkin voitu jo joidenkin vuosien ajan tehdä sähköisesti Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä asiointijärjestelmässä”, Lång toteaa.
Toinen esimerkki on testamentti, jota allekirjoitettaessa läsnä on oltava kaksi esteetöntä todistajaa. Yleisesti trendi on Långin mukaan kuitenkin kohti digiä.
”Lainsäädännössä on nähtävissä suuntaus, että kaikissa mahdollisissa dokumenteissa siirrytään liberaalisti digitalisaation mahdollistamaan malliin. Se on kaikin puolin hyvä asia, sillä se tarjoaa lisää vaihtoehtoja.”
Tietoturva kuntoon joka formaatissa
Vaikka digitalisaatio helpottaa paperimyrskyä, sähköiset dokumentit tuovat tullessaan myös uusia huolenaiheita. Tietoturvan asiantuntijana Lång muistuttaa esimerkiksi väärinkäytösten riskeistä, kuten identiteettivarkauksista.
”Monet eivät ymmärrä riskejä oman yksityisyyden ja henkilötietojen vaarantumisesta. Toisen nimissä toimimisesta voi aiheutua paitsi mielipahaa myös haittaa ja vahinkoa.”
Muun muassa tunnistautumiseen liittyviä kysymyksiä on pohdittava tarkkaan. Jos tunnistautumistapa on puhtaasti digitaalinen ja siinä hyödynnetään peruuttamattomasti ainutlaatuisen yksilöllisiä biometrisiä tunnisteita, kuten silmän iiristä tai sormenjälkeä, tiedon päätyminen vääriin käsiin voi olla hyvinkin vahingollista.
”Siksi lainsäädäntö edellyttää suostumusta ihmiseltä tunnistautumisasioissa. Käyttäjällä täytyy olla vahva ymmärrys siitä, miten omaa identiteettiä voi suojella.”
Myös laskentatoimen ja rahoituksen alalla tietoturva on tärkeässä roolissa. Niskanen sanoo uskovansa, että tieto on kuitenkin sähköisessä muodossa paremmin tallessa kuin paperilla myös tietoturvankin näkökulmasta.
”Se toki edellyttää, että tietojärjestelmät ovat hyvässä kunnossa ja tunnistautumiset ja muut vastaavat on tehty tehokkaimpien järjestelmien mukaan.”
Paperi voi kadota – mutta niin voi sähköpostikin
Lång korostaa, että sekä paperiin että digidokumenttiin liittyy erityisiä tietoturvahaasteita. Sähköpostia ja postikorttia hän kuvailee samankaltaisiksi viesteiksi: kummankin voi matkan aikana lukea joku, jolle se ei ole tarkoitettu, vaikka sähköposti enemmän teknistä taitoa vaatiikin. Siksi esimerkiksi EU:n tietosuoja-asetus GDPR kohtelee paperisia ja sähköisiä tietoja samalla tavalla.
Vaikka paperin voi hukata, ja vahingollisista unohduksista on useita esimerkkejä maailmanhistoriassa, digimuotoiset asiakirjat kuitenkin leviävät paperia nopeammin. Långin mukaan valtionhallinnossa kaikista salaisimmat dokumentit ovat edelleen vain paperisessa muodossa.
”Tosin voi paperistakin vain ottaa valokuvan ja jakaa sitten sen, eli siten paperikin on digimuotoon muutettuna aivan yhtä haavoittuvainen.”
Lång painottaa digitaalisissa töissä käytettävien alustojen tärkeyttä. Esimerkiksi pilvipalvelut ovat näppäriä, sillä ne mahdollistavat dokumentin työstämisen yhdessä maantieteestä riippumatta, mutta palveluntarjoajalla on oltava riittävät sitoumukset korkeaan tietoturvan tasoon. Ihan kaikkia dokumentteja ei pilvipalveluun kannata välttämättä edes ladata.
Asianajaja neuvoo kiinnittämään huomiota erityisesti siihen, miten palvelu rahoitetaan.
”Ilmaisia palveluita ei ole. Jos palvelusta ei makseta rahalla, vastikkeena on jotakin muuta, yleensä dataa. Kaikki data voidaan imuroida palveluntarjoajan käyttötarkoituksiin, ja se voi myös päätyä vääriin käsiin.”
Kilpailu kiristyy, kuluttaja hyötyy
Digitalisaatio ja sähköiset yhteydet lisäävät monilla aloilla vauhdin lisäksi myös kilpailua. Tilitoimistoksi ei tarvitse valita naapuria, vaan vaihtoehtoja on niin kotimaassa kuin maailmallakin.
”Olen kuullut yritysten saavan tarjouksia, joissa kirjanpidon voi valita joko Suomessa tehtynä Suomen hinnoilla tai Virossa tehtynä Viron hinnoilla”, Niskanen kertoo. ”Silloin täytyy miettiä, tukeeko suomalaista työtä vai meneekö halvemman mukaan.”
Varsinaisessa kirjanpidossa on huomioitava paikallinen lainsäädäntö, mutta esimerkiksi reskontraa ja palkanmaksua monet yritykset ovat Niskasen mukaan jo siirtäneetkin matalamman tulotasoon maihin.
Myös Lång näkee digitalisaation lisäävän taloudellista tehokkuutta ja kilpailua. Yksinkertaisimmassa muodossa tämä on nähtävissä verkkokaupassa, jonka kautta suomalaiset kauppiaat kilpailevat lähes koko maailman kanssa kuittien kulkiessa verkon välityksellä.
Sekä Lång että Niskanen uskovat, että paperin määrä vähenee vielä entisestään. Niskasen mukaan tämä vaatii kuitenkin esimerkiksi kirjanpidolta sitä, että kaikki on aidosti sähköisessä muodossa.
Lång itse aikoo jatkaa dokumenttien tulostamista paperille muun muassa dokumenttien viimeistelyä varten, sillä hän on havainnut huomaavansa virheet paremmin paperilta kuin näytöltä. Tulostamisessa käytetyn paperin määrää hän on kuitenkin vähentänyt tietoisesti.
”Asianajotoimistossa paperista ei pääse eikä pidäkään päästä eroon, mutta tulostamisen vähentäminen on aivan mahdollista. Esimerkiksi kaksipuoleinen tulostaminen ja kahden sivun tulostaminen samalle paperille ovat helposti toteutettavia asioita eivätkä ne haittaa työn laatua.”
