Kun kansainvälinen muotimerkki Filippa K kasvoi liian suureksi IT-ympäristöönsä nähden, se otti käyttöön Office 365 -paketin palveluna. Nyt sillä on toimintavarma, joustava ja kustannustehokas ratkaisu, joka helpottaa työntekijöiden arkea.
Jopa 400 työntekijän kansainvälinen muotimerkki Filippa K oli kasvanut niin suureksi, ettei vanha sähköpostijärjestelmä enää riittänyt. Se tarvitsi helposti hallittavan, yhtenäisen ja pilvipohjaisen ratkaisun. Office 365 -paketti palveluna täytti kaikki nämä ominaisuudet.
– Tarvitsimme modernin, skaalattavan, turvallisen ja vakiintuneen sähköpostijärjestelmän sekä yhtenäisen Office-version koko yritykselle. Toisin sanoen tarvitsimme pilvipohjaisen ratkaisun, johon työntekijöillä on pääsy sijainnista riippumatta, kertoo Rodrigo Gallardo, joka vastaa Filippa K:n IT-järjestelmästä.
Suurempi joustavuus Office 365 palvelun myötä
Uuden IT-järjestelmän tavoitteena oli yksinkertaistaa toimintaa, lisätä kustannustehokkuutta sekä minimoida ongelmat. Office 365 -paketti palveluna tuo yritykselle joustavuutta tarjoamalla lisenssejä, jotka ovat sopeutettavissa kulloisiinkin tarpeisiin.
Palvelusta on suurta hyötyä pienille ja keskisuurille yrityksille. IT-ratkaisun kehittäminen sekä siihen liittyvien järjestelmien ja lisenssien hallinnointi yrityksen sisällä on monimutkaista ja kallista. Filippa K valitsi Dustinin kumppanikseen varmistamaan mahdollisimman sujuvan siirtymisen uuteen järjestelmään. Huolella organisoitu muuttosiivous oli siinä ratkaisevassa osassa. Filippa K:lla läpikäytiin ja järjestettiin kaikki vanhan järjestelmän tiedot, jotta kaikki tärkeä sisältö saatiin siirrettyä saumattomasti uuteen IT-ympäristöön.
Tärkeä viestiä eduista sisäisesti
Rodrigo Gallardo kertoo, että IT-osastolle oli tärkeää pyrkiä rakentamaan jo aikaisessa vaiheessa yrityksen sisäistä luottamusta. Muutokset voivat olla kuormittavia ja monimutkaisia, minkä vuoksi oli tärkeää tuoda selkeästi esille uuden järjestelmän hyödyt. Työntekijöille järjestettiin myös koulutusta, jotta Office 365:n käyttö ja toiminnot tulisivat heille heti tutuiksi.
– Työntekijämme keskittyvät päivittäisiin tehtäviinsä Filippa K:lla, ja IT-osaston vastuulla on tukea heidän työtään teknisesti. Muutokset voivat kuitenkin olla työläitä, minkä vuoksi meidän oli vakuutettava kaikki siitä, että olimme valinneet hyvän järjestelmän, sekä sen jälkeen koulutettava henkilökuntamme sen käyttöön. Jos uusi järjestelmä aiheuttaa enemmän ongelmia kuin vanha, käyttäjät menettävät luottamuksensa siihen ja hyödyt voidaan menettää, Rodrigo Gallardo toteaa.
Tee kuten Filippa K ja palkkaa Dustin toimittajaksesi
3 vinkkiä vinkkiä IT-ympäristön onnistuneeseen vaihtoon
- Tarkista ja yhdenmukaista uusien käyttäjien rutiinit, jotta kaikki toimii oikein heti alusta alkaen.
- Tiedota työntekijöille muutoksista ja siitä, mitä heiltä odotetaan.
- Järjestä henkilökunnalle koulutusta, jotta he oppivat luottamaan uuteen IT-järjestelmään.
Näin se tapahtui
Haaste
Filippa K tarvitsi helposti hallittavan, yhtenäisen ja pilvipohjaisen ratkaisun.
Ratkaisu
Office 365 -paketti palveluna – luotettava ja joustava pilvipalvelu.
Tulos
Toimintavarma, yhtenäinen ja käyttäjäystävällinen IT-järjestelmä tuo Filippa K:lle sekä ajallista että rahallista säästöä. IT-osaston työkuorma on keventynyt ja pilviratkaisu tekee työskentelystä joustavampaa ja tehokkaampaa.
Filippa K
- Pohjoismainen muotimerkki, joka perustettiin vuonna 1993.
- 50 myymälää, 25 shop-in-shop-myymälää ja 700 jälleenmyyjää eri puolilla maailmaa.
- 400 työntekijää, pääkonttori Tukholmassa.
Teksti: Moa Thorsell Kuva: Peter Jönsson