Sovellusten määrä kasvaa sekä pilvessä että erilaisissa fyysisissä laitteissa. Sen vuoksi onkin yhä vaikeampaa pysyä kartalla kustannuksista ja ohjelmistolisensseistä. Software Asset Management eli ohjelmisto-omaisuuden hallinta antaa kattavan kuvan yrityksen lisensseistä, ja lisäksi sillä on monia muitakin etuja. Tässä oppaassa kerromme, miten yrityksesi voi ottaa ohjelmisto-omaisuuden hallinnan käyttöön.
Nykypäivänä yritykset käyttävät yhä useampia eri valmistajien ohjelmistoja. Sen lisäksi käytössä on monia eri alustoja sekä pilvessä että paikallisesti. Toisin sanoen on yhä vaikeampaa saada käsitystä siitä, mitä ohjelmistoja yrityksessä on – mihin ne on asennettu, mitä ohjelmistoja oikeasti käytetään ja miten niitä käytetään.
Ja ennen kaikkea: onko tiettyä ohjelmistoa käyttävillä oikea lisenssi. Isoilla ohjelmistovalmistajilla, kuten Microsoftilla, SAPilla ja Oraclella, on tapana tehdä asiakkaidensa luona tarkastuksia, joilla varmistetaan, että käyttäjillä on oikeat lisenssit. Jos käy ilmi, että käytössä on lisensoimattomia ohjelmistoversioita, yritykselle voidaan pahimmassa tapauksessa määrätä sakkomaksu.
Osa 1
Mitä tarkoittaa ohjemisto-omaisuuden hallinta?
Software Asset Management eli ohjelmisto-omaisuuden hallinta on kaikessa lyhykäisyydessään menetelmä yrityksen ohjelmistolisenssien hallintaan.
Markkinoilla on useita vaihtoehtoja, mutta Dustin on ottanut valikoimaansa Snow Softwaren1 ohjelmisto-omaisuuden hallintapalvelun, koska mielestämme se tarjoaa asiakkaillemme parhaat toiminnot kilpailukykyiseen hintaan.
On syytä mainita, että ohjelmisto-omaisuuden hallinnan sijasta alalla aletaan puhua Technology Intelligencestä (TI). Se kattaa ohjelmisto-omaisuuden hallinnan, laiteomaisuuden hallinnan, palveluna hankittujen ohjelmistojen hallinnan ja pilvipalvelujen hallinta-alustat. Toistaiseksi puhumme tässä oppaassa ohjelmisto-omaisuuden hallinnasta.
Miten ohjelmisto-omaisuuden hallintaa voi käyttää?
Ohjelmisto-omaisuuden hallinta tarjoaa lukuisia mahdollisuuksia ohjelmistolisenssien hallintaan. Perusajatuksena on kartoittaa ohjelmistolisenssit ja ottaa selville:
- Kuinka monta lisenssiä yrityksessä on?
- Kuinka monta erilaista ohjelmistoa yritys on ostanut tai kuinka monesta se maksaa?
- Keiden valmistajien ohjelmistoja yrityksessä on?
- Miten ohjelmistoja käytetään? Kuinka paljon käyttäjiä on ja kuinka usein ohjelmistoja käytetään?
- Onko käyttäjillä oikeat lisenssit asennetun ohjelmistoversion käyttämiseen?
Kun nämä tiedot ovat selvillä, on strategisten päätösten aika.
1. Snow Software on ruotsalainen yritys, joka tarjoaa kaikille alustoille soveltuvia Software Asset Management -lisenssinhallintaratkaisuja. Palvelun tarkoituksena on, että yritykset maksaisivat vain niistä ohjelmistolisensseistä, joita oikeasti käytetään. Tällä hetkellä yli 7 000 asiakasta ympäri maailmaa käyttää Snow Softwaren ratkaisuja yli 10 miljoonalla laitteella. www.snowsoftware.com
Tässä muutamia esimerkkejä:
Esimerkki 1:
Yritys on ostanut 10 ohjelmistolisenssiä, mutta vain kahdeksaa niistä on käytetty viime vuoden aikana. Voidaanko kahdesta lisenssistä luopua?
Esimerkki 2:
Yritys on ostanut 10 ohjelmistolisenssiä, mutta kolmea niistä käytetään vain 3–4 kertaa vuodessa. Tarvitaanko niitä oikeasti – vai voisivatko nämä kolme käyttäjää tehdä samat työtehtävät toisella ohjelmalla tai voidaanko asia ratkaista muulla tavoin?
Esimerkki 3:
Yhdellä käyttäjällä on kolme erilaista lisenssiä samaan ohjelmaan: yksi tietokoneelle, yksi tabletille ja yksi puhelimelle. Mitä laitetta käytetään eniten? Ovatko kaikki kolme lisenssiä tarpeellisia?
Esimerkki 4:
Tämän vuoden tammikuussa koitti Windows 7 -käyttöjärjestelmän loppu, eli Microsoft ei enää julkaise sille ohjelmistopäivityksiä tai korjaustiedostoja. Ohjelmisto-omaisuuden hallinnan avulla on helppo selvittää, missä yrityksen tietokoneissa on Windows 7 ja mihin toimenpiteisiin pitää ryhtyä.
Osa 2
Mitä konkreettisia etuja ohjelmisto-omaisuuden hallinta tarjoaa?
Rahansäästö
Ohjelmisto-omaisuuden hallinnan ilmeisin etu on sen tuoma rahansäästö yritykselle. Rahaa säästyy kahdella tavalla:
1. Yritys pystyy tunnistamaan tarpeettomat ohjelmistolisenssit ja pääsemään niistä eroon
Useimmat yritykset ostavat ohjelmistolisenssejä suurerissä ja käyttävät yhtä ja samaa levykuvaa, joka asennetaan kaikille uusille tietokoneille. On kuitenkin hyvin todennäköistä, että kaikki työntekijät eivät tarvitse samoja ohjelmia. Ohjelmisto-omaisuuden hallinta auttaa säästämään rahaa, koska jokaisen käyttäjän laite voidaan räätälöidä ja sille voidaan asentaa vain tarvittavat sovellukset.
2. Yritys voi välttää ohjelmistotarkastuksen seurauksena määrättävät sakot
Kun yrityksessä tiedetään tarkkaan, mitä lisenssejä on käytössä ja mistä on maksettu, yritys voi välttää tarkastuksen aiheuttamat sakot. Lisäksi yrityksessä ei enää tarvitse hermoilla tulevia tarkastuksia ja niissä mahdollisesti ilmi tulevia lisenssipuutteita.
Helpommat päivitykset
Snow Softwarella on palvelu nimeltä Software Recognition System (SRS). Se on tietokanta, johon tällä hetkellä sisältyy 550 000 sovellusta 95 000 valmistajalta. Sovelluksia päivitetään päivittäin, joten käyttäjä voi olla varma, että hänellä on aina käytössään uusimmat versiot asentamistaan sovelluksista.
Lisäksi palvelulla voi hallita yrityksen koko konekantaa (tietokonetoimittajasta riippuen) sekä tarkistaa saatavilla olevat päivitykset ja laitteiden jäljellä olevan takuuajan.
Turvallisempi konekanta
Muistutukset saatavilla olevista ohjelmistopäivityksistä pienentävät riskiä, että tärkeitä tietoturvapäivityksiä jäisi tekemättä. Näin laitteet ovat mahdollisimman lyhyitä aikoja haavoittuvaisia tietoturva-aukoille ja muille riskeille.
Tietosuojavaatimusten helpompi noudattaminen
EU:n tietosuoja-asetus edellyttää muun muassa, että yritys tietää ja voi osoittaa, mitkä sovellukset sisältävät henkilötietoja ja ketkä työntekijät pääsevät käsiksi näihin sovelluksiin.
Ohjelmisto-omaisuuden hallintapalveluun liitettävän moduulin avulla yrityksen on helpompi seurata tietosuoja-asetuksen vaatimusten toteutumista, koska se nostaa esiin tietosuojariskejä ja antaa ehdotuksia niiden ratkaisemiseksi.
Osa 3
Näin otat käyttöön ohjelmisto-omaisuuden hallinnan
Asenna agentti
Asenna aluksi agentti kaikkiin niihin laitteisiin, joita haluat valvoa, kuten tietokoneisiin, tabletteihin ja puhelimiin. Dustin voi hoitaa asennuksen puolestasi, jos yrityksesi jo käyttää Dustinin muita palveluita, kuten Modern Workplacea, jossa konfiguroimme yrityksen laitteita.
Kun asennus on valmis, laitteet alkavat keskustella Dustinin Snow-palvelimien kanssa.
Hyvillä rutiineilla hyvää dataa
Jotta yrityksesi saisi tarkkaa ja kattavaa dataa järjestelmästä, Snow-agentti pitää asentaa kaikille yrityksen laitteille. Siksi on tärkeää, että yrityksessä otetaan tavaksi asentaa agentti kaikkiin uusiin laitteisiin ennen niiden käyttöönottoa.
Yhtä tärkeää on poistaa agentin asennus uusittavista laitteista (ja muistaa, että palvelleita laitteita ei saa heittää pois, vaan ne pitää kierrättää Dustinin Takeback as a Service -takaisinottopalvelun kautta.
Kaikki lisenssit samassa paikassa
Jotta kerättyä dataa voidaan hyödyntää ihanteellisesti, tiedot yrityksen lisensseistä pitää syöttää myös ohjelmisto-omaisuuden hallintapalveluun. Vasta silloin on mahdollista nähdä, miten todellinen käyttö vastaa yrityksen ostamia lisenssejä.
Tässä vaiheessa poikkeamat paljastuvat lähes aina, kun esimerkiksi käy ilmi, että työntekijät käyttävät itse lataamiaan ilmaisohjelmia, vanhoja lisenssejä ja/tai ohjelmaversioita, joita ei enää tueta.
Datan kerääminen – tästä alkaa hauskuus
Kun agentti on asennettu, se alkaa kerätä tietoa, jota voi tarkastella verkkoportaalin kautta. Tämän jälkeen on asiakkaan omissa käsissä, miten tietoja hyödynnetään.
Osa asiakkaista on hyvin aktiivisia ja käyttää työkalua ahkerasti lisenssien ja laitteiden hallintaan. Toiset asiakkaat käyttävät työkalua harvakseltaan, mutta hyötyvät siitä silloin, kun esimerkiksi Microsoft tai Adobe haluaa tarkastaa ohjelmistot.
Kun lisenssejä ja niiden käyttötapoja ei tarvitse selvittää manuaalisesti, aikaa säästyy paljon. Jos tarkastuksessa paljastuu, että yrityksessä on kiellettyjä asennuksia, se voi tietenkin tulla yritykselle kalliiksi.
Datan lajittelu ja ryhmittely
Kun käytetyistä ohjelmistoista on laadittu luettelo, ohjelmat voidaan ryhmitellä sen mukaan, tarvitaanko niiden käyttöön lisenssiä vai ei. Lisenssiä vaativat ohjelmistot pitää kirjata Snow-palveluun, jotta ne voidaan lukea sääntöjen mukaisiksi tarkastuksessa.
Kun yrityksen ohjelmistolisenssit on kirjattu, luettelosta on helppo saada käsitys siitä, mitä lisenssit maksavat ja voiko yritys saada kustannussäästöjä luopumalla tarpeettomista lisensseistä.
Så fort agenten är installerad kommer den att börja samla in information som du får tillgång till via en webbportal.
Hur du sedan drar nytta av informationen är upp till dig. Vissa kunder är väldigt aktiva och arbetar mycket med verktyget för att hålla koll på sina licenser och klienter.
Osa 4
Ohjelmisto-omaisuuden hallinnan lisämahdollisuudet
Mukaan myös tulostimet ja työsuhdeautot
Tällä hetkellä tulostimia tai työsuhdeautoja ei voi suoraan lisätä Snow-palveluun, mutta muutama luova käyttäjä on löytänyt tähänkin konstin.
Snow-palveluun voi lisätä muutakin kuin ohjelmistolisenssejä luomalla objektin manuaalisesti ja liittämällä sen sopimukseen, kuten SSL-sertifikaattiin.
Tulostimen voi lisätä liittämällä tulostimen tuki- ja/tai leasing-sopimuksen objektiin Snow-palvelussa, jolloin palvelu ilmoittaa, milloin sopimus on päättymässä. Samalla tavalla myös työsuhdeautojen leasing-sopimukset voidaan liittää objekteihin Snow-palvelussa.
Mustan listan sovellukset
Yrityksen tietoturvaosasto on saattanut määritellä jotkin sovellukset tietoturvariskeiksi. Nämä sovellukset voi lisätä Snow-palvelussa mustalle listalle, jolloin työntekijät eivät voi käyttää niitä.
Jos sovelluksia asennetaan Snow-palvelun valvomille laitteille, ylläpito saa hälytyksen asennuksesta. Samaa toimintoa voi hyödyntää myös päinvastoin: sallittujen listalle voi lisätä sallittuja sovelluksia, ja järjestelmän voi asettaa hälyttämään, jos jokin muu sovellus asennetaan.
Adobe Creative Cloudin ja muiden pilvipalveluiden optimoidut kustannukset
Adobe Creative Cloud on yksi maailman suurimmista pilvipalveluista, jota valtaosa luovista suunnittelijoista käyttää.
Siitä on tullut Adobelle varsinainen lypsylehmä ja samalla yrityksille iso kustannus. Snow-palvelun avulla voi saada tarkan kuvan siitä, kuinka työntekijät käyttävät Adobe Creative Cloudin eri ohjelmia, minkä jälkeen lisenssit voi optimoida kustannusten säästämiseksi.
Tällaisia räätälöityjä pilvipalvelumoduuleja on myös esimerkiksi Oraclen ohjelmistopaketeille ja Windows Serverille.
Omien raporttien luominen
Snow tarjoaa tällä hetkellä laajan kirjon raportteja. Jos ne eivät riitä, yritys voi luoda myös omia räätälöityjä raportteja, joita voidaan jakaa yrityksessä.