Nykytekniikka takaa, että toimistotyön tekeminen digitaalisesti ja liikkuvasti ei ole koskaan ollut näin helppoa. Nyt työntekijät voivat hoitaa työnsä mistä ja milloin tahansa. Eri yrityksillä on erilaiset lähtökohdat luoda liikkuva toimisto. Tässä oppaassa kerromme kaiken, mitä liikkuvasta työstä tulee tietää.
Digitaalinen, liikkuva työ ei ole pelkkä trendi. Varsinkin nuoremmat työntekijät odottavat, että työnantaja tarjoaa mahdollisuuden työskennellä mistä tahansa. Oikein toteutettuna liikkuva työskentely johtaa siihen, että työntekijät ovat entistä tyytyväisempiä ja motivoituneempia. He arvostavat joustavuutta, tuntevat itsensä vapaammiksi ja he saavat enemmän aikaan.
Tämä ei tietenkään tapahdu itsestään, vaan yrityksessä tulee pohtia sekä teknisiä edellytyksiä että organisaation käytäntöjä. Kun tekniset ja organisaation olosuhteet ovat kohdallaan, alkaa toinen työsarka: työntekijöiden motivoiminen ja opastaminen.
Osa 1
Edellytykset digitaaliseen, liikkuvaan työhön
Työpaikka ei enää nykyään tarkoita tiettyä fyysistä paikkaa. Ennemminkin työpaikka sijaitsee siellä, missä työntekijä kulloinkin on. Jotta tämä onnistuisi, täytyy kolmen ehdon täyttyä: käytössä tulee olla sekä oikeanlaiset laitteet että oikeanlaiset ohjelmistot, ja yrityskulttuurin tulee sopia etätyöskentelyyn.
Oikeanlaiset laitteet ja ohjelmistot mahdollistavat työskentelyn missä tahansa, kunhan siellä vain on internetyhteys. Jos internetyhteys ei jostain syystä toimi, voi nauttia yhteydettömän tilan suomasta rauhasta ja paneutua niihin tehtäviin, jotka vaativat erityistä keskittymistä.
Laitteet
Riippumatta siitä, tehdäänkö töitä toimistolla vai jossain muualla, digityö vaatii siihen soveltuvat laitteet. Se, käytetäänkö läppäriä, tablettia ja näppäimistöä vaiko puhelinta, riippuu täysin työtehtävistä. Luovassa työssä tarvitaan hyvä näyttö ja sujuvasti toimiva kosketusnäyttö tai hiiri. Videopalaverit taas vaativat sitä, että kuva ja ääni toistuvat hyvin. Kirjoittamiseen voi riittää pelkkä älypuhelin, kunhan siihen saa liitettyä näppäimistön.
Jos työntekijä tekee töitä usealla laitteella, samoja tiedostoja pitää pystyä muokkaamaan laitteesta riippumatta. Laitteiden valinnassa tulee ottaa huomioon se, että kaikilla laitteilla päästään käsiksi samoihin pilvipalveluihin ja tallennusjärjestelmiin. Tämä tarkoittaa sitä, että eri laitteilla tulee voida käyttää samoja palveluja, ei sitä, että kaikkien työntekijöiden tulisi käyttää saman valmistajan tuotteita.
Pari vuotta vallalla ollut niin sanottu tuo oma laitteesi -trendi (bring your own device, BYOD) tarkoittaa sitä, että ne työntekijät, jotka ovat tottuneet tiettyyn ekosysteemiin tai digitaaliseen laitteeseen, haluavat käyttää samaa tekniikkaa myös töissä. Esimerkiksi Apple-käyttäjä voi haluta käyttää MacBookiaan töissä, vaikka suurin osa kollegoista olisi PC-käyttäjiä, tai päinvastoin. Kunhan ohjelmistoja, tietoturvaa, tallennustilaa ja muuta infrastruktuuria ei ole liitetty tiettyyn ekosysteemiin, tämä ei aiheuta ongelmia.
BYOD ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijä olisi itse vastuussa laitteistostaan. Vastuu on pääasiassa yrityksellä, jonka tehtävänä on varustaa työntekijät sellaisilla digitaalisilla laitteilla, että he pystyvät suoriutumaan tehtävistään.
Jos yrityksessä aiotaan tosissaan tukea sitä, että työntekijät voivat työskennellä missä tahansa, budjettia kannattaa varata myös laitehankintoihin työntekijöiden kotitoimistoja ajatellen. Tämä ei ehkä tule ensimmäisenä mieleen, mutta jos työntekijöiden halutaan tekevän tulosta myös kotoa käsin, he saattavat tarvita esimerkiksi erillisen näytön, näppäimistön, hiiren ja telakointiaseman.
Ohjelmistot
Digitaalisen, liikkuvan työn edellytyksenä on se, että työntekijöiden on helppo tuottaa ja muokata sekä jakaa asiakirjoja ja tiedostoja toistensa kanssa. Heidän tulee myös voida kommunikoida sujuvasti missä ja milloin tahansa.
Useimmat yritykset käyttävät päivittäisiin toimiin monenlaisia ohjelmia ja palveluja. Nykyään suurin osa palveluista, esimerkiksi CRM-järjestelmät, palkkajärjestelmät ja asiakasrekisterit, on saatavilla pilvipalveluina. Haasteena on löytää ne palvelut, joiden toiminnallisuus vastaa yrityksen tämänhetkisiä vaatimuksia. Siitä seuraava haaste on siirtää kaikki tiedot olemassa olevasta ratkaisusta pilveen. Mikäli tämä tuntuu ylivoimaiselta tehdä kerralla, siirtymisen voi tehdä vaiheittain aloittamalla niistä palveluista, joiden siirtämisestä pilveen on eniten hyötyä sekä käyttäjän että liiketoiminnan kannalta.
Kaikkia sovelluksia ei voi tai ei edes kannata siirtää pilveen. Tällainen sovellus voi olla vaikkapa yritykselle räätälöity legacy-sovellus, joka on liiketoiminnalle varsin hyödyllinen, mutta toimii vanhanaikaisella infrastruktuurilla. Tällaiseen sovellukseen voi päästä käsiksi VPN-palvelun avulla tai niin, että sovellusta pyöritetään paikallisella palvelimella ja toimiston ulkopuolella oleville työntekijöille sallitaan pääsy niin sanotun reverse proxy -välityspalvelimen kautta. Se on turvallinen tapa peilata työpöytä virtuaalisesti.
Useiden tutkimusten mukaan varsinkin nuoremmat työntekijät hoitavat asiat yleensä mieluummin tekstiviesteillä kuin puhelimitse. Yhä useammin työpaikoilla halutaan myös käyttää samanlaisia ohjelmistoja ja palveluja kuin yksityiselämässä. Tämä tarkoittaa esimerkiksi sitä, että tasokkaiden videopalaverimahdollisuuksien lisäksi kaivataan mahdollisuutta käyttää chattisovelluksia soittamisen tai sähköpostin sijaan.
Infrastruktuuri
Jokaisella jo toimintansa käynnistäneellä yrityksellä on käytössään tietynlainen IT-järjestelmä. Se on otettava huomioon, kun on aiotaan tehdä työpaikasta mobiili. IT-järjestelmä voi käsittää mitä tahansa tietojen säilömisestä ja turvajärjestelmistä sekä verkoista erityyppisiin palveluihin, jotka voivat olla joko ostettuja tai itse kehitettyjä.
Nykyään pilvipohjaiset ratkaisut ja Everything as a Service -ratkaisut ovat yleistymässä. Everything as a Service tarkoittaa sitä, että asiakas valitsee, mitä palveluita ja toimintoja yritys tarvitsee, ja maksaa niistä kiinteää kuukausimaksua. Tällöin yrityksen ei tarvitse ostaa ja ylläpitää laitteistoa eikä huolehtia kapasiteettiongelmista, sillä palvelua voi helposti skaalata ylös ja alas tarpeen mukaan. Etuna on myös se, että kaikkiin palveluihin ja toimintoihin pääsee helposti käsiksi mistä tahansa, missä vain on internetyhteys.
Siihen, että pilvipohjaisia ratkaisuja ei käytetä tai niitä käytetään vain osin, voi olla useita syitä. Yksi syy tähän valintaan voi olla se, että asiakkailla on erityisvaatimuksia liittyen siihen, minne heidän dataansa voidaan tallentaa. Toinen peruste voi olla se, että yrityksessä työskennellään niin suurten tiedostojen kanssa, että niiden tallentaminen pilveen olisi liian kallista tai hankalaa. Tämä ei kuitenkaan tarkoita sitä, että työntekijät eivät voisi päästä tietoihin käsiksi myös työpaikan ulkopuolelta. Asia voidaan ratkaista joko VPN-palvelulla tai peilaamalla toimiston palvelimen sisältöä virtuaalisella työpöydällä. Jälkimmäisessä vaihtoehdossa tiedostoja ei tarvitse lähettää edestakaisin verkon kautta, mikä säästää aikaa varsinkin hitailla yhteyksillä.
Kuuntele käyttäjiä!
IT-osasto on vastannut yrityksen laite- ja sovellushankinnoista. Usein hankinnoista vastaavilla ei kuitenkaan ole riittävästi tietoa käyttäjien tarpeista, toiveista ja työskentelytavoista. Tämä voi johtaa tuottavuuden laskuun siksi, että työntekijät eivät osaa käyttää laitteita tai ohjelmistoja. Myös niin sanotun varjo-IT:n syntyminen on mahdollista. Se tarkoittaa tilannetta, jossa työntekijät käyttävät julkisia ohjelmistoja ja palveluja yrityksen ohjelmistojen sijaan. Varjo-IT:n syntyminen on turvallisuusriski. Sitä voi kuitenkin käyttää inspiraation lähteenä yrityksen toimintatapoja suunnitellessa. Pitääkö enemmistö Slackista, vaikka yritys tarjoaa käyttöön Microsoft Teamsin? Ehkä olisi syytä vaihtaa Slackiin tai ottaa molemmat käyttöön? Haluavatko jotkut peliharrastuksensa takia käyttää Discordia? Jos tiettyjä sovelluksia tai palveluja voidaan ottaa käyttöön ilman suurta vaivaa ja turvallisuushuolia, voi olla että se kannattaa tehdä. Investointi saattaa maksaa itsensä takaisin tuottavuuden lisääntymisenä.
Pelkästään varhaisia omaksujia (early adopters) eli heitä, jotka ovat kiinnostuneita tekniikasta ja oppivat nopeasti käyttämään uusia sovelluksia ja laitteita, ei kuitenkaan pidä kuunnella. Heillä voi olla eniten mielipiteitä koskien laite- ja ohjelmistovalintoja, mutta heidän osaamistasonsa ei todennäköisesti vastaa keskivertotyöntekijän osaamista.
Varsinkin nuoremmat työntekijät odottavat, että työnantaja tarjoaa heille mahdollisuuden tehdä työtä itselle soveltuvalla tavalla ja mieluisilla laitteilla. Työnantajan halu tarjota työntekijälle sopivia työskentelytapoja ja -laitteita onkin nykyisin kilpailuvaltti.
Lue lisää:
Osa 2
Turvallisuus
Pilvipalvelut vai omat palvelimet?
Usein mietitään, kumpi on turvallisempi ratkaisu, se, että data on omilla palvelimilla vai se, että tiedot tallennetaan pilvipalveluihin. Monesti omat palvelimet tuntuvat turvallisemmilta ratkaisuilta siksi, että ne ovat paikallisia ja ikään kuin käsin kosketeltavissa, mutta yleisesti ottaen pilvipalvelut ovat turvallisempi vaihtoehto. Suuret palveluntarjoajat, kuten Google, Amazon ja Microsoft, pystyvät käyttämään huomattavasti enemmän resursseja turvallisuuden takaamiseksi, ja lisäksi niiden toiminnan elinehto on se, että asiakkaiden tiedot pysyvät turvassa. Tästä huolimatta kaikkea yrityksen dataa ei voi tuosta vain jättää pilvipalveluntarjoajan haltuun. Sekä yrityksellä että yrityksen asiakkailla voi olla erityisvaatimuksia esimerkiksi sen suhteen, missä maassa tietoja voi säilöä.
Selvitä riskiprofiilit
Eri työntekijöiden riski joutua kyberrikoksen uhriksi on erilainen. Tämä niin sanottu riskiprofiili riippuu siitä, millainen rooli työntekijällä on yrityksessä ja minkälaiseen tietoon työntekijä pääsee käsiksi. Työntekijät tulisikin luokitella heidän riskiprofiilinsa mukaisesti, ja määrittää heidän tarvitsemansa turvallisuustaso sen mukaan. Esimerkiksi toimitusjohtaja saattaa tehdä paljon matkatöitä ja päästä käsiksi arkaluontoisiin tietoihin. Tällöin hänen riskiluokituksensa on korkeampi kuin sellaisen toimistolla työskentelevän työntekijän, jonka pääsy tietoihin on rajattu.
Päätepisteiden turvallisuus
Toimiston ulkopuolella työskennellessä (tai tarkalleen ottaen muualla kuin toimiston verkossa työskennellessä) yrityksen palomuuri ei ole suojana. Työntekijöille tulee tarjota riittävästi mobiilidataa, jotta he eivät joudu käyttämään kahviloiden ja lentokenttien WiFi-verkkoja. Hyvä lisä tähän on VPN-palvelu, joka varmistaa turvallisuuden yrityksen dataa ja palveluja käytettäessä. MDM-palvelu (Mobile Device Management) helpottaa digitaalisten laitteiden hallintaa, ja sen avulla voi jäljittää ja tyhjentää kadonneen tai varastetun laitteen. Sillä voi myös nopeasti konfiguroida uuden laitteen, jotta työntekijä pääsee jatkamaan hommiaan onnettomuudesta huolimatta.
Lue lisää:
Del 3
Organisaatio: Kellokorttiorganisaatiosta itsensä johtamiseen
Mittaa tuloksia, älä aikaa
Jos työntekijät työskentelevät mobiilisti, tulosta ei voi mitata toimistolla vietettyjen tuntien määrällä. Sen sijaan on tärkeää määritellä selkeästi, mitä työntekijöiltä odotetaan ja mitä heidän tulee saavuttaa. Jokaisella johtamistasolla tulisi keskittyä siihen, että työntekijöitä sparrataan tiettyihin tuloksiin sen sijaan että vahdittaisiin tiettyjä työsuorituksia. Tämä vaatii esimiehiltä luottoa ja uskoa etänä työskenteleviä työntekijöitä kohtaan.
Tuottavuus lisääntyy
Luottamus tarkoittaa paljon muutakin kuin joustavan työskentelyn hyväksymistä. Luottamus rakentaa kaikkea viestinnästä ja luovuudesta yhteistyöhön ja sitoutumiseen. Tämä taas näkyy tuottavuuden lisääntymisenä. The Economist -lehden tekemän tutkimuksen mukaan mahdollisuus paikasta riippumattomaan työskentelyyn lisää työntekijöiden omistautumista työlle. 60 prosenttia työntekijöistä koki, että mobiiliteknologia lisäsi heidän tuottavuuttaan ja 45 prosenttia sanoi, että se lisäsi heidän luovuuttaan.
Taukoja tarvitaan
Kun työtä on mahdollista tehdä mistä ja milloin tahansa, osa työntekijöistä tekee juuri niin. Toiset osaavat asettaa rajat työnteolleen paremmin, mutta toiset saattavat tarvita tukea siihen, että työmäärä ei paisu liialliseksi.
Työntekijöillä olisi hyvä olla sellaisia harrastuksia, jotka auttavat irtautumaan työstä. Laitteiden käyttöä kello 22:n jälkeen on hyvä välttää. Voi myös olla hyväksi kehittää jokin rituaali rajaamaan työ- ja vapaa-aikaa. Johdon tulee näyttää esimerkkiä. Sähköposteja ei pidä lähettää viikonloppuisin tai tiettyinä vuorokaudenaikoina, ainakaan ilman, että työntekijöille on selvästi ilmaistu se, että välittömästi ei tarvitse vastata.
Osa 4
Koulutus
Laitteet löytyy – mitä seuraavaksi?
Kun laitteet ja ohjelmistot on hankittu, alkaa varsinainen haaste, eli vaihtaminen uudenlaiseen työskentelytapaan. Jotkut nopeat omaksujat ovat saattaneet jo ottaa uuden tekniikan käyttöön ja löytää tapoja hyödyntää sitä, mutta suurin osa tarvitsee koulutusta. Koulutusta vaaditaan laitteiden ja ohjelmistojen käytössä sekä varsinkin siinä, millaiset ovat yrityksen toimintatavat niihin liittyen. Kun yrityksessä halutaan siirtyä digitaaliseen ja liikkuvaan työskentelyyn, suuri osa budjetista tulee varata työntekijöiden koulutukseen.
Mikro-oppiminen on välttämättömyys
Ennen kouluttautuminen laitteiden ja ohjelmistojen käyttöön hoidettiin päivän kestävillä kursseilla, joissa toivon mukaan opittiin kaikki tarvittava uuden järjestelmän käyttöönottamiseksi. Tällainen tapa toimi silloin, kun uutta tekniikkaa tuli pari kertaa vuosikymmenessä. Tänä päivänä uusia toimintoja ja ominaisuuksia tulee parin kuukauden välein, ja opittua tulee jatkuvasti kehittää ja soveltaa aivan eri tavoin kuin ennen. Nykyään käyttäjille tarjotaan ensin yleinen esittely siitä, miten kyseinen laite tai ohjelmisto toimii. Tämän jälkeen opittua tulee ylläpitää ja kehittää oman roolin ja työtehtävien asettamien tarpeiden mukaan pienillä sisäisillä mikro-oppimiskursseilla. Kaikki tieto tulee myös olla kootusti saatavilla, jotta tietoja voi kerrata ja asioita tarkistaa.
