Tiedät, että tarvitset tulostimen – mutta minkä? Mitä enemmän sinulla on vaatimuksia, sitä helpompaa on löytää omia tarpeitasi vastaava tulostin. Se on tietenkin helpommin sanottu kuin tehty, jos et tiedä, mitä eri toiminnot tarkoittavat tai miten eri tekniikat eroavat toisistaan. Tällä oppaalla haluamme auttaa sinua löytämään itsellesi tai organisaatiollesi sopivan tulostimen.
Oppaan ensimmäisessä osassa käsittelemme kysymyksiä, jotka sinun on esitettävä ennen päätöksen tekemistä. Toisessa osassa me annamme käyttäjätyyppeihin perustuvia vinkkejä ja neuvoja. Lopuksi me käymme läpi toiminnot ja termit, joihin voit törmätä, kun vertailet eri malleja keskenään.
Osa 1
Perustavanlaatuiset kysymykset
Tarve
Maailmalla puhutaan usein paperittomasta toimistosta, mutta monesti organisaatiolla odotetaan olevan tulostin. Jos ei muuhun niin sopimusten, asiakirjojen ja laskujen tulostamiseen. Asiakirjojen yleisten hallintatapojen vuoksi monille yrityksille voi olla hyötyä monia eri toimintoja sisältävästä suorituskykyisestä tulostimesta, jossa on myös skannaus- ja kopiointimahdollisuus.
Työryhmätulostin
Yksi ensimmäisistä harkittavista asioista on se, tarvitsetko työryhmätulostinta vai et. Työryhmätulostimet on suunniteltu selviämään suuremmasta kuormituksesta kuin tavalliset tulostimet ja niissä on usein kehittyneitä verkkotoimintoja.
Tehokkaiden suoritinten ja suuren RAM-muistin määrän vuoksi työryhmätulostin on tavallista kotitulostinta nopeampi. Suuren paperikapasiteetin ansiosta paperiakaan ei tarvitse lisätä niin usein. Työryhmätulostimen mahdolliset huonot puolet ovat korkea hinta, painavuus ja se, että ne vievät paljon tilaa.
Budjetti
Tulostimen hinta voi vaihdella muutamista kympeistä useisiin tuhansiin. Valitessasi kalliimman tulostimen maksat ennen kaikkea nopeudesta ja laadusta.
Valokuvaajat ja muut, jotka asettavat tulosteiden laadulle korkeita vaatimuksia, eivät yleensä osta halvimpia tulostinmalleja. Yritykset, joilla on paljon työntekijöitä, voivat tarvita nopean tulostimen suurella kapasiteetilla. On myös tärkeä pitää mielessä tulostimen käyttökustannukset. Ei ole olemassa mitään yleisesti hyväksyttyä standardia kulujen mittaamiseksi tulostettua sivua kohden, joten valmistajien ilmoittamiin tietoihin tulee suhtautua pienellä varauksella. Ne antavat kuitenkin karkean arvion. Tulostuskustannuksiin vaikuttavia tekijöitä ovat tulostettavien kuvien määrä ja käytettävän värimusteen määrä.
Uutta laitetta ostettaessa tulostusympäristöä on aina tärkeä miettiä kokonaisuutena. Siten siitä saa niin yhtenäisen ja kustannustehokkaan kuin mahdollista. Kokonaiskustannuksia voivat lisätä esimerkiksi ylimääräiset takuut ja mahdolliset huoltosopimukset.
Vinkki: Valitse samanmerkkisiä tulostimia
Jos yrityksesi tarvitsee useampaa tulostinta, on hyvä, jos ne kaikki ovat samaa merkkiä ja mieluiten samaa mallia, jolloin ne voivat käyttää samoja kulutustuotteita. Sopivan musteen tai värin löydät helposti Dustinin muste- ja värioppaan avulla.
Paperin koko
A4-tulostimet ovat nykyään yleisimpiä, mutta monet yritykset haluavat myös mahdollisuuden tulostaa suuremmassa A3-koossa. Jos sinun on joskus tulostettava suurempia asiakirjoja, esimerkiksi markkinointimateriaalia tai suuria piirustuksia, A3-tulostin voi olla paras vaihtoehto, sillä samassa tulostimessa voidaan käyttää myös A4-paperia.
Toinen vaihtoehto on suurkokotulostin. Aiemmin sellaiset olivat erittäin kalliita, mutta hinnat ovat menneet alaspäin ja yhä useampi on valinnut suurkokotulostimen. Suurkokotulostimet toimivat perinteisen tulostimen tavoin mutta tulostavat useimmiten paperirullalle erillisten paperiarkkien sijaan. Paperin leveys mitataan yleensä tuumissa.
Suurkokotulostimet kiinnostavat ennen kaikkea graafisia suunnittelijoita ja arkkitehtejä, joiden on tulostettava suuria piirustuksia. Viime vuosien aikana niiden käyttöalueet ovat kuitenkin monipuolistuneet. Suurkokotulostin voi olla hyvä valinta kaikille, jotka haluavat mahdollisuuden tulostaa kylttejä ja myyntimateriaalia.
Monitoimikone vai pelkkä tulostin?
Haluatko vain tulostaa paperille vai myös mahdollisuuden skannata, faksata ja kopioida asiakirjoja? Useammasta eri tehtävästä selviäviä tulostimia kutsutaan monitoimikoneiksi (MFP). Monitoimikoneen valitseminen pelkän tulostimen ja erillisen skannerin sijaan voi olla hyvä tapa säästää sekä toimistotilaa että rahaa.
Toinen vaihtoehto on mobiilitulostin. Mobiilitulostimet mahtuvat yleensä laukkuun, niissä on sisäänrakennettu akku ja ne muodostavat Bluetooth-yhteyden – täydellistä, jos sinun on tulostettava sopimus asiakkaan luona.
Väri- vai mustavalkotulostin?
Tarvitsetko väritulostusmahdollisuutta vai riittääkö sinulle mustavalkotulostin? On hyvä miettiä, minkälaiset yrityksen tarpeet ovat tulevaisuudessa ja laajeneeko se. Jos ostat mustavalkotulostimen ilman kopiointimahdollisuutta, et voi lisätä siihen sellaista jälkikäteen.
Turvallisuus
Turvallisuus on jotakin, jonka moni unohtaa tulostinta valittaessa. Yksi kaikkein perustavanlaatuisista turvatoiminnoista on "Pull Printing", joka perustuu siihen, että tulostajan on jollakin tavalla tunnistauduttava ennen tulosteen saamista, esimerkiksi PIN-koodilla, tunnistuslaatalla tai sormenjäljellä.
Organisaatiot, joissa on korkeat turvallisuusvaatimukset, voivat tutustua HP:n Enterprise-malleihin. Osassa niistä on sisäänrakennettuja toimintoja, jotka suojaavat käyttäjiä hyökkäyksiltä ja estävät haittaohjelmien suorittamisen.
Tulostustekniikka
Mustesuihku vai laser? Tähän kysymykseen on yritetty löytää ratkaisua jo vuosikymmenien ajan, eikä siihen vieläkään ole saatu yksiselitteistä vastausta. Aiemmin mustesuihkutulostimet kuuluivat lähinnä kotikäyttäjille kun taas lasertulostimet olivat itsestään selvä valinta toimistoissa, mutta kummankin tekniikan parantuessa valinta ei enää ole niin yksiselitteinen.
Lasertulostin
Yleisesti ottaen voidaan sanoa, että laser on hyvä vaihtoehto, jos sinun on tulostettava paljon, tulostat yleensä tekstiasiakirjoja ja nopeus on tärkeää. Lasertulostimien värikasettien sisällä on jauhetta, joka poltetaan tulostettaessa kiinni paperiin. Aiemmin lasertulostinten etuna olivat suuret värikasetit jopa 10 000 sivun tulostuskapasiteetilla, mutta viime aikoina markkinoille on tullut myös mustesuihkutulostimia vastaavalla kapasiteetilla. Lasertulostimista lukiessasi kohtaat varmasti jossain vaiheessa käsitteen LED-tulostin. LED-tulostin on lasertulostimesta kehitetty versio, jossa käytetään valodiodeja laserin sijaan. Teoreettisesti LED-tekniikka mahdollistaa tulostimen pienemmän koon, mutta käytännössä vaihtoehdot eivät juurikaan eroa toisistaan.
Mustesuihkutulostin
Jos haluat mahdollisuuden tulostaa laadukkaita värikuvia, mustesuihkutulostin saattaa olla paras valinta. Yleisesti ajatellaan, että mustesuihkutulostinten käyttökustannukset ovat lasertulostimia korkeammat ja että musteen kuivuminen kestää jonkin aikaa, mutta asia ei välttämättä enää ole niin yksiselitteinen. Kotikäyttöön suunnattujen tulostinten joukossa on esimerkiksi vaihtoehtoja, jotka käyttävät täytettäviä värikasetteja, ja toimistokäyttöön HP:llä on PageWide-tulostinsarja.
Valokuvatulostimet
Jos tulostat ennen kaikkea kuvia ja tulostuslaatu on sinulle tärkeää, voit valita valokuvien tulostamiseen erikoistuneen tulostimen. Ne voivat muun muassa tukea paksumpia erikoispaperia ja tulostaa useammassa eri värissä. Niissä voi olla myös muita tulostimia alhaisempi pienin pisarakoko (mittayksikkö PL). Pieni pisarakoko tarkoittaa sitä, että tulostin voi toistaa yksityiskohdat suurella tarkkuudella.
Matriisitulostimet
Matriisitulostimet tunnetaan siitä, että ne ovat luotettavia ja niiden käyttökustannukset ovat alhaiset. Sen vuoksi ne sopivat hyvin vastaanottoihin tai toimistoihin, joissa on jatkuvasti tulostettava paljon laskuja ja pakkausluetteloita.
Vinkki: Pidä kokonaiskustannukset mielessä
Kokonaiskustannuksia miettiessäsi sinun ei tule tuijottaa sokeasti vain tulostimen hintaan. Muita tärkeitä mielessä pidettäviä asioita ovat tulostetun sivun hinta ja mahdolliset ylläpitokustannukset. Monesti voi olla hyvä käyttää muutama satanen tulostimeen, jonka käyttö tulee ajan myötä edullisemmaksi.
Tulostusnopeus
Tulostimen tarvittava nopeus riippuu siitä, miten paljon sillä tulostetaan, ja etenkin siitä, kuinka monta käyttäjää tulostimella on. Se, miten nopeasti tulostin käynnistyy ja miten nopeasti se tulostaa, riippuu muun muassa käytetystä tekniikasta, RAM-muistin määrästä ja suorittimen nopeudesta. Hidas tulostin voi tulostaa noin 20 sivua minuutissa, nopeimmat jopa kolminkertaisen määrän samassa ajassa. Tulostimen nopeus mitataan yleensä sivuina minuutissa (PPM). Toinen mahdollisesti kiinnostava asia on aika, jonka tulostin tarvitsee ensimmäisen sivun tulostimeen.
Tulostuslaatu
Yksi tärkeimmistä tulostuslaatuun vaikuttavista tekijöistä on tulostimen tarkkuus eli se, kuinka monesta pisteestä tulostettu kuva koostuu ja miten tiheästi pisteet ovat. Käytetty mitta on pisteitä tuumaa kohden (DPI), ja arvo annetaan sekä vaaka- että pystysuuntaan. Tulostin, jonka tulostustarkkuus on 600 x 600 DPI, tulostaa siis 600 x 600 pistettä neliölle, jonka kukin sivu on tuuman pituinen. Korkea DPI-arvo on tärkeä etenkin suuria kuvia tulostettaessa. Tavallisia tarkkuuksia ovat 600 DPI ja 1200 DPI.
Ammattikäyttäjien voi myös olla tärkeä huomioida tulostimen väriavaruus. Muita tulostimen tulostuslaatuun vaikuttavia tekijöitä ovat värisyvyys ja harmaasävysyvyys, jotka molemmat ilmoitetaan bitteinä.
Osa 2
Käyttäjätyypit
Tulostinta valittaessa organisaatiolle on tärkeä miettiä sitä, kuinka monta käyttäjää tulostimella tulee olemaan. On vaikea antaa konkreettisia neuvoja, sillä kaikilla yrityksillä on omat tarpeensa, mutta tässä osiossa me yritämme antaa yleisiä neuvoja, jotka toivottavasti työntävät sinua oikeaan suuntaan.
Kotitoimisto
Kotitoimistossa tai pienessä yrityksessä kehittynyt työryhmätulostin ei ole välttämättömyys. Tilan säästämiseksi voi olla hyvä satsata monitoimikoneeseen, jolla voi skannata, kopioida ja tulostaa. Nopeus ja paperikapasiteetti eivät yleensä ole niin tärkeitä. On mietittävä, tarvitaanko mustesuihkutulostinta vai lasertulostinta. Jos tulostat lähinnä tekstiasiakirjoja, lasertulostin saattaa olla paras valinta, mutta jos tulostat paljon värikuvia, mustesuihkutulostimen harkitseminen on järkevää.
Pieni työryhmä (korkeintaan 10 käyttäjää)
Työryhmissä, joissa useampi henkilö käyttää samaa tulostinta, katseet kannattaa suunnata ammattimaisempiin toimistotulostimiin. Tämäntyyppisille käyttäjille tulostusnopeus harvemmin on ongelma, sillä tulostimella ei yleensä ole jonoa. Voi kuitenkin olla hyvä panostaa tulostimeen suurella paperikapasiteetilla. Käytännön syistä voi olla hyvä idea valita monitoimitulostin, jolla voi kopioida, faksata ja skannata.
Keskisuuri työryhmä (10–20 käyttäjää)
Keskisuuressa työryhmässä voi olla hyvä valita tulostin, joka pystyy tulostamaan noin 30-40 sivua minuutissa. Siten tulostinhuoneeseen ei pääse syntymään jonoja. Kannattaa pitää mielessä myös se, kuinka monta tulostetta kuukaudessa tulostetaan, ja valita omia tarpeita vastaava tulostin. Monet valmistajat kutsuvat tätä "kuukauden käyttösykliksi" tai käyttävät jotakin vastaavaa sanamuotoa. Tässä kategoriassa lasertulostimet ovat mustesuihkutulostimia yleisempiä.
Suuri työryhmä (yli 20 käyttäjää)
Mitä enemmän käyttäjiä, sitä nopeampi tulostin on tarpeen. Sopiva tulostusnopeus suurelle työryhmälle voi olla 50–60 sivua minuutissa. Tämän kokoluokan yrityksissä voi olla hyvä miettiä myös tulostimen turvallisuusominaisuuksia kuten mahdollisuutta edellyttää PIN-koodia tai tunnistuslaattaa tulostamista varten. Joissakin yrityksissä voidaan tarvita myös mobiilitulostimia, joita voidaan käyttää esimerkiksi työmatkoilla.
Suurissa organisaatioissa erilaiset jälkikäsittelymahdollisuudet voivat myös olla mielenkiintoisia. Esimerkkejä jälkikäsittelymahdollisuuksista on rei'itys, nidonta, teippaus ja taitto. Joissakin tulostimissa on jälkikäsittelytoimintoja, kun taas joihinkin voidaan kiinnittää erityisiä jälkikäsittelylaitteita.
Vinkki: Varmista, että yrityksessä on tulostinympäristöstä vastaava henkilö
Huolimatta siitä, minkä tulostimen valitset, sinun kannattaa varmistaa, että yrityksessä on tulostinympäristöstä vastaava henkilö, ja pitäytyä samassa valmistajassa, jolloin kulutustarvikehankinnat voidaan optimoida.
Osa 3
Tekniset tiedot ja toiminnot
Tässä osiossa me kerromme eri toiminnoista ja yleisesti käytetyistä termeistä, jotta sinun olisi helpompi päättää, mikä tulostin sopii yritykseesi.
Kaksipuolinen tulostus (Duplex)
Duplex eli kaksipuolinen tulostus tarkoittaa sitä, että tulostin voi tulostaa paperin molemmille puolille. Ero tehdään automaattisen ja manuaalisen kaksipuolisen tulostuksen välillä. Viimeksi mainittu edellyttää, että käyttäjä itse kääntää paperin ja syöttää sen uudelleen tulostimeen.
DPI
DPI on lyhenne sanoista ”dots per inch”. Sitä käytetään ilmoittamaan tulostimen tarkkuus. Mitä suurempi arvo, sitä enemmän yksityiskohtia tulostin voi toistaa. Tulostimen DPI-arvo on tärkeä etenkin suuria kuvia tulostettaessa.
OCR
OCR on lyhenne sanoista ”optical character recognition”. Se on tekniikka, jonka avulla kirjoitetut asiakirjat voidaan skannata digitaalisesti muokattavissa ja haettavissa oleviksi asiakirjoiksi. Tästä huolehditaan yleensä tietokoneelle asennettavalla ohjelmistolla, mutta on olemassa myös tulostimia, joissa OCR-toiminto on sisäänrakennettu laitteistotasolle.
Sähköpostitulostus
Jotkin tulostimet voivat tulostaa automaattisesti asiakirjoja, jotka lähetetään niille sähköpostitse.
Kuukauden käyttösykli
Kuukauden käyttösykli on mitta, joka ilmoittaa suositellun käytön kuukaudessa, jotta tulostin ei kulu turhaan. Toimistoympäristöön tarkoitetulla lasertulostimella voidaan tulostaa satoja tuhansia tulosteita, kun taas mustesuihkutulostimissa vastaava luku on muutama tuhat.
Skanneri
Jos monitoimikoneessa on sisäänrakennettu skanneri, kyse on melkein aina tasoskannerista. Koko ja tarkkuus riippuvat mallista.
Mobiilitulostus
Monet verkkoon yhteydessä olevat tulostimen sallivat tulostamiseen suoraan puhelimesta pilven kautta. Esimerkkejä tämän mahdollistavista sovelluksista ja pilvipalveluista ovat HP ePrint, Apple AirPrint, Mopria Print Service ja Google Cloud Print.
Faksi
Monissa monitoimikoneissa on sisäänrakennettu toiminto faksien lähettämistä ja vastaanottamista varten. Tärkeitä huomioon otettavia seikkoja ovat se, kuinka monta sivua faksi voi pitää muistissa, ja se, kuinka nopea faksin modeemi on.
Liitännät
Monet tulostimet sallivat tulostamisen useista eri lähteistä. Olemme listanneet tähän muutamia tavallisimpia liitäntämahdollisuuksia.
USB – tarkoittaa sitä, että tulostimen voi liittää suoraan tietokoneeseen USB-johdolla.
WiFi – mahdollistaa tulostimen langattoman yhdistämisen WiFi-verkkoon.
Wi-Fi Direct – Sallii tulostamisen WiFi-yhteydellä myös silloin, kun langatonta verkkoa ei ole.
Muistikortinlukija – tarkoittaa sitä, että voit tulostaa suoraan muistitikulta tai -kortilta.
NFC – sallii tulostamisen yhteensopivalta puhelimelta, jota pidetään tulostimen lähellä.
Bluetooth – voidaan käyttää tulostamiseen Bluetooth-yhteensopivalta laitteelta.
Lan/Ethernet – tarkoittaa sitä, että tulostimessa on liitäntä verkkojohdolle.