Tasapainoa digitaaliseen arkeen

Stressin lisääntyminen yhteiskunnassa vieritetään usein digitalisaation syyksi. Mutta synnyttääkö tekniikka itsessään stressiä? Entä miten voi saavuttaa paremman digitaalisen tasapainon omassa arjessaan?

Laillistettu psykologi Josefin Bildsten Previalta toteaa, että stressistä on helppo syyttää teknisiä apuvälineitä. Yhdessä kollegoidensa kanssa hän pitää esimiehille, henkilöstöosastoille ja työntekijöille koulutuksia digitaalisen työskentelyn mahdollisuuksista ja haasteista. Heidän kantansa on, että tekniikka on mahdollistaja, joka helpottaa työskentelyä ja auttaa ihmisiä kehittymään. Samalla tavalla kuin lapio auttaa kaivamaan tehokkaammin, internet auttaa hankkimaan tietoa yksinkertaisemmin.

– Digitaalisilla apuvälineillä voidaan kompensoida joitakin ihmisten puutteita. Ne voivat parantaa tavoitettavuutta esimerkiksi sähköpostin kautta, yksinkertaistaa viestintää – mikä vahvistaa ihmissuhteitamme paitsi yksityiselämässä myös työssä – sekä keventää työmuistimme kuormaa esimerkiksi digitaalisten kalentereiden avulla, Bildsten sanoo.

Työelämän digitalisoituminen on myös tarjonnut monille ammattiryhmille enemmän vapautta ja joustavuutta. Työskentely onnistuu yhtä tehokkaasti niin junasta, kotisohvalta kuin suosikkikahvilasta käsin. Vanhemmat voivat tehdä etätöitä samalla, kun hoitavat sairaita lapsiaan kotona tai työskennellä tunnin illalla kompensoidakseen iltapäivän joogatunnilla käymistä.

– Tämä on valtavan monelle suuri etu, ja se mahdollistaa työn ja vapaa-ajan yhteensovittamisen. Se voi johtaa kuitenkin rajojen hämärtymiseen, minkä kanssa on vaikea pärjätä. Kun työn ja yksityiselämän erottaminen muuttuu vaikeammaksi, palautuminen voi häiriintyä, mikä voi pitkällä aikavälillä johtaa terveysongelmiin. Palautuminen on äärimmäisen tärkeää, kun töissä on kova kiire.

Sovellukset järjestykseen

Yksi esimerkki rajojen hämärtymisestä on työpuhelin, joka toimii monella myös yksityispuhelimena. Siksi on vaikeampaa irtautua töistä kotona tai pitää yksityiselämän asiat poissa työpaikalta.

– Erilliset työ- ja yksityispuhelimet selkeyttävät rajoja. Jos kuitenkin käyttää samaa puhelinta työssä ja yksityisesti, voi olla hyvä miettiä, miten puhelimen sovellukset kannattaisi järjestää. Yksi vinkki on sijoittaa työsovellukset ja vapaa-ajan sovellukset omiin kansioihinsa häiriötekijöiden välttämiseksi. Silloin tosin vaaditaan muutamaa ylimääräistä näytön napauttamista, mutta toisaalta saat myös enemmän aikaa miettiä, mitä oikeastaan olitkaan tekemässä.

Ihmiset ovat kuitenkin erilaisia. Se, mikä edustaa yhdelle äärimmäistä vapautta, voi muodostua toiselle stressitekijäksi. Joka kolikolla on kääntöpuolensa, niin myös digitalisaatiolla. Kun valinnanvapaus lisääntyy sen ympärillä, milloin, missä ja miten työskentelemme, tarvitaan tietty määrä itsekuria kaaoksen välttämiseksi. Yksi digitaalisiin apuvälineisiin liittyvä sudenkuoppa on esimerkiksi se, että ne houkuttelevat tekemään monta asiaa samanaikaisesti.

– On olemassa paljon tutkimustietoa siitä, että tehokkuutemme lisääntyy, kun keskitymme yhteen tehtävään kerrallaan, mutta kuitenkin tunnemme olevamme tehokkaampia, kun meillä on samaan aikaan monta rautaa tulessa. Sähköposteihin vastaaminen välittömästi luo tunteen siitä, että työtilanne on hallussa, mutta usein se johtaa suurempaan stressiin ja keskittymisen herpaantumiseen. Silloin joudumme ikään kuin aloittamaan aina alusta. Oma vinkkini on valita tietyt ajankohdat, jolloin tarkistaa postilaatikkonsa, sekä ottaa puhelimen ilmoitukset pois käytöstä. Ota viestintääsi tietoinen lähestymistapa ja varaa sille oma tietty ajankohtansa, Bildsten neuvoo.

Apua Pomodoro-tekniikasta

Onko sitten olemassa mitään konkreettisia ohjeita, miten tässä voi onnistua?
– Yksi hyvä apukeino on Pomodoro-tekniikka. Se perustuu siihen, että keskityt tiettyyn työtehtävään 25 minuutin ajan, minkä jälkeen pidät viiden minuutin tauon. Toista tämä neljä kertaa ja pidä sen jälkeen hieman pidempi, 20–30 minuutin tauko. Jos tauon aikana ilmaantuu hoidettavia asioita, kirjaa ne ylös mutta käsittele ne vasta tauon jälkeen. Tämä tekniikka toimii monen kohdalla hyvin, ja siihen on saatavilla sovelluksia.

Mikä merkitys palautumisella on kuormituksesta selviytymisen kannalta?
– Sillä on suuri merkitys. Meidän on pystyttävä palautumaan kuormittavien ajanjaksojen jälkeen, olipa kyse sitten työstä tai vapaa-ajasta. Puutteellinen palautuminen voi pitkällä aikavälillä muuttaa työstressin vaaralliseksi. Usein merkittävien ihmissuhteiden, liikunnan ja riittävän yöunen yhdistelmä tekee meille hyvää. On kuitenkin yksilöllistä, millainen palautumisen muoto toimii kullakin parhaiten.

Mitä työnantaja voi tehdä ehkäistäkseen digitaalisten työkalujen aiheuttamaa stressiä työntekijöiden keskuudessa?
– Määrittää selkeästi niiden käyttöön liittyvät periaatteet. Työpaikalla kannattaa käydä yhteinen keskustelu tavoitettavuuteen liittyvistä säännöistä sekä laatia käytäntö esimerkiksi sähköpostin ja sosiaalisen median käytöstä. Lisäksi työnantajan tulisi toimia itse hyvänä esikuvana koko työyhteisölle. Jos haluat työskennellä ja lähettää sähköposteja myöhään, hyödynnä tekniikan tarjoamia mahdollisuuksia ja aseta ajankohta, jolloin viesti toimitetaan vastaanottajalle.

Vastaavaa luettavaa: Laitteet liikkuvaan työhön

Lähde: Tutkimusprojekti ”Vägar till ett hållbart digitalt arbetsliv” joka on käynnissä ajanjaksona 2017 - 2020. Tutkimusta johtaa Kristina Palm, Karolinska Institutet. Tutkimustovereita ovat Ann Bergman, Karlstads universitet sekä Calle Rosengre, Lunds universitet.