Älykäs teknologia tekee kokouksista hauskempia ja tuottavampia. Nämä uutuudet nostavat palaverit uudelle tasolle.
1. Älytaulut tulevat
Valkotaulu joutaa pian kaatopaikalle piirtoheittimien viereen, kun älytaulut valloittavat kokoushuoneet. Tunnetuin esimerkki älytauluista on luokkahuoneet ja konferenssitilat jo valloittanut SMART Board mutta kilpailijoita tulee joka suunnalta.
Googlen Jamboard on 55-tuumainen, interaktiivinen 4K-näyttö, joka sopii erityisen hyvin yhteen Googlen palvelujen kanssa. Samsungin vastine on interaktiivinen Flip-näyttö, jossa on lukuisia jako- ja liitäntämahdollisuuksia. Näin ollen kokouksen osallistujat voivat näyttää sisältöjä omilta laitteiltaan ruudulla. Cisco Spark taas käyttää liitäntänä ultraääniyhteyttä.
Cisco Spark.
Microsoftinkin valikoimista löytyy älytaulu: Surface Hub on interaktiivinen näyttö, jossa on sisäänrakennettu tuki videokonferensseille.
2. Etänä paikalla
LoopUpin tekemän tutkimuksen mukaan brittiläiset ja amerikkalaiset yritykset menettävät vuosittain 33 miljardia dollaria video- ja puhelinkokousten teknisten ongelmien takia. Toimiva tekniikka onkin ratkaisevan tärkeää etäkokouksissa. Etäläsnäolorobotit ovat jo olemassa olevaa tekniikkaa, mutta ne tulevat kasvattamaan suosiotaan jatkossa. Etäläsnäolorobotti mahdollistaa sen, että käyttäjä on virtuaalisesti paikalla. Robotit sopivat varsinkin etäkokouksiin, mutta myös esimerkiksi uuteen toimistoon tai uuteen tehtaaseen tutustumiseen etänä.
3. Tuottavaa virtuaalitodellisuutta
Virtuaalitodellisuus (VR) ja lisätty todellisuus (AR) ovat hypetettyjä tekniikoita, vaikka niiden lopullista läpimurtoa odotetaan edelleen. Kokouskäytössä VR-teknologialla on paljon mahdollisuuksia. Sillä voisi esimerkiksi esitellä auton prototyypin ja viedä katsojat virtuaaliselle koeajolle. Koko kokous voitaisiin myös toteuttaa virtuaalimaailmassa, jossa voisi esimerkiksi hahmotella rakennusprojektin mallinnuksen. Mahdollisuuksia on vaikka kuinka paljon.
PlayStation VR, Samsung Gear VR ja Oculus Rift ovat parhaat vaihtoehdot, jos olet kiinnostunut hyödyntämään VR-teknologiaa työelämässä.
Sony PlayStation VR.
4. Tehoa sovelluksista
Sitoutuneet osallistujat, selkeät tavoitteet ja hyvä viestintä lisäävät kokouksen tuottavuutta. Näihin tavoitteisiin pääsemiseksi on olemassa hyviä apuvälineitä, kuten Minute-sovellus.
Minutessa on helppo kutsua kokoukseen osanottajia, lisätä dokumentteja mistä tahansa pilvipalvelusta sekä tarkastella kokouksen kaikkia esityslistan kohteita ja lisätä uusia. Kokouksen jälkeen sovelluksesta on helppo tarkastaa, kuka tekee mitäkin, ja milloin on seurantatapaamisen aika. Kokoustamista sujuvoittavia sovelluksia on paljon muitakin, joten jokaiselle löytyy taatusti sopiva.
5. Entistä joustavammat videopalaverit
Töitä tehdään nykyään joustavasti niin kotona, junassa kuin kahvilassa. Yrityksellä saattaa olla uusia huipputeknologisia videokonferenssilaitteita kokoushuoneissa, mutta osallistujat eivät välttämättä ole paikalla.
Tarvitaan siis mukana kulkevia kameroita videopalavereja varten. Useilta valmistajilta, kuten Logitechilta, löytyy jo kameroita, joita on helppo käyttää ja jotka sopivat pienille ryhmille. Pienet kamerat toimivat hyvin myös toimisto-olosuhteissa.