Älykodit ovat jo todellisuutta. Mutta milloin on älytoimistojen vuoro? Asiantuntijan mukaan IT-johtaja, jolla on uskallusta, voittaa älykilpajuoksun ja saavuttaa työntekijöiden suosion.
Amsterdamissa sijaitsevan The Edge -toimistorakennuksen sanotaan olevan maailman älykkäin. Sen lisäksi, että rakennuksen vastuullisuus on omaa luokkaansa, sen 30 000 anturia antavat rakennukselle kyvyn tehdä päätöksiä ihmisten puolesta. Työntekijöillä on käytössään sovellus, jonka avulla he löytävät muun muassa pysäköintipaikat, vapaat työpisteet ja työtoverit. He pystyvät säätämään työpisteensä lämpötilaa ja valaistusta, ja sovellus muistaa, miten he juovat kahvinsa. Kun kotiinlähdön aika koittaa, sekä autoilijat että julkista liikennettä käyttävät saavat tietoa liikennetilanteesta.
The Edge on kuitenkin poikkeus. Työpaikkasi ei välttämättä ole yhtä älykäs. Viime vuosina kodeissa on alettu luopua kaukosäätimistä, avaimista ja painikkeiden painamisesta. Niin televisioita ja kaiuttimia kuin lukkoja, ovikelloja ja termostaatteja voidaan varustaa wifi-yhteydellä, jolloin niillä on omat pienet sähköiset aivonsa. Miksi toimistot laahaavat kehityksen perässä?
– Kotona on helpompi ottaa pieniä riskejä ja kokeilla uutta tekniikkaa. Jos alku on vähän hankalaa eikä kaikki mene aivan putkeen, vahingot jäävät pieniksi. Yritysjohtajan on puolestaan huolehdittava siitä, että sekä yksittäisten työntekijöiden että tiimien tuottavuus pysyy hyvällä tasolla nyt ja tulevaisuudessa, toteaa GoToWorkin toimitusjohtaja ja työpaikkastrategi Karin Ståhl.
Tekniikan on yksinkertaisesti toimittava
Se, että olemme kuluttajina valmiita ottamaan pieniä riskejä, on tuonut käyttöömme kehittyneitä ja käteviä palveluja, kuten Netflixin ja Spotifyn. Toiset palvelut ovat puolestaan painuneet unholaan – vai muistatko vielä Plejmon tai Napsterin? Olemme tottuneet siihen, että tekniikka yksinkertaisesti toimii, emmekä muista, miten pitkä ja kuoppainen tie tähän tilanteeseen itse asiassa oli.
Fredrik Bergillä, joka on Dustinin Service Product Manager Digital Workplace, on mielessään useita syitä sille, miksi yritykset eivät kuluttajien tavoin luovu suin päin vanhasta tekniikasta.
– Älykoti on helpompi luoda, sillä turvallisuus- ja yksityisyysvaatimukset ovat suppeammat. Toimintatapojen muuttaminen työpaikalla vie myös usein enemmän aikaa, sillä työpaikoilla on erilaisia ja eri sukupolviin kuuluvia ihmisiä. Siksi vanhemmassa tekniikassa on pitäydyttävä pitempään, hän toteaa.
Bergin mukaan työpaikkojen IT-järjestelmät voisivat jo nyt toimia yhtä hyvin kuin Netflix, mutta siihen tilanteeseen pääseminen käytännössä voi olla vaikeaa.
Tosiasia on, että työpaikkojen kuluttajistuminen on ollut käynnissä jo pitkään. Moni on unohtanut, että iPhone tuli vuonna 2007 markkinoille puhtaasti kuluttajatuotteena viihde-, peli- ja viestintäkäyttöön perheen ja ystävien kanssa. Alussa siitä ei ollut yrityksille suurtakaan hyötyä, mutta viestintäinfrastruktuurin kehityksen myötä iPhonet yleistyivät työpaikoilla työntekijöiden ensisijaisena työvälineenä.
Työkäyttöön tarkoitettu tekniikka eroaakin puhtaasti kuluttajakäyttöön tarkoitetusta tekniikasta siinä, että käyttöönotto työpaikoilla vie pidempään.
– Näin on syntynyt uusia tapoja tehdä työtä käyttäen innovatiivisia sovelluksia, jotka helpottavat arkea. Ennen kaikkea ihmiset ovat saaneet kätevän tavan työskennellä ajasta ja paikasta riippumatta. Myös Facebook on ensisijaisesti kuluttajapuolen sosiaalinen työkalu, mutta se on mullistanut tapaamme viestiä. Se on myös saanut muut digitaalisten työkalujen kehittäjät luomaan vastaavia toimintoja yrityskäyttöön. Esimerkki tästä on Microsoft Teams, Berg toteaa.
Työkäyttöön tarkoitettu tekniikka eroaakin puhtaasti kuluttajakäyttöön tarkoitetusta tekniikasta siinä, että käyttöönotto työpaikoilla vie pidempään. Ennen kuin muutoksen hyödyt alkavat näkyä, tulee jo seuraava muutos. Siksi yritysten pitäisikin alkaa sopeuttaa työskentelytapojaan ja strategioitaan uusiin muutoksiin nopeasti. Strategiaan sisällytetään älykkäät ratkaisut, joilla manuaalista työtä voidaan siirtää digiratkaisuihin.
– Yritykset ovat usein taipuvaisia erikoistumaan ja mukauttamaan sovelluksia, mikä tekee ratkaisuista vaikeampia käyttää käyttäjille.
”Yksinkertainen on hankalaa”
Toinen este on, että kaikella toimistossa käytettävällä tekniikalla on oltava pienin yhteinen nimittäjä: kaikkien työntekijöiden on pystyttävä käyttämään laitteita ja kaikkien vakiotekniikan mukaisten laitteiden on toimittava yhteen. Tai kuten Ståhl asian ilmaisee: ”Yksinkertaisuuden saavuttaminen on aina hankalinta.” Tulevaisuuden toimisto antaa kuitenkin vielä odottaa itseään. Se ei silti tarkoita, etteikö se toteutuisi.
– Älytyöpaikoissa nähdään vielä eksponentiaalinen kasvu. Vie kuitenkin vielä ainakin vuosikymmenen, ennen kuin kaikki toimistotekniikka on tällä tasolla. Jo nyt katoamassa ovat manuaalinen työ, avaimet, kaukosäätimet ja vastaavat. Digitaalista työpaikkaa koskevat mielipiteemme ja vaatimuksemme muuttuvat, kun näemme, millaista jouhevaa toimivuutta se voi tuoda ja miten se helpottaa työarkeamme, Ståhl toteaa.
Tähän tilanteeseen pääseminen on sekä työnantajan että työntekijöiden etu.
– Kukapa ei haluaisi työskennellä paikassa, jossa arki on helppo saada sujumaan? Tai paikassa, jonka fyysinen ja digitaalinen ympäristö kuormittavat aivoja mahdollisimman vähän? Tai paikassa, jossa työntekijät voivat levätä päivän aikana ja palata kotiin pirteämpinä kuin olivat sieltä lähtiessään? Se työnantaja, joka voittaa tämän kilpajuoksun, voittaa myös työntekijöiden suosion.