Millaisia odotuksia työntekijöillä on toimistolle palatessaan? Ruotsin johtavan AV-yrityksen, JML:n, Peter Wedholmin mukaan videokokousten järjestämisen tulisi olla helppoa. Neuvottelun aloittaminen ei todellakaan saa kestää viittä minuuttia.
Monissa yrityksissä tarkistetaan toimisto- ja neuvottelutilojen pinta-aloja ja tekniikkaa rajoitusten kumoamisen myötä. Ovatko kaikki toimistolla yhtäaikaa? Millä tavoin ympäristö voisi edistää yhteistyötä toimistossa ja etänä olevien työntekijöiden välillä? Entä millaiset tuotteet ottavat tietoisesti huomioon ympäristön ja kestävän kehityksen? JML on osa Dustinia. Myyntipäällikkö Peter Wedholm jakaa seuraavassa parhaat vinkkinsä toimiston suunnitteluun ja parempiin kokouksiin. Tällaisia seikkoja työntekijät odottavat palatessaan työpaikalle.
Paremmin hyödynnetty tila
Toimistojen on omalta osaltaan tuettava hybridityöskentelyä. Tilat ovat todennäköisesti pienempiä, mutta niiden pinta-ala on hyödynnetty paremmin. Suunnittele tilat yrityksesi tarpeen mukaisesti. Onko teillä paljon kokouksia, mutta vähemmän osallistujia? Kuinka monta henkilöä työskentelee toimistolla yhtäaikaa?
Lisää pienempiä huoneita
Olemme tottuneet fyysisten ja virtuaalisten kokousten yhdistämiseen, joten nyt tarvitaan lisää pienempiä huoneita. Kaikissa tiloissa on oltava tekniset edellytykset ja mahdollisuus lähi- ja etätyöhön.
Breakout-alueet
Pienempien kokoustilojen lisäksi tarvitaan avoimia tiloja, joita voidaan varata kokouskäyttöön saatavuuden mukaan. Varaus tehdään normaalilta kokousvarausalustalta. Älykkäiden anturien avulla on helppo nähdä, milloin tila on vapaa, sekä saada reaaliaikaista tilastotietoa ja dataa. Lisäksi näissä tiloissa on oltava erityisiä mobiililaitteita (kuten videobar sisäänrakennetulla mikrofonilla).
Townhall/Suuri neuvotteluhuone
Toisinaan tulee tarve järjestää kokouksia suuremmalle osallistujajoukolle. Aiemmin tällaisiin kokouksiin tilattiin usein ulkopuolinen henkilö hoitamaan tekniikkaa. Nykyisessä kokoustekniikassa on puolestaan sama käyttöliittymä ja tunnistettavuustekijä kuin muissakin kokoustiloissa ja niitä on helppo käsitellä itse.
Videoneuvottelut vakiona
Yli vuoden kestäneen etätyöskentelyn jälkeen videokokoukset ovat itsestäänselvyys. Emme halua enää ahtautua kannettavan tietokoneen kameran eteen yhdistäessämme IRL- ja etätyöntekijät toisiinsa. Kaikissa huoneissa on oltava ammattilaistasoisia mikrofoneja ja kameroita. Kokoukseen voi osallistua myös kotoa ja nähdä kaiken mitä kokoushuoneessa tapahtuu.
Sama käyttöliittymä
Valitse alusta ja optimoi pinnat sen mukaisesti. Monet ovat jo tottuneet käyttöliittymään ja kokousalustaan kotoa käsin. Se voi olla Google, Microsoft tai joku muu toimija. Kokoustilassa oleva kosketusnäytön käyttöliittymä on kaikille tuttu ja kaikki voivat käynnistää, kutsua ja ohjata neuvottelua. Näin neuvottelun aloitus on helpompaa ja nopeampaa. Alustayksiköt näyttävät nykyään samoilta kuin joihin olemme tottuneet kotoa. Järjestelmissä on sama käyttölittymä.
Kokonaisvaltainen ratkaisu
AV ja IT ovat entistä lähempänä toisiaan. Kokousratkaisut on suunniteltava kokonaisvaltaisesti. Yhä useammilla toimittajilla on esim. Googlen, Cisco Zoomin tai Microsoftin kokousympäristöihin sertifioituja tuotteita. Yrityksillä on siis enemmän valinnanvaraa ja mahdollisuus hallita kustannuksia.
Uudenlaista käyttömukavuuttta
Langaton tekniikka on kotona jo arkipäivää. Se näkyy yhä enemmän myös tulevaisuuden AV- ja kokoustekniikassa, Peter Wedholm uskoo.