Konferenssisovellus säästää ja taipuu moneksi

Skype for Business on yhdistänyt Skypen käyttöliittymän ja turvallisen, hallittavan ja vaatimustenmukaisen yritysviestintäsovelluksen parhaat ominaisuudet. Se on joustava ja reaaliaikainen tapa viestiä virtuaalisessa ympäristössä. Siltä onnistuvat niin pikaviestit, läsnäolotiedon jakaminen, audio- ja videoyhteydet kuin verkkoneuvottelutkin. Se on otettavissa käyttöön niin paikallisena ratkaisuna, pilvipalveluna kuin myös hybridiratkaisuna.

Skype for business on nimenomaan yritystason ratkaisu. Se täyttää yritysten ja niiden tietohallinnon vaatimukset hallittavasta ja turvallisesta kommunikaatioratkaisusta ja tarvittaessa integroituu nykyisiin investointeihin.

– Loppukäyttäjät odottavat tänä päivänä, että viestinnän ratkaisuja voidaan hyödyntää helposti ja turvallisesti ajasta paikasta ja päätelaitteesta riippumatta. Tietohallinto odottaa, että he pystyvät hallitsemaan ja kehittämään viestintäympäristöä tutuilla työkaluilla, ja organisaatiot odottavat, että ne vastaavat liiketoiminnan vaatimuksia ja pystyvät muun muassa hyödyntämään nykyisiä investointeja. Skype for Business integroituu tarvittaessa saumattomasti niin Office-ratkaisuihin kuin erilaisiin liiketoiminnan järjestelmiin ja prosesseihinkin kuin myös vaikkapa erilaisiin videoneuvotteluratkaisuihin, kertoo Microsoftin tuote- ja ratkaisupäällikkö Ari Suominen.

Konferenssisovellukset säästävät aikaa ja vaivaa helpottamalla yrityksen sisäistä ja ulkoista viestintää vähentämällä fyysisten kokousten tarvetta siirtymällä virtuaaliseen ympäristöön. Samalla, kun turha matkustaminen vähentyy ja erillisiä teknologiaratkaisuja voidaan karsia, voidaan uusilla toimintatavoilla ja teknologioilla saavuttaa säästöjä ja vähentää ympäristökuormitusta.

Toimiva konferenssi- ja kokoussovellus parantaa niin yksittäisten työntekijöiden kuin koko organisaation tuottavuutta. Se tehostaa toimintoja, kun kokoukset voidaan kutsua koolle joustavasti, kokouksiin voidaan osallistua mistä tahansa, kokoukset sisältävät kokouksessa tarvittavat materiaalit ja monipuoliset mahdollisuudet työstää yhdessä asioita. Kokous voidaan myös tallentaa myöhempää käyttöä varten.

Kokoukset eivät ole sidottuja paikkaan, vaan kokoukset voivat olla virtuaalisia ja niihin voi osallistua dynaamisesti erilaisilla päätelaitteilla kuten työasemilla, tableteilla, puhelimilla ja kokoushuoneratkaisuilla. Audio-, video- ja sisällön jakaminen ovat keskeinen osa Skype for Businessin kokouksia. Kokouksiin voidaan osallistua myös puhelimella puhelinverkosta käsin. Kaikki kokoukset sisäänkirjautumisesta kokouksen läpivientiin on kokouksesta vastaavan hallittavissa.

Skype for Businessin antavat tämän päivän liiketoiminnan tarpeisiin liittyvät joustavuudet. Osallistuja voi työmatkalla liittyä kokoukseen puhelimella ja siirtyä fyysiseen kokoushuoneeseen toimistolla. Vastaavasti osallistuja voi siirtää pitkäksi venyneen kokouksen mobiililaitteelle lennosta ja näin jatkaa kokousta vaikka tien päällä.

Asiakkailta tullut palaute on positiivista. Yleinen viesti on selkeä - tuottavuus on kasvanut ja säästöjä on saavutettu.

  Eräs asiakas kertoi, että pelkästään kolmen kuukauden roamingmaksujen säästöillä, maksettiin koko uusi järjestelmä paikallisena toteutettuna. Tyypillisesti takaisinmaksuaika on viikoista joihinkin kuukausiin organisaation toimintamalleista ja järjestelmän hyödyntämisistä riippuen

Modernin viestisovelluksen pitää vähentää yrityksen liiketoimintaa tukevien järjestelmien monimutkaisuutta ja viedä pois siiloista kohti yhtenäistä ratkaisua. Nykyaikaisessa ympäristössä ei pidä olla tarvetta hallita eikä kirjautua moniin järjestelmiin. Kun käyttäjä kirjautuu järjestelmään sisään päätelaitteellaan, saa hän käyttöönsä kaikki ne viestinnänmuodot, jotka organisaatio haluaa hänelle jakaa. Vastaavasti tietohallinto ylläpitää ja hallitsee yhtä järjestelmää tuttujen työkalujen avulla.

Käyttäjillä on erilaisia tarpeita kahden henkilön välisistä puheluista monen henkilön välisiin neuvotteluihin ja jopa tuhansia ihmisiä käsittäviin tiedotustilaisuuksiin. Skype for Busineksessa kokousten järjestäminen on yhtä helppoa kuin kalenterivarauksen tekeminen. Osallistujat voivat tulla kokouksiin kalenterivarauksen lisäksi myös linkin kautta muista sovelluksista kuten sähköpostissa, niin organisaation sisältä kuin sen ulkopuoleltakin. Tilannekeskeisen kokouksen voi kutsua koolle vaikka suoraan Office-sovelluksesta ja jopa asiakirjasta käsin. Skype for Business soveltuu niin ad hoc–kokouksiin kuin ajastettuihin tapaamisiin, koulutuksiin ja ryhmätyöhön.

– Olin tänä aamuna tyypillisessä modernissa kokouksessa. Olin ajastanut kokouksen ja lähettänyt osallistujille kalenterikutsun. Osa oli paikan päällä fyysisesti ja osa oli kotikonttoreissa tai jossain ympäri maailmaa, Ari kertoo.

– Globaalissa organisaatiossa oikeanlainen tavoitettavuus tuo kilpailuetua. Asiakkaat haluavat yhä enemmän digitaalista asiakaskokemusta ja heitä pitää pystyä palvelemaan paremmin. Chatit ja pikaviestit ovat jo arkipäivää monelta osin, mutta nämä voidaan viedä vielä pidemmälle modernein työkaluin. Näiden kanssa voidaan ohjata vaikkapa koko yrityksen palvelukokemusta ja tehostaa sitä. Tulevaisuudessa uusia sovelluskohteita löytyy esimerkiksi kansalaispalveluista, IoT:stä ja etälääketieteestä, Ari vakuuttaa.