Näin onnistut Skype-palavereissa.
Vinkkejä ja inspiraatiota parempiin etäkokouksiin.
Hyödynnä Skypen kaikki mahdollisuudet
Useimmilla yrityksillä on tänä päivänä Office-paketti ja Skype for Business. Kaikki eivät kuitenkaan ole ymmärtäneet Skypen täyttä potentiaalia, mitä tulee etäkokouksiin. Joakim Isaksson Dustinilta neuvoo, miten voit yksinkertaisilla keinoilla päivittää yrityksesi Skype-kokouksia.
Voit tänä päivänä saada yksinkertaisen videokokousjärjestelmän suunnilleen lentolipun menopaluu hinnalla. Eivätkä etäkokoukset ole vain ympäristölle ystävällisiä, ne ovat myös kustannustehokkaita ja aikaa säästäviä. Edelleen kuitenkin suurin osa yrityksistä käyttää Skypeä pääasiassa tekstiviestittelyyn, kun taas toiset yritykset käyttävät Skypeä ainoastaan äänen kanssa. Miksi videokuva pitäisi lisätä Skype-kokoukseen?
– Tulemme aktiivisemmiksi ja saamme henkilökohtaisemman suhteen henkilöön, jonka kanssa meillä on katsekontakti. Tällöin tulee myös vähemmän väärinymmärryksiä, sekä parempi puheen virta. Mielestäni useamman yrityksen tulisi hyödyntää tätä mahdollisuutta, eikä vain sisäisissä kokouksissa kollegoiden kanssa, vaan myös päivittäisissä kohtaamisissa asiakkaiden ja toimittajien kanssa Joakim Isaksson sanoo, joka on Dustinin Pohjoismaiden tuotepäällikkö.
Mitä tulee Skype-kokouksien laitteistoon, niin peruslaitteisto on yleensä sisäänrakennettuna kannettavissa tietokoneissa kameran ja mikrofonin muodossa. Tämä ratkaisu toimii kenties istuessasi yksin tietokoneellasi, mutta ei ole paras mahdollinen ratkaisu ergonomian eikä työtehokkuuden kannalta.
– Jos haluat pitää Skype-kokouksen usean osallistujan kanssa ilman videota, on olemassa käyttäjäystävällisiä pöytäkaiuttimia mitkä ovat erittäin käytännöllisiä, jos teitä istuu useampi pöydän ympärillä Joakim Isaksson tähdentää.
Monet valmistajat panostavat All-in-one- tuotteisiin, jotka on suunniteltu erityisesti Skypeä ajatellen. Ne toimivat käytännössä tietokoneesi jatkona, eivätkä ole erityisen kalliita. Todella nopea kehitys on tehnyt sen, että voit varustaa useita pieniä kokoushuoneita videokokouslaitteistolla, eikä se tule tänä päivänä edes kalliiksi.
– Skype on ollut olemassa pitkään, mutta viime aikoina niin videokokouslaitteistot kuin -ohjelmistotkin ovat tulleet huomattavasti paremmiksi. Yhdessä uusien plug-and-play-tuotteiden kanssa askeleen ottaminen puhelimesta videoon on tehty todella helpoksi, Joakim sanoo.
Vaikka kameroista onkin tullut älykkäämpiä ja parempia luomaan jaettavaa kuvaa, niin on kuitenkin olemassa muutamia käytännön asioita, mitä pitää ottaa huomioon, kun suunnitellaan Skype-kokoushuoneita.
– Yritä saada tasainen valaistus huoneeseen ilman heijastavia pintoja tai ikkunan vastavaloa. Seinien tulee olla neutraaleja ilman häiritseviä tauluja. Luonnollisesti on myös tärkeää, että huonekalut on aseteltu huoneeseen siten, että kaikki osallistujat mahtuvat mukaan kuvaan, ellei käytössä ole kääntyvää kameraa, Joakim Isaksson päättää.
