Kun yritykset ovat siirtäneet sähköpostit pilviympäristöön ja ottaneet Office 365:n käyttöön, niiden on aika miettiä, miten tiedonhallinnasta tulisi huolehtia. Microsoft Teams hyödyntää pilviympäristön kaikkia etuja.
Eri vaihtoehtoja tiedonhallintaan
Monista yrityksistä voi tuntua houkuttelevalta siirtää tiedot ympäristöön, joka muistuttaa ulkoisesti paikallista palvelinta. Silloin yritys kuitenkin menettää monia pilviympäristön tarjoamia etuja. Pilviympäristölle on tunnusomaista se, että siellä järjestelmänvalvojien ja käyttäjien on helpompi hallita tietoja.
Tietojen käsittelyyn sopivia vaihtoehtoja ovat muun muassa Sharepoint ja Microsoft Teams. Jos yrityksessä on paljon osastoja tai jos projekti- ja ryhmätyötä tehdään paljon, Teams on paras vaihtoehto. Teams on käyttöliittymä, joka kerää yhteen monia eri työkaluja. Käyttäjät voivat tallentaa asiakirjoja, tehdä ryhmätyötä, seurata projekteja, kerätä ohjeita ja käyttää monia muita toimintoja tarpeidensa mukaisesti helpolla ja intuitiivisella tavalla.
Microsoft Teams on osa Office-tuoteperhettä ja siten ulkoisesti tutun näköinen monille käyttäjille. Taustalla on Sharepoint-toiminto, mutta sen sijaan, että työntekijät keräisivät tiedostonsa sinne, he voivat käyttää Teamsin tarjoamia paljon yksinkertaisempia toimintoja. Ympäristöä voi täydentää Sharepointilla intranetiä sekä yleisemmän yritystiedon tallentamista varten.
Minimoi järjestelmien määrän ja hallinnointityön
Järjestelmänvalvojien kannalta Microsoft Teamsin suurin etu on se, että se minimoi yrityksen käyttämien järjestelmien määrän. Teamsin ansiosta yksi yhteistyötyökalu sopii kaikkeen digitaaliseen tiedonhallintaan. Voit yhdistää siihen jopa digitaaliset puhelinpalvelut, kuten asiakaspalvelun, niin että työntekijät voivat vastata puheluihin suoraan Teamsissa. Samalla heidän käytössään on kaikki tarvittavat tiedot hyvän asiakaspalvelun tarjoamiseksi.
Käyttäjät käyttävät samaa käyttäjätunnusta kuin Office 365:ssä, joten sinä voit määrittää, mihin sisältöön työntekijät pääsevät käsiksi. Voit yhdistää Teamsiin kaikki Office-tuoteperheen turvallisuustoiminnot, kuten salatut tiedostot, ehdollisen pääsyn, monimenetelmäisen todennuksen sekä suojauksen haittaohjelmilta ja tietomurroilta.
Edistyneen hakutoiminnon avulla järjestelmänvalvojien on myös helpompi nähdä, mihin tiedot on tallennettu. Sen kautta voi suorittaa hakuja kaikissa ryhmissä, sisältäen keskustelut, ryhmäpostilaatikot ja jaetut kalenterit. Myös henkilötietojen käsittely yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti on helpompaa, kun kaikki tiedot on tallennettu samaan paikkaan.
Turvallinen pilviympäristö varmuuskopioinnilla
Sharepoint sisältää varmuuskopiot 30 päiväksi, ja sama koskee myös Microsoft Teamsia, sillä Teams hyödyntää Sharepointin ja Exchangen tallennustoimintoja. Pilviympäristöön siirryttäessä sinun on siis varmistettava, että käytössä on ylimääräinen varmuuskopiointipalvelu. Jos ympäristö siirretään yhdessä Dustinin kanssa, varmuuskopiointi kuuluu pakettiin. Voit myös hankkia varmuuskopiointipalvelun jälkikäteen, jos haluat huolehtia siirtymisestä itse.
Teams – utelias kuulemaan lisää?
Ota yhteyttä Dustiniin, jos haluat tietää lisää siitä, miten Teams voi helpottaa yrityksen tiedonhallintaa ja minimoida käytettävien järjestelmien määrän.
Lue lisää:
Rohkaise työntekijöitä ottamaan Microsoft Teams käyttöön
Microsoft Teams tehostaa yhteistyötä
Microsoft Teams takaa turvallisuuden
Microsoft Teams – yhteistyötä tehostava uusi työkalu
Teams yksinkertaistaa yhteistyötä
