Microsoftin tekoälyratkaisu Copilot on tuonut uuden ulottuvuuden työn tuottavuuteen ja yhteistyöhön. Olemme havainneet, että yrityksissä operoivien päättäjien on todella tärkeä oivaltaa, miksi oma IT-ympäristö vaatii huolellista valmistelua ennen Copilotin käyttöönottoa. Loppukäyttäjät ovat voineet hankkia 7.10. alkaen Copilot-lisenssin myös itsepalveluna. Miten palvelumallista ja Copilotista saadaan irti paras mahdollinen hyöty turvallisesti? Miksi organisaatioissa on niin tärkeää valmistella ympäristö ja työntekijät Copilotin käyttöön riippumatta siitä onko Copilotin käyttö laajempaa vai ei? Mahdollisuuksien lisäksi tarkastelemme myös itsepalvelumallin mukanaan tuomia riskejä artikkelissamme.
Mikä on Copilotin itsepalveluun perustuva hankintamalli?
Copilotin itsepalvelu-hankintamalli tarjoaa siis loppukäyttäjille mahdollisuuden hankkia ja ottaa käyttöön Copilot-lisenssi ilman erillistä admin-tason hyväksyntää tai keskitettyä lisenssihankintaa. Hankintamalli nopeuttaa käyttöönottoa, ja tuo Copilotin edut nopeasti koko organisaation ulottuville. Mallissa korostuu käyttäjäystävällisyys ja nopea pääsy kehittyneisiin työkaluihin sekä matalampi kynnys siirtyä käyttämään Microsoftin erinomaista AI-avustajaa.
Miksi valmistelu on tärkeää?
Copilot voi mullistaa työntekijöidesi tavan tehdä päivittäisiä tehtäviään. Sen käyttöönotto kannattaa ehdottomasti suunnitella ja toteuttaa ammattimaisesti sekä tietoturvasta tinkimättä.
1. Tietoturva ja tietosuoja
Ennen Copilotin käyttöönottoa on tärkeää varmistaa, että organisaatiosi tietoturva- ja tietosuojakäytännöt ovat ajan tasalla. Copilot käsittelee suuria määriä dataa, ja toimii niiden samojen turvallisuusluokitusten ja rajausten mukaan, jotka ympäristöösi on asetettu. Ympäristöäsi tulee valmistella ennakkoon ja samalla varmistaa, että kaikki tietosuojavaatimukset täyttyvät ja dataa käsitellään turvallisesti.
Mikäli käyttäjää ei esimerkiksi ole rajattu HR-osaston säilyttämien palkkatietojen ulkopuolelle, ei Copilot pysty myöskään itsenäisesti sitä rajausta tekemään. Copilot pääsee pyydettäessä käsiksi kaikkeen dataan, johon käyttäjälläsi on pääsyoikeus.
Tietoturvariskit, jos ympäristöäsi ei ole valmisteltu
Organisaatiosi voi kohdata useita tietoturvariskejä, mikäli ympäristöäsi ei ole valmisteltu Copilotin turvalliseen käyttöön. Riskejä ovat muun muassa:
- Datan vuotaminen ja päätyminen vääriin käsiin: Tuntemattomat ja suojaamattomat yhteydet voivat johtaa arkaluonteisten tietojen vuotamiseen talosi ulkopuolelle ja väärille henkilöille.
- Käyttöoikeuksien väärinkäyttö: Ilman asianmukaista pääsyoikeuksien hallintaa käyttäjät voivat päästä käsiksi tietoon, johon heillä ei pitäisi olla pääsyä. Tämä voi johtaa yrityksesi datan väärinkäytöksiin ja tietovuotoihin.
2. Integraatio nykyisiin järjestelmiin
Copilotin tehokas käyttö edellyttää sen integroimista yrityksesi nykyisiin työkaluihin ja järjestelmiin. Valmisteluvaiheessa on kartoitettava nykyiset järjestelmäsi ja määriteltävä, miten Copilot voidaan integroida niihin saumattomasti. Näin toimimalla vältetään käyttöönoton jälkeen mahdollisesti ilmeneviä haasteita ja varmistetaan kaikkien toimintojesi harmoninen yhteen toimivuus.
3. Koulutus ja käyttäjäkokemus
Copilotin käyttöönotto edellyttää, että käyttäjät ovat valmiita hyödyntämään sen tarjoamia mahdollisuuksia. Yrityksesi päättäjien tulee varmistaa, että työntekijöilläsi on riittävä osaaminen käyttää työkalua tehokkaasti. Tarjoamalla koulutusta ja riittäviä resursseja ennen käyttöönottoa, organisaatiosi voi varmistaa, että jokaisella käyttäjällä on tarvittavat taidot ja tiedot. Koulutukset parantavat käyttäjäkokemusta ja nopeuttavat uuden työkalun omaksumista. Copilot voi tuoda yrityksellesi merkittäviä säästöjä työnkulun optimoinnissa ja toistuvien tehtävien nopeuttamisessa. Olemme havainneet, että ilman riittävää käyttäjäkoulutusta iso säästöpotentiaali voi kääntyä jopa lisäkuluksi.
4. Käyttöpolitiikat ja hallinta
Ennen Copilotin käyttöönottoa organisaatiollesi tulee määritellä selkeät käyttöpolitiikat ja - käytännöt. Näin toimimalla yrityksesi voi hallita sitä kuka ja miten Copilotia käytetään. Käyttöpolitiikat voivat sisältää esimerkiksi ohjeistuksia datan käsittelystä, tietoturvakäytännöistä ja käyttäjien vastuista.
5. Itsepalvelumallin deaktivointi
Itsepalveluna tehtävät hankinnat ovat jokaisessa ympäristössä oletusarvoisesti käytettävissä, mutta toiminto voidaan myös deaktivoida, eli poistaa käytöstä.
Yhteenveto
Itsepalveluun perustuva Copilotin hankintamalli tuo mukanaan useita hyötyjä mutta myös riskejä, joihin sinunkin on syytä varautua. Varmistamalla tietoturvan ja integroimalla Copilotin hallitusti nykyisiin järjestelmiisi sekä tarjoamalla koulutusta ja määrittelemällä käyttöön liittyvät politiikat, organisaatiosi saa Copilotista työtapoja ja työnkulkua aidosti mullistavan tekoälyavustajan. Korostamme huolellisen suunnittelun ja Copilotin käyttöönoton valmistelun tärkeyttä.
Me olemme Dustinilla investoineet Microsoftin ohjelmistolisensoinnin kumppanina Copilot- osaamiseen ja tarjonneet asiakkaillemme Copilot-lisenssejä sen markkinoille tulosta asti. Me olemme yhdessä alan parhaiden kumppaneidemme tukenasi koko matkan ajan, kattaen ympäristösi kartoituksen, valmistelun, Copilotin käyttöönoton, koulutukset ja tuen.
Haluatko keskustella, miten voimme olla organisaatiosi apuna? Ota asiantuntijaamme yhteyttä.
Ota yhteyttä [email protected], niin asiantuntijamme ottavat sinuun yhteyttä ja kertovat ratkaisuistamme lisää. Saat meiltä kaikki tarvittavat laitteet, ohjelmistot, projektit ja palvelut.
