Copilot mullistaa toimisto- ja tietotyöntekijän arjen

Microsoft on tehnyt valtavia tuotekehitysinvestointeja tekoälypohjaisiin (AI) ratkaisuihin, ja Microsoft 365 Copilot tuo toimisto- ja tietotyöntekijöiden arkeen digitaalisen AI-assistentin. Copilot on ChatGPT:n tavoin generatiiviseen tekoälyyn perustuva chatbot-sovellus mutta yrityskäyttöön suunniteltu. AI:n valtavasta kasvupotentiaalista kertoo se, että OpenAI:n kehittämän ChatGPT:n käyttäjämäärä ylitti 100 miljoonaa vain kolmessa kuukaudessa. Matkapuhelimilla se kesti 16 vuotta.

Copilot tuo AI:n päivittäin käytettäviin tuottavuustyökaluihin, kuten Wordiin, Exceliin, PowerPointiin, Outlookiin ja Teamsiin. Copilot on integroitu myös Microsoft Dynamics 365:n liiketoimintaprosesseihin sekä Microsoft Powerin low-code ratkaisuihin, kuten Power BI:hin. AI:n avulla voidaan parantaa prosessien automatisointia sekä vähentää toistuvia työtehtäviä ja tehostaa tiedon käsittelyä sekä raportointia.

Copilot on työntekijän tekoälykäs henkilökohtainen digiavustaja, joka suorittaa pyydettyjä tehtäviä. Se täydentää ihmisen osaamista töissä sekä vapauttaa työntekijän aikaa ja energiaa tuottavampaan tekemiseen. Copilot luo ja muokkaa sisältöjä, hakee tietoa, kirjoittaa esimerkiksi some-postauksia, tekee muistiinpanoja sekä auttaa tiimityössä ja koodauksessa. Kalentereista, sähköposteista, chateistä, kokouksista, tiedostoista ja kontakteista luotu yleiskuvakin hoituu ripeästi.

Wordistä syntyy nopeasti PowerPoint

AI-työkalut tulevat kiistatta todelliseen tarpeeseen. Kansainvälisen tutkimuksen¹ mukaan tieto- ja toimistotyöntekijöistä 64 % on sitä mieltä, ettei heillä ole riittävästi aikaa tai energiaa työtehtäviensä suorittamiseen. Kova kiire ja runsas työmäärä ovat tämän päivän työelämässä isoja haasteita. Työarjesta kertoo paljon sekin, että 70 % delegoisi AI-assistentille töitä niin paljon kuin mahdollista.

Virtuaalisten kokousten määrä on kolminkertaistunut tällä vuosikymmenellä. Hyvää on se, että Copilot voi tehdä Teams-kokouksista muistiinpanot sekä yhteenvetoja päätöksistä ja toimenpiteistä. Kokousmuistiot on helppo jakaa myös niille, jotka eivät päässeet palaveriin mukaan.

PowerPoint-esitysten vääntäminen vie aikaa, ja moni odottaa varmasti innolla Copilotin apua. Copilotia voi pyytää tekemään Word-dokumentista PowerPointin ja lisäämään siihen sisältöön istuvia kuvia. Se voi myös kiteyttää pitkän esityksen esimerkiksi kolmelle kalvolle. Copilot auttaa tekemään rutiiniluontoista tekstiä, käännöksiä ja kielenhuoltoa. Se avustaa raporttien ja vaikkapa markkinakatsausten laadinnassa.

CoPilot auttaa käyttäjäänsä analysoimaan ja visualisoimaan tietoa, sen kyky käsitellä luonnollisen kielen kyselyitä tekee tietojen analysoinnista ja tutkimisesta Excelissä helpompaa kuin koskaan. CoPilot voi esimerkiksi ehdottaa käyttäjälleen kaavoja, kaavioita ja taulukoita esitettyjen kysymysten perusteella. Budjetointi, ennustaminen ja talousanalyysit eivät ole koskaan valmistuneet nopeammin.

Nopeasti muuttuvan tiedon maailmassa työntekijät voivat hallita sähköpostejaan aiempaa tehokkaammin. Tekoälyn avulla ihminen voi tunnistaa laajoista materiaaleista tärkeitä yksityiskohtia, jotka olisivat muuten jääneet havaitsematta. Asiakaspalaveriin valmistautuminen sujuu tehokkaammin, kun työntekijä voi hakea tärkeitä tiedostoja ja tehdä koosteita ydinasioista Business Chatin avulla. Copilot on käytettävissä myös mobiililaitteilla.

AI:n pitää olla yrityskäytössä turvallista

Microsoftilla tuotekehitystä ohjaa AI:n vastuullinen kehittäminen ja yrityskäytön turvallisuus. Copilotin tuotekehityksessä on kiinnitetty erityistä huomiota datan luottamuksellisuuden varmistamiseen sekä GDPR:n määräystenmukaisuuteen. Yrityksen data suojataan tehokkailla tietoturvakontrolleilla, ja dataa käsitellään parhaiden tietoturvakäytäntöjen mukaisesti.

Yritysjohdon kannattaa varmistaa, että tekoälyn käyttö on omassa organisaatiossa tehokasta, hallittua ja turvallista. Se edellyttää nyt toimenpiteitä, jotka valmistelevat yksiköitä ja yksilöitä käyttämään AI:ta. Liikkeelle voi lähteä vaikkapa koulutuksella, jossa käydään käytännönläheisesti läpi mitä jokaisen työntekijän on hyvä tietää esimerkiksi Copilotista ja miten AI toimii.

Mitä aktiivisemmin organisaatioissa ryhdytään käyttämään AI-työkaluja sitä enemmän yritys voi parantaa tuottavuutta ja saavuttaa kilpailuetua. Työntekijät voivat keskittyä asiakastyöhön, innovointiin ja päätöksentekoon.

Olemme uuden aikakauden äärellä.