Tuntuuko helpommalta osallistua kokouksiin kotoa kuin konttorilta? Tässä yleisimmät toimistojen aikavarkaat sekä teknologiat, joiden avulla ne vältetään.
”Kuuluuko?” ”Miten tämä yhdistetään?” ja ”Miksei ikinä ole yhtään hyvää kokoushuonetta vapaana?”. Pandemianjälkeisessä maailmassa kaikki ovat saaneet tuta hybridityön ja monitilaympäristöjen haasteet. Ei olekaan ihme, että monet viihtyvät edelleen paremmin kotona, missä tekniikkaa on helpompi hallita ja työnteon keskeyttäviä aikavarkaita helpompi välttää.
Vinkit työn sujuvuuteen ja työntekijöiden konttorille houkutteluun antaa Peter Wedholm, Dustiniin kuuluvan JML myyntipäällikkö.
Aikavaras 1: Huono verkko
Toimiva verkko on kaiken A ja O. Kaistanleveyttä pitää olla riittävästi, ja reitittimet tulee asentaa oikein toimiston pohjaan nähden. Mitä huonompi yhteys, sitä huonompi kuva videokokouksissa.
Aikavaras 2: Huonot kokoustilat
Valikoimaa on valtavasti, mutta tärkeintä on valita neuvotteluhuoneiden tekniikka yrityksen tarpeiden mukaan. Täytyykö tekniikan olla uusinta uutta? Onko laitteet ostettu yksi kerrallaan ilman että varmistetaan niiden yhteensopivuus? Kaikki eivät ole IT-asiantuntijoita, mutta kenenkään ei pitäisi kulkea toimistolla kassi täynnä kaapeleita ja adaptereita.
Jokaisesta kokoushuoneesta pitäisi löytyä kosketuspaneeli, jonka käyttöliittymä on kaikille tuttu ja jonka kautta voidaan hallita kokouksia. Paneeli kannattaa valita yrityksen käyttämien ohjelmistojen perusteella. Varmista myös, että paneeli toimii työntekijöiden laitteiden kanssa. Useimmilla toimittajilla on tuotteita, jotka sopivat yhteen Googlen tai Microsoftin kokousalustojen kanssa.
Aikavaras 3: Liian vähän tietoa
Kiinnostus sähköisiä allekirjoituksia kohtaan on kasvussa. Wedholmin mukaan monet yritykset pitävät tietojen keräämisen ja dokumenttien allekirjoittamisen teknologiaa yksinkertaisena ja aikaa säästävänä keinona sujuvoittaa sisäistä viestintää. Olivat kyseessä myyntitavoitteet, kokouksissa jaettava tieto tai tilavaraukset, tavoitteena on, että kenenkään ei tarvitse käyttää aikaa tietojen syöttämiseen. Tämän päivän sähköisten allekirjoitusten CMS on yhdistetty alustoihin, joista tieto haetaan automaattisesti.
Aikavaras 4: Epäfiksut tilat
Huono ilmanlaatu on yksi pahimmista aikavarkaista konttoreilla ja kokoushuoneissa. Mutta auttavatko tekniset apuvälineet optimoimaan ilmanlaatua? Ehdottomasti, kun käytetään hallintapaneelista ohjattavia, ilmasto- ja energiafiksuja laitteita. Älykkääseen huoneeseen voi myös asentaa sensoreita, jotka koneoppimisen avulla tunnistavat, kuinka monta ihmistä on paikalla. Lisäksi on tarjolla erilaisia lämpötilaa, ilmankosteutta, kemikaaleja, tuoksuja ja hiilidioksidipitoisuutta neuvotteluhuoneessa mittaavia laitteita.
Aikavaras 5: Huono ääni
Laadukas ääni kaiuttimissa ja – mikä vielä tärkeämpää – hiljaiset tilat akustiikkalevyineen lisäävät työtehoa konttorilla. Osa työnantajista vie äänisuunnittelun seuraavalle tasolle hyvinvoinnin lisäämiseksi. Langattomilla kaiuttimilla ja ohjelmistoilla voidaan muokata ja hallita akustiikkaa, äänimaailmaa ja värinää.
Ratkaisuja joustavalle työpaikalle
Pidätkö tästä artikkelista?
Artikkeli on peräisin Solutions-lehdestämme. Tätä kautta voit lukea koko lehden selaimen kautta.
Lue Solutions Magazine
