Ohjelmistolisenssien hallinnoinnista on tullut entistä haastavampaa yrityksille. Uusia sovelluksia tulee koko ajan lisää, tekoäly muuttaa työkalujen käyttöä ja lisensointimallit ovat aina vain vaikeaselkoisempia. Asiantuntijat voivat auttaa yrityksiä säästämään kustannuksia, parantamaan näkyvyyttä ja rakentamaan ohjelmistokokonaisuuden, joka vastaa yrityksen tarpeita myös tulevaisuudessa.
Nykyään ei enää riitä, että IT-tiimi ostaa ohjelmiston ja jakaa pääsyoikeudet työntekijöille. Heidän on myös ymmärrettävä, mitä kuhunkin lisenssimalliin sisältyy, miten eri työkaluja käytetään ja millainen kokonaisuus on paras valinta juuri kyseiselle yritykselle.
"Enää ei riitä, että yritys hankkii ohjelmiston ja jakaa sen työntekijöille. Nyt pitää ymmärtää, mitä eri lisenssipaketit sisältävät ja millainen kokonaisuus palvelee kustannustehokkaasti liiketoiminnan tarpeita", Dustin Suomen ohjelmisto-omaisuuden hallintapalvelusta vastaava Natascha Nymander sanoo.
Natascha Nymander, Business Manager of SAM Services, DustinMiksi ohjelmistolisenssien hallinta on niin vaativaa?
"Yritysten käyttämien sovellusten määrä kasvaa sekä pilvessä että fyysisissä laitteissa. Se lisää ohjelmistojen käyttöoikeuksien kirjoa ja tekee lisenssien hallinnasta entistä haastavampaa.
Microsoftin kaltaisten suurten ohjelmistovalmistajien lisenssimalleja voi olla vaikea hahmottaa. Sama tuote on mahdollista hankkia eri sopimusmalleilla, mikä vaikuttaa käyttöehtoihin ja hintoihin.
"Lisäksi ohjelmistoihin liittyy usein riippuvuuksia. Kaikkia lisäosia ei voi ostaa suoraan, vaan niiden alle saatetaan tarvita jokin toinen lisenssi", Nymander lisää.
Ohjelmistopäätöksissä onkin otettava huomioon koko ympäristö. Yksittäisten, erillisten lisenssien tarkastelun sijaan organisaatioiden on ymmärrettävä, miten työkalut, käyttäjät, kustannukset ja liiketoiminnan tarpeet liittyvät toisiinsa.
Tekoäly tuo lisää haasteita
Tekoälypohjaisten työkalujen käyttöönotto tuo lisenssien hallintaan uusia haasteita. Organisaatioiden täytyy päättää, ketkä tarvitsevat käyttöoikeuden tekoälysovelluksiin, miten niitä käytetään ja millä ehdoilla.
"Yritysten täytyy päättää, kuka tekoälysovelluksia saa käyttää, mihin tarkoitukseen ja millä ehdoilla. Tällä on oleellinen vaikutus tarvittaviin lisensseihin", Natascha Nymander muistuttaa.
Monessa yrityksessä pohditaan nyt esimerkiksi Microsoft 365 E7 -lisenssipaketin käyttöönottoa. Toukokuun alussa julkaistu kokonaisuus on rakennettu organisaatioille, jotka haluavat siirtyä tekoälyn kokeilusta laajamittaiseen hyödyntämiseen.
Nymanderin mukaan Microsoft 365 E7 tarjoaa uuden hallintakerroksen organisaatioille, jotka haluavat syventää tekoälyn käyttöä ja hyödyntää muun muassa AI-agentteja hallitusti ja turvallisesti.
Ennen E7-lisenssipaketin hankintaa on kuitenkin hyvä miettiä, kuinka valmis organisaatio on tekoälyn laajaan käyttöönottoon ja pohtia erilaisia vaihtoehtoja. Päätös riippuu organisaation kypsyydestä, käyttäjien tarpeista, tietoturvavaatimuksista ja pitkän aikavälin tavoitteista.
Parempi näkyvyys ohjelmistojen käyttöön voi pienentää kustannuksia
Yrityksen kannattaa luonnollisesti maksaa vain sellaisista ohjelmistoista, joita se oikeasti tarvitsee. Se on kuitenkin käytännössä helpommin sanottu kuin tehty.
Pilvipalveluissa kustannukset perustuvat usein käyttäjämääriin ja käyttöön, jotka elävät jatkuvasti. Erilaisia projekteja alkaa ja päättyy, tiimit kasvavat ja niiden painopisteet vaihtuvat, ja lisenssitarpeet muuttuvat sen mukaan.
Lisäksi yrityksissä on erilaisia käyttäjäryhmiä. Kaikki eivät tarvitse samoja ohjelmistoja, jolloin käyttäjien profiloinnilla ja lisenssien karsimisella voidaan saada säästöjä.
Hänen mielestään lisenssien hallinnassa on oleellista näkyvyys, mitä ohjelmistoja yrityksessä käytetään, kuka niitä käyttää ja kuinka aktiivisesti.
"Ilman tätä tietoa lisenssejä ostetaan helposti varmuuden vuoksi kaikille. Se nostaa kustannuksia turhaan."
Näkyvyyden avulla organisaatioiden on helpompi valita lisenssit, jotka vastaavat todellista tarvetta, jolloin niiden ei myöskään tarvitse maksaa turhista käyttöoikeuksista.
Oikea IT-kumppani auttaa luovimaan lisenssien viidakossa
Yritysten IT-tiimeillä on lisenssiasioiden ohella paljon muutakin tehtävää. Työtaakkaa ja päätöksentekoa voi helpottaa hyödyntämällä luotettavan kumppanin asiantuntemusta.
Dustinin asiantuntijat auttavat asiakasyrityksiä löytämään tarpeita vastaavat lisenssit ja vertailemaan eri vaihtoehtoja kustannusten säästämiseksi. Kyse ei ole vain hankinnoista. On tärkeää tutustua asiakasyrityksen ympäristöön, seurata markkinoiden muutoksia ja antaa käytännön neuvoja silloin, kun niitä tarvitaan.
Nymander korostaa asiakkaiden proaktiivista neuvontaa. Dustinin ohjelmistotiimi seuraa tarkasti markkinaa, jossa lisenssien ehdot ja hinnat muuttuvat jatkuvasti.
Pystymme kertomaan asiakkaille hyvissä ajoin, mitä muutokset tarkoittavat käytännössä ja miten niihin kannattaa valmistautua. Hyödyllistä tietoa tarjoavat myös Dustinin koulutukset ja katsaukset eri ohjelmistoista.
Asiantuntijoiden rooli korostuu, kun ohjelmistot, tekoäly ja tietoturva liittyvät tiiviimmin yhteen. Asiantuntijat voivat auttaa yrityksiä arvioimaan nykyistä kokoonpanoaan, hahmottamaan lisenssikokonaisuutensa paremmin ja valmistautumaan muutoksiin, kuten Microsoft 365 E7:n käyttöönottoon.
Käytännön työkaluja lisenssihallintaan
Jokaisella asiakasyrityksellä on Dustinilla oma yhteyshenkilö, johon on helppo ottaa yhteyttä.
"Autamme valitsemaan oikeat lisenssit ja välttämään turhia kustannuksia", Dustinin ohjelmistomyynnin asiantuntija Fred Sepa kertoo.
Yhä useampi asiakas hyödyntää Microsoft- ja Adobe-lisenssien hankinnassa Dustinin itsepalveluportaalia.
"Portaalista näkee, mitä lisenssejä yrityksellä on aktiivisena ja paljonko ne maksavat", Sepa sanoo.
Lisenssien lisääminen, käyttäjien muuttaminen tai tilausten peruuttaminen onnistuu helposti. Dustinin asiakkaat voivat hyödyntää myös Software Asset Managementia eli ohjelmisto-omaisuuden hallintapalvelua, joka tuo lisenssien hallintaan vieläkin tarkemman näkyvyyden.
Palveluun kuuluvat Dustinin asiantuntijoiden tekemät analyysit ja auditoinnit. Ne auttavat hahmottamaan kokonaisuuden siitä, miten ohjelmistoja yrityksessä käytetään, onko niiden käyttö aktiivista ja hyödynnetäänkö eri ominaisuuksia oikeasti.
Samalla varmistetaan, että ohjelmistojen vaatimuksenmukaisuus ja tietoturva ovat kunnossa.
Lisenssikokonaisuus tulevaisuuden tarpeisiin
Tehokas lisenssien hallinta ei ole enää pelkkää ohjelmistojen hankintaa. Se on jatkuvaa optimointia, ennakointia ja liiketoiminnan tukemista.
12 hengen ohjelmistotiimillämme on pitkä kokemus IT-alalta ja vahva ymmärrys asiakkaiden arjesta eri toimialoilla. Pitkät asiakassuhteet kertovat luottamuksesta ja kyvystä tuottaa jatkuvaa lisäarvoa nopeasti muuttuvassa teknologiaympäristössä.
Tekoäly on osa yhä useampia työnkulkuja, ja Microsoft 365 E7 tarjoaa uuden tekoälyn ja agenttien hallintakerroksen. Organisaatioiden onkin hahmotettava, millainen ohjelmistokokonaisuus tukee niiden tulevaisuuden suunnitelmia.
Nymander korostaa, että ohjelmistolisenssien hallinta ei ole enää pelkkää hankintaa.
"Asiantuntijamme auttavat asiakkaita rakentamaan kustannustehokkaita ja tulevaisuuden tarpeisiin sopivia lisenssikokonaisuuksia."
Yritysten on hyvä tietää, että oikeat lisenssit voivat säästää kustannuksia, mutta vielä tärkeämpää on näkyvyys, rakenteet ja asiantuntijoiden tuki, jotka auttavat tekemään parempia ohjelmistopäätöksiä pitkällä aikavälillä.
Tutustu ohjelmistopalveluihin
