Oikeat työkalut ovat menestyksen avain. Microsoft 365 kokoaa tehokkaimmat työkalut niin viestintää, kehitystä, turvallisuutta kuin liiketoimintaakin ajatellen yhteen pakettiin.
Uudesta Microsoft 365:stä on saatavilla kaksi versiota, Business pienille ja keskisuurille yrityksille (enintään 300 käyttäjää) ja Enterprise isoille yrityksille (yli 300 käyttäjää). Näin ollen Microsoft 365 sopii erilaisten yritysten tarpeisiin, aina pienistä perhevetoisista kampaamoista metsäjätteihin. Se sopii hyvin myös julkiselle sektorille.
Business-paketissa painopiste on yksinkertaisten ja tehokkaiden työkalujen tarjoamisessa. Enterprise-paketissa on enemmän tasoja ja räätälöintimahdollisuuksia, kertoo Fredrik Berg Dustinilta.
– Microsoft 365 on uskomattoman tehokas paketti, sillä siinä yhdistyvät Microsoftin neljä tuotetta: Office 365 -pilvipalvelu, Office-paketti, Windows 10 ja Enterprise Mobility -suojausohjelmisto. Pohjana toimii sähköposti, jossa työskennellään suunnilleen kuten ennenkin. Sen lisäksi käytössä on älykkäitä ominaisuuksia, kuten yhteistyötoiminnot sekä mahdollisuus työstää ja hallita dokumentteja pilvipalvelussa.
Microsoft 365 sisältää runsaasti kehitys- ja viestintätyökaluja. Sähköpostin lisäksi pakettiin kuuluvat OneDrive, Skype, SharePoint ja Yammer. Uutta on se, että näitä kaikkia on mahdollista käyttää Teams-työtilassa.
– Teams-työkalulla voi hallita projekteja ja tehdä sujuvaa yhteistyötä. Sen avulla voi jakaa asiakirjoja ja keskustella, tehdä kokouspöytäkirjoja ja paljon muuta. Aikaisemmin nämä toiminnot olivat hajallaan, mutta nyt kaikki on yhdessä paikassa, joten Teams sujuvoittaa työskentelyä huomattavasti, Berg kertoo.
Myös tietoturva paranee Microsoftin kokonaisratkaisujen avulla. Business-versio yksinkertaistaa tietoturvaa, sillä se varmistaa automaattisesti, että jaetut tiedot säilyttävät tietoturva-asetukset. Enterprise-järjestelmässä tietoturvaa voi säätää yksityiskohtaisemmin. Esimerkiksi asiakkaille mahdollisia toimintoja voidaan rajoittaa, ja sisäänkirjautumiseen on erilaisia vaihtoehtoja, kuten yksi- tai monitasoinen tunnistautuminen.
Paketin taustalla pyörii koko ajan Microsoftin tekoälyassistentti Cortana, joka on valmiina parantamaan käyttäjän työskentelykokemusta. Cortana analysoi käyttäjää, oppii tämän toimintatavat ja sujuvoittaa siten työntekoa.
– Olemme pitäneet Cortanaa samanlaisena virtuaalisena avustajana kuin Applen Siriä. Mutta Cortana on koneäly, joka tunnistaa käyttäjän työtavat ja toiminnan. Jos esimerkiksi etsii tiettyä asiakirjaa, Cortana ehdottaa sitä asiakirjaa, jota uskoo käyttäjän tarvitsevan. Mitä enemmän ohjelmistoa käyttää, sitä paremmin se oppii toimimaan.
Microsoft 365 sisältää myös kehittyneitä työkaluja, joiden avulla voi analysoida dataa. Power BI voi muun muassa koostaa raportteja ja interaktiivisia esityksiä liiketoiminnan kehittymisestä. Berg huomauttaa myös, että sekä Business että Enterprise tukevat uutta eurooppalaista tietosuoja-asetusta GDPR:ää, jonka kanssa monet kamppailevat tällä hetkellä. – Näillä työkaluilla sen käyttöönotto on helpompaa.
Lue lisää Office 365:stä täältä.
