Työntekijät liikkuvat yhä enemmän ja tekevät yhä enemmän yhteistyötä eri ryhmissä yrityksen sisällä ja ulkopuolella. Samalla myös turvallisuusriskit lisääntyvät. Kyse voi olla esimerkiksi siitä, että työntekijät käyttävät ulkoisia yhteistyötyökaluja ja tallennustiloja. Tätä kutsutaan monesti nimellä Shadow Cloud tai Shadow IT, sillä tiedot eivät enää ole IT-osaston hallinnassa. Toisaalta kyse voi olla myös siitä, että työntekijät eivät täytä GDPR-asetuksen edellyttämiä henkilötietojen käsittelyä koskevia vaatimuksia, kun tiedot tallennetaan yrityksen omien palvelimien tai pilviympäristön ulkopuolelle.
Microsoft Teams tekee yhteistyöstä turvallisempaa
Microsoft Teams on Office-perheeseen kuuluva yhteistyötyökalu, jonka on ajateltu parantavan tuottavuutta ja yhteistyötä turvallisuudesta tinkimättä. Teams on itsenäinen ohjelma, joka on "perinyt" Office 365:n kaikki turvallisuusominaisuudet, esimerkiksi käyttäjien identiteetin hallinnan monimenetelmäisellä todentamisella, salatuilla tiedostoilla ja tiedostojen käyttöoikeuden hallinnalla. IT-johtajat ja järjestelmänvalvojat voivat myös yhdistää Teamsiin Office-tuoteperheen kehittyneimpiä turvallisuustyökaluja.
Seuraavana on mainittu muutamia Microsoft Teamsin turvallisuustoimintoja, jotka suojaavat yrityksen tietoja myös silloin, kun työntekijät tekevät yhteistyötä toimiston ulkopuolella tai jakavat tiedostoja yrityksen ulkopuolelle, esimerkiksi toimittajille ja asiakkaille:
Ehdollinen pääsy yrityksen tietojen pariin
Microsoft Teams rajoittaa tietojen käyttöoikeuden hyväksyttyihin laitteisiin yrityskäytännön mukaisesti. Teamsissa käytetään samaa käyttäjätunnusta kuin Office 365:ssa, joten voit esimerkiksi:
- Käyttää monimenetelmäistä todentamista
- Estää pääsyn tiettyihin palveluihin IP-osoitteen tai maantieteellisen sijainnin perusteella
- Antaa yritystietojen käyttöoikeuden vain tietyille sovelluksille
Turvallinen tallennus
Microsoft Teams hyödyntää Exchangessa ja SharePointissa käytössä olevia tallennustoimintoja.
Salatut tiedot
Microsoft Teams salaa yrityksen tiedot, olipa kyse sitten ryhmäkeskusteluista, jaetuista tiedoista tai muistiinpanoista.
Edistynyt hakutoiminto
Microsoft Teamsissa on edistynyt hakutoiminto, jonka ansiosta järjestelmänvalvojat voivat hakea tietoja työkalun kaikista osista, kuten keskusteluista, sähköpostiviesteistä, asiakirjoista, jaetuista kalentereista ja eri ryhmiin yhteydessä olevista SharePoint-sivuista. Tämän toiminnon avulla on esimerkiksi helpompi täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen edellyttämät henkilötietojen käsittelyä koskevat vaatimukset.
Suojaa haittaohjelmilta ja kyberhyökkäyksiltä
SharePointin ja OneDrivem tavoin Microsoft Teamsin tietojen suojauksesta vastaa Advanced Threat Protection, ATP. ATP suojaa yrityksen tietoja reaaliaikaisesti kyberhyökkäyksiltä, estää turvattomat liitteet ja linkit sekä helpottaa tietomurtojen jäljittämistä.
Yhteenveto – parempi yleiskuva ja hallinta
Ehkä suurin syy valita Microsoft Teams yrityksen yhteistyötyökaluksi on se, että se antaa IT-johtajalle paremman yleiskuvan turvallisuustilanteesta. Sillä ei ole väliä, työskentelevätkö työntekijät yksittäin tai ryhmässä, toimistossa tai työpaikan ulkopuolella tai tekevätkö he yhteistyötä ulkoisten työntekijöiden kanssa ja lähettävät tiedostoja heille.
Työntekijät käyttävät samaa käyttäjätunnusta kuin Office 365:ssä. Käyttäjätunnus määrittää, mitä sisältöä ja laitteita he saavat käyttää ja minkä sovellusten kautta he voivat päästä käsiksi yrityksen tietoihin ryhmässä työskennellessään. Microsoft Teamsin ansiosta työntekijöiden ei myöskään tarvitse totutella uusiin turvallisuusrutiineihin.
Teams – utelias kuulemaan lisää?
Teams parantaa yrityksesi turvallisuutta – mutta miten voit taivuttaa työntekijäsi käyttämään uutta työkalua? Dustin järjestää työpajan tiimillesi.
Teams parantaa yrityksesi turvallisuutta – mutta miten voit taivuttaa työntekijäsi käyttämään uutta työkalua? Dustin järjestää työpajan tiimillesi. Saat lisätietoja ilmoittamalla kiinnostuksestasi.
Lue lisää:
Rohkaise työntekijöitä ottamaan Microsoft Teams käyttöön
Microsoft Teams tehostaa yhteistyötä
Microsoft Teams yksinkertaistaa tietojen tallentamista ja käsittelyä
Microsoft Teams – yhteistyötä tehostava uusi työkalu
Teams yksinkertaistaa yhteistyötä