Mitä etätyön onnistuminen edellyttää?

Vuoden aikana on puhuttu paljon etätyön hyvistä ja huonoista puolista. Ihmiset eivät kuitenkaan tiedä, miten pitkään nykyinen pandemia vielä jatkuu tai milloin seuraava terveyskriisi saapuu. Sen vuoksi moni yritys ei enää mieti, kannattaako etätyön tekeminen vai ei, vaan miten se onnistuu parhaalla mahdollisella tavalla.

Vuoden aikana on puhuttu paljon etätyön hyvistä ja huonoista puolista. Emme kuitenkaan tiedä, miten pitkään pandemia kestää tai milloin seuraava terveyskriisi uhkaa, eikä monissa yrityksissä olekaan kyse siitä, onko etätyö itsessään hyvä vai huono asia – vaan miten se voidaan parhaiten toteuttaa.

Fyysinen ja henkinen terveys on tärkeää. Suuria riskejä ovat ergonomia, sosiaalinen eristäytyminen sekä vaikeus pitää yksityis- ja työelämä erillään. Ipsosin ja Dagens Nyheterin kesäkuussa toteuttamassa tutkimuksessa 51 prosenttia ruotsalaisista piti yksinäisyyttä ja kollegojen puutetta koronakriisin pahimpana seurauksena. Entinen Yhdysvaltain korkein lääkintäviranomainen Vivek H. Murthy katsoo, että meidän tulisi olla huolissamme nimenomaan yksinäisyyden pandemiasta:

”Suurin näkemäni terveysongelma ei ole sydänsairaus tai diabetes – vaan yksinäisyys. Yksinäisyys lyhentää elämää yhtä paljon kuin 15 tupakan polttaminen päivittäin. Se vaikuttaa terveyteemme enemmän kuin ylipaino.”

– Jotta etätyö saadaan toimimaan terveyden näkökulmasta, tarvitaan kaksi keskeistä ainesosaa. Ensimmäinen niistä on käytännön tuki, kuten oikea tekniikka ja oikeat digitaaliset ratkaisut sekä kaikki niihin liittyvä. Toinen on sosiaalinen tuki eli huolehtiminen henkilöstön sosiaalisista resursseista. Työntekijän on esimerkiksi tärkeää tietää, kenen puoleen kääntyä eri kysymyksissä, ja palautekulttuurin on toimittava, Widar sanoo.

Yksi maailman johtavista verkkoyhteistyön asiantuntijoista on Matt Mullenweg, Wordpressin luoja ja Wordpress-alustan kehityksestä vastaavan Automatticin perustaja. Automattic on ollut niin kutsuttu hajautettu työpaikka alusta lähtien eli 15 vuotta. Nykyään sillä on yli tuhat työntekijää 77 maassa.

”Yksi elämäni tärkeimmistä tavoitteista on saada useammat yritykset työskentelemään hajautetusti. Se on hyvä ympäristön, uusien mahdollisuuksien ja talouden kannalta. Olen hämmästellyt, miten vauhdilla etätyö on lisääntynyt lähes kaikissa yrityksissä. Se on sujunut paremmin kuin uskoinkaan”, Matt toteaa New York Timesille.

Monilla yrityksillä on kuitenkin paljon opittavaa. ”Uskon, että jos hajautettu työ toteutetaan hyvin, se voi lisätä tuottavuutta huomattavasti”, sanoo Matt, joka on myös kehittänyt etätyöhön Distributed Work’s Five Levels of Autonomy -nimellä esittelemänsä mallin. Siinä hän kuvailee, miten yritys voi siirtyä ykköstasolta, jolla kaikki työ on tehtävä tietyssä fyysisessä paikassa, korkeammille tasoille, joilla työntekijät työskentelevät eri aikoina ja eri paikoissa ja työ arvioidaan sen mukaan, miten hyvin he hoitavat saamansa tehtävät. Näillä tasoilla yritykset luottavat täysin työntekijöihinsä ja ottavat heidät mukaan järjestelmälliseen päätöksentekoon.

Automatticsin etätyömalli perustuu muun muassa Daniel Pinkin Drive-kirjaan. Siinä kirjailija kuvailee kolmea tärkeintä asiaa, jotka motivoivat ihmisiä töissä: (1) mahdollisuus omien valmiuksien kehittämiseen, (2) työn kokeminen merkitykselliseksi ja (3) mahdollisuus oman työtilanteen hallintaan.

”Kahdessa ensimmäisessä asiassa myös toimistolähtöiset yritykset voivat olla hyviä. Itsenäisyyden osalta ne eivät kuitenkaan koskaan pääse samoille tasoille kuin hajautetut yritykset”, Matt kirjoittaa.

Pandemian jälkeen yhä useammat yritykset kysyvät, tarvitseeko niiden todella maksaa toimitiloista, jos työt voidaan hoitaa yhtä hyvin tai paremmin etänä. Kenties yhä useammat yritykset tekevät samoin kuin Automattic ja tarjoavat jokaiselle työntekijälle rahasumman, jolla he voivat varustaa ja mukauttaa oman toimistonsa juuri niin kuin parhaaksi näkevät.

Useimmissa tapauksissa nopea muutos on sujunut odotettua paremmin. Samalla on kuitenkin muistettava, että muutoksen taustalla on pakko eikä suunnittelu. Truesec-IT-konsulttiyrityksen Principal Technical Architect Simon Binder katsoo, että tämä on vaikuttanut sekä käyttökokemukseen että turvallisuuteen.

– Organisaatiot ovat joutuneet lähettämään kotiin monia työntekijöitä lyhyellä varoitusajalla, jolloin on täytynyt valita helpoin ja halvin tapa. Tämä on tietenkin vaikuttanut turvallisuuteen. Olemme voineet nähdä tämän myös hyökkäysmalleissa. Covid-19-aiheisia tietojenkalasteluyrityksiä tulee valtava määrä, ja hakkerit ovat ottaneet kohteekseen erilaisia etäohjattuja ratkaisuja ja yhteistyöalustoja, joista olemme tulleet riippuvaisiksi.

Monet saattavat myös luulla, että tämänhetkinen todellisuus on ainoa todellisuus, joka etätyöhön on tarjolla. Ihmiset ovat saattaneet pelästyä kotoa käsin työskentelyä.

– Yritysten johto käy varmasti läpi tämän ajan ja pyrkii selvittämään, ovatko ihmiset olleet tehokkaita. Etätyötä ei voida kuitenkaan valvoa ilmiönä oikeudenmukaisesti tässä oudossa tilanteessa, Simon toteaa.

Teksti: Sofia Edgren, Johan Larsson, Robert Långström