Aiheuttaako yhteistyöalustojen käyttöönotto turhaa digitaalista stressiä?

Kun uusien yhteistyöalustojen käyttöönotto hoidetaan huonosti, digitaalinen stressi ja pullonkaulojen määrä organisaatiossa kasvavat. Kun kaikki tietävät miksi ja miten järjestelmiä käytetään, onnistuu uuden ohjelman käyttöönotto sujuvasti.

Uusien järjestelmien käyttöönottoa ei pidä tehdä hutiloiden, oli kyse sitten teknisten valmiuksien hoitamisesta tai uusien toimintamallien tiedottamisesta. Monissa organisaatioissa digitalisaatiosta on tehty päämäärä itsessään, ja se nostetaan menestyksen edellytykseksi selittämättä henkilöstölle, mitä sillä oikeastaan tavoitellaan ja miten siinä onnistutaan.

Jos työntekijät eivät ymmärrä, miten ja miksi erilaisia työkaluja ja yhteistyöalustoja pitäisi käyttää, digitaalinen stressi kasvaa. Sähköpostit, ryhmäkeskustelut, projektityökalut, sosiaalinen media, push-ilmoitukset ja muut vaativat jatkuvaa huomiota. Jos ei voi koskaan rentoutua, stressitaso nousee ja lopulta johtaa terveydelle vaaralliseen tilanteeseen. Yrityksissä, joissa ollaan tyytyväisiä tietotekniikkaan, on panostettu koulutukseen ja viestintään.

Tämä artikkeli on osa Muutosjoustava IT -raporttiamme.

Stressaava käyttöönotto

Monissa yrityksissä on kokeiltu ottaa digitaalisia yhteistyöalustoja käyttöön ilman perinpohjaista suunnitelmaa tai riittävää teknistä kypsyyttä. Microsoft Teams ja Slack ovat hyviä esimerkkejä ohjelmista, joiden toiminnallisuuksille on nyt paljon kysyntää, mutta niiden oletetaan olevan ratkaisu kaikkeen miettimättä sitä, miten työntekijät tulevat oikeasti käyttämään ohjelmia. Jos yhteistyöalustojen käytössä epäonnistutaan, usein syynä ei ole ohjelma itsessään vaan se, että käyttöönotto on ollut stressaavaa tai käyttäjien osaamistaso on arvioitu väärin. Tyytyväisyys kasvaa, kun IT-organisaatiolla on osaamista ja koko organisaatio sitoutuu prosessiin.

Kohti korkeampaa osaamista

Jotta pullonkauloja ei muodostu ja käyttöönotto tapahtuu onnistuneesti, kaikilla työntekijöillä on oltava tarpeeksi tietoa ohjelman eri ominaisuuksista. Koulutus kannattaa aloittaa jo uuden järjestelmän käyttöönoton aikana: vaikkei kaikkia toiminnallisuuksia päästäisikään kokeilemaan ensimmäisellä kerralla, ei oppimiskäyrästä tule niin jyrkkä, kun eri toimintoja testataan vaiheittain.

Näin luot oikeat edellytykset yhteistyöalustojen käytölle

On selvää, että IT-osaston on ensin huolehdittava perusasioista ennen kuin järjestelmiä ja toimintatapoja voidaan kehittää edelleen. Näiden perusedellytysten on oltava valmiina, kun uudet yhteistyöalustat tai -työkalut otetaan käyttöön:

1. Vakaat datayhteydet (verkko, Wi-Fi jne.)
2. Etätyöympäristön on oltava vakaa, luotettava ja nykyaikainen
3. Tietoalustojen (”dokumenttien”) on oltava nopeita ja saavutettavia

Jos perusteet eivät ole kunnossa, johtaa uusien järjestelmien käyttöönotto vain yleiseen tyytymättömyyteen. Jos työntekijät kokevat, että työkalu ei helpota arkea, digitaalinen stressi lisääntyy, mikä taas osaltaan kuormittaa tukipalveluja. Lopulta myös muutkin IT-osaston osat kuormittuvat.