Jäsennä päiväsi, osoita käytettävyytesi ja muista myös sosiaaliset asiat. IT-konsulttimme Fredrik Hansson kertoo, mitä kannattaa pitää mielessä etätyötä tehtäessä.
Olemme aiemmin kertoneet Forbes-talouslehden ilmoittamista luvuista, joiden mukaan yhdeksän kymmenestä etätyötä tekevästä kokee saavansa enemmän tehtyä etänä kuin toimistossa. Etänä häiriötekijöitä ei ole yhtä paljon ja työskentely on tehokkaampaa.
Organisaatiokulttuurit eroavat toisistaan, mutta noin 40 prosenttia ruotsalaisista yrityksistä rohkaisee nykyään työntekijöitään työskentelemään kotoa käsin kerran viikossa. Etätyön tarjoamat edut ovat selviä:
- Vähemmän stressiä ja tehokkaammin käytetty työaika.
- Pienempi työmatkoihin kuluva aika ja pienemmän matkakulut.
- Parempi ympäristölle.
Istuimme alas Malmössä päämajaansa pitävän IT-konsulttimme Fredrik Hanssonin kanssa ja keskustelimme siitä, mitä etätyön tekijöiden kannattaa pitää mielessä. Kotona, kahvilassa tai autossa. Yksinkertaisesti siellä, missä se parhaiten sujuu.
Jäsennä päiväsi
Suosittelen lämpimästi, että aloitat jäsentämällä päiväsi. Päätä, milloin työskentelet ja milloin pidät esimerkiksi lounas- tai kahvitauot. Sekä tietenkin sen, milloin lopetat työt. Kaikkihan me tiedämme, miten vaikeaa töiden jättäminen ja kotiin lähteminen voi olla... mutta vitsit sikseen, on nimittäin tärkeää erotella työ vapaa-ajasta myös kotoa käsin työskenneltäessä, Fredrik sanoo.
Osoita käytettävyytesi
Kun teet etätyötä esimerkiksi Microsoft Teamsin tai Skypen avulla, on tärkeää, että annat tietoa omasta käytettävyydestäsi. Muista päivittää tilaviestisi. Teamsissa voit profiilikuvaasi napsauttamalla helposti muuttaa tilaasi ja kertoa työkavereille esimerkiksi siitä, miksi et jonakin tiettynä hetkenä ole käytettävissä, Fredrik selvittää.
Muista sosiaalinen puoli ja käynnistä kamera
Jos osallistut Teams-tapaamiseen, muista käynnistää kamera. Hyvän kuulokemikrofonin avulla sekä sinä että kollegasi kuulette sanotut asiat. Teamsin chat-mahdollisuuden avulla voit kirjoittaa tapaamisen osallistujille ilman, että häiritset puhujaa. Käytössä on myös valkotaulu, jos haluat esitellä asioita piirroksin tapaamisen aikana.
Sumenna tausta ja näytä vain olennainen
Tapaamisissa voit helposti sumentaa taustan siirtymällä Teamsin asetuksiin ja napsauttamalla kohtaa "blur my background”. Siten sinä olet keskipisteessä taustan sijaan, häiriötekijöitä ei ole eikä sinun tarvitse jakaa yksityiselämääsi.
Tilannepäivitykset ryhmän muille jäsenille
Kameran käynnistämisen lisäksi on tärkeää myös muistaa antaa tilannepäivityksiä ryhmän sisällä jotta kaikilla olisi hyvä yleiskuva. Kerro, mitä olet tehnyt ja mikä on tilanteesi yhteisten projektien suhteen. Chattaile tai käy videoneuvottelu lähimpien työkavereidesi kanssa spontaanien kahvittelujutustelujen korvaamiseksi, Fredrik päättää.
Oikean ajattelutavan lisäksi joustava etätyö edellyttää myös oikeita tuotteita.