Työpiste

Näin toimii täysin virtuaalinen toimisto

Voiko yritys toimia ilman toimitiloja? Kyllä voi. Enää ei tarvita toimistoa ja kokoushuoneita, vaan työtä tehdään netissä älykkäiden palvelujen avulla.

Yhä useampaa työtä voi nykyään tehdä missä vain ja milloin vain. Tämän mahdollistavat näppärät mobiililaitteet ja älykkäät pilvipalvelut. Myös työtehtävät ovat muuttuneet, ja fyysisiä toimenpiteitä tarvitsee tehdä entistä vähemmän. Yritysten on hyvä pohtia, onko hintavia vuokrasopimuksia järkevää solmia vain siksi, että saadaan kerättyä työntekijät samaan toimistoon. Monissa yrityksissä on siirrytty työskentelemään ja kommunikoimaan virtuaalisesti internetissä toimitilojen sijaan.

Ei tarvetta toimistolle

Ruotsalainen urakehityksen parissa toimiva yritys Go Monday on yksi virtuaalitoimistoon päätyneistä yrityksistä.

– Toimintamme käynnistyi viisi vuotta sitten, ja alkuun vuokrasimme tiloja toimistohotellista. Jo puolessa vuodessa huomasimme, että fyysisistä toimitiloista ei ollut hyötyä. Emme käyttäneet niitä juurikaan. Siirryimme tekemään töitä ilman toimitilaa, kertoo Go Mondayn toimitusjohtaja Erik Fors-Andrée.

Yhteydenpito hoidetaan pääasiassa verkon välityksellä, mutta myös perinteinen puhelinsoitto toimii, Fors-Andrée kuvailee.

– Koska osa 12 hengen porukastamme on yleensä Tukholmassa, kokoonnumme välillä yhteen paiskimaan hommia. Tällöin työskentelemme kahvilassa tai hotellien lounge-tiloissa.

Slack on ykkönen

Fors-Andréen ei tarvitse pohtia pitkään, mikä on yrityksen tärkein työkalu.

– Se on ehdottomasti Slack-pikaviestintäsovellus, johon saa liitettyä paljon yhteistyötä helpottavia pilvipalveluja. Meillä on käytössä useita kanavia, jotta voimme erotella esimerkiksi asiakkaita ja sidosryhmiä koskevat keskustelut.*

– Olemme integroineet Slackiin useita palveluja, kuten tilaustenhallintatyökalut ja sen, että voimme käydä läpi työhakemuksia. Olemme liittäneet siihen myös projektinhallintatyökalu Trellon sekä Google Drivestä löytyvät ominaisuudet.

– Kun joku tekee tekstidokumentin tai taulukon Google Drivessä, se löytyy Slack-ympäristöstämme. Näin muut pääsevät lukemaan ja muokkaamaan sitä, Fors-Andrée kertoo.

Näiden lisäksi Go Monday käyttää myös itse kehitettyjä digiympäristöjä.

Yhteys säilyy

Fors-Andréen mielestä yhteisöllisyyden luominen digitaalisessa ympäristössä ei ole kovin haastavaa.

– Se on asennekysymys. Uskon, että monet yritykset voisivat hyötyä tästä, jos vain uskaltaisivat kokeilla. Yrityskulttuuria saatetaan luoda vahvemmin digitaalisesti kuin fyysisissä kokouksissa. Netissähän sitä muutenkin ollaan.

Go Monday -yrityksellä on jopa kahvihuoneeksi nimetty Slack-kanava, jossa rupatellaan aivan kuin konttorien kahvihuoneissa. Fors-Andréen mukaan suurin osa yrityksistä voisi jo pyöriä digitaalisesti ilman fyysisiä toimitiloja.

– Poikkeuksena ovat tietenkin ne yritykset, joissa fyysinen läsnäolo on välttämätöntä, mutta niitä ei ole kovin runsaasti. Tietysti on paljon osaamis- ja näkemyseroja, jotka vaikuttavat siihen, kuinka asiat voi yrityksessä järjestää.

Hän antaa konkreettisen esimerkin siitä, millaisia nämä erot voivat olla:

– Minulle paperiset dokumentit eivät ole niitä tärkeimpiä ja säilytettäviä. Jos tarvitsen jonkun dokumentin talteen, skannaan sen ja heitän paperin roskiin. Monethan tekevät edelleen päinvastoin: silloin kun jokin on tärkeää, se pitää ehdottomasti olla paperilla.

* Vaihtoehto on Microsoft Teams, joka toimii samalla idealla.

Viisi vinkkiä virtuaalitoimistoon

1. Valitse oikeat palvelut

Pilvipalvelut mahdollistavat sen, että yhteistyö sujuu myös erilaisilla mobiililaitteilla. Integroitavat palvelut ovat kaikista tehokkaimpia.

2. Muista sosiaalisuus

Järjestä viestinnälle tilaa ja välineitä, jotta sosiaaliset suhteet pysyvät voimissaan.

3. Suojaa näytöt

Läppärien näytönsuojat takaavat, että tiedostot ja tekemisesi eivät näy ulkopuolisille.

4. Älä unohda ergonomiaa

Alaselkä ja ryhti kärsivät, kun työskentelee milloin missäkin. Puhallettava selkätuki kulkee kätevästi mukana ja takaa paremman ergonomian paikasta riippumatta.

5. Kone kiinni

Kun töitä voi tehdä mistä tahansa ja milloin tahansa, työ saattaa helposti ahmaista liikaa aikaa. Huolehdi siitä, että koneet suljetaan ja vaihdetaan vapaalle –säännöllisesti.

Jos haluat tietää kuinka luot virtuaalisen konttorin, ota meihin yhteyttä.

Lue lisää, kuinka käytät Microsoft Teamsia yksinkertaisempaan yhteistyöhön.

11 joulukuuta 2018

Aihealue