Yhä useampi on huomannut että Microsoft Teamsia voidaan käyttää niin yrityksen sisäisessä kuin ulkoisessakin kommunikoinnissa, mutta monet eivät vielä tiedä miten ohjelmasta saa enemmän irti. Me annamme vinkkejä, jotka parantavat Teams-käyttökokemustasi.
Luo chat-ryhmiä
Tarve vaatii joskus pienen ryhmän kookoon saamista kätevästi ilman erillisen Teams-ryhmän luomista. Ratkaisu on luoda chat-ryhmä - osallistujien kutsuminen ei ole vaikeampaa kuin sähköpostin lähettäminen. Chat-ryhmässä voitte jakaa tiedostoja ja käsitellä niitä yhdessä. Anna ryhmälle hyvä ja johdonmukainen nimi, jotta se on helppo löytää uudelleen.
Käytä Teamsia kännykässä
Moni käyttää Teamsia ahkerasti toimistossa, mutta Teams voidaan myös hankkia puhelimeen mobiilisovelluksena. Sovellus on saatavilla niin IOS- kuin Android-laitteisiin ja sillä voidaan tehdä lähes kaikea mitä tietokonesovelluksellakin. Osallistuessasi videopuheluihin, kuvanlaatu riippuu vastaanoton tasosta.
Opettele muutama pikakometo
Useimmat osaavat käyttää pikakomentoja Wordissa ja Excelissä mutta tiesitkö, että voit vastata Teams-chatiin painamalla R-kirjainta tai liittää tiedoston painamalla ALT+A samanaikaisesti? Kaikki pikanäppäimet löytyvät Teamsista kun kirjoitat hakuruutuun /pikanäppäimet (/keys jos ohjelmasi on englanniksi).
Jaa tiedostosi ja käsittele niitä yhdessä kollegojen kanssa
Tekstitiedostojen ja laskentataulukoiden lähettäminen edestakaisin pitkillä sähköpostiketjuilla ei ole kovin tehokasta. Ne on parempi jakaa Teamsissa niin, että kaikki voivat työskennellä niiden parissa samanaikaisesti ja kirjoittaa niihin merkintöjä tai vaihtaa ideoita siihen kuuluvassa chatissa. Muutokset näkyvät reaaliajassa ja kaikki keskustelut tallentuvat. Tiedostojen jakamisen toinen etu Teamsissa on, että tiedot on salattu ja jakaminen on helppo lopettaa kun tiedostoa ei enää tarvita. Tiedostojen hallinnan merkitys on kasvanut erityisen paljon GDPR tietosuoja-asetuksen myötä.
Vaihda tai sumenna tausta videoneuvottelun ajaksi
Kenenkään koti ei ole aina täydellisessä järjestyksessä, joten mikä neuvoksi kun tiskivuori komeilee keittiön tiskipöydällä? Voit vaihtaa taustakuvan! Teamsissa voit joko sumentaa taustan tai vaihtaa sen valitsemaasi taustakuvaan.
Hallitse ilmoituksia
Teams on loistava työkalu tapahtumien seuraamiseen, mutta liiallisten ilmoitusten määrä saattaa stressata. Moni ei ehkä tiedä, että ilmoitusasetuksista löytyy paneeli, josta voit määrittää yksityiskohtaisesti milloin ja miten saat ilmoituksia ja viestejä. Oletko huomannut ”älä häiritse”-tilan, joka päästää läpi vain valitsemasi viestit tai että voit valvoa kollegasi tilaa ja saada ilmoituksen tilan muuttuessa.
Kiinnitä ja piilota kanavia
Mitä useampaan Teamiin kuulut, sitä vaikeampi on saada yleiskuva ja seurata kaikkea mitä tapahtuu. Hyvä tapa järjestellä ryhmiä on valita tärkeät kanavat ja piilottaa kanavat, joita ei tarvitse seurata. Jos haluat olla varma, ettei mikään tärkeä pääse jäämään huomaamatta, voit valita ilmoituksen heti kun valitsemillasi kanavilla tapahtuu jotain.
Hyödynnä kokousmuistiinpanoja
Teamsin kokousmuistiinpanot ovat loistava paikka tallentaa ja jakaa muistiinpanoja ennen Teams-kokousta ja sen jälkeen. Voit lukea ne valitsemalla "Näytä kokousmuistiinpanot”. Kun samalla ryhmällä on seuraava kokous, voit avata ne virkistääksesi muistiasi ja jatkaaksesi siitä, mihin lopetit.
Jaa digitaalinen valkotaulu
Fyysisen tapaamisen etuna on, että voitte kokoontua valkotaulun ympärille, ideoida ja piirtää ajatuskarttoja yhdessä. Mutta tämä onnistuu nyt myös Teamsissa! Jokainen kokoukseen osallistuja voi käyttää digitaalista Whiteboardia kiinnittäen siihen post-it-lappuja tai piirtämällä ja kirjoittamalla siihen.
Käytä sisäänrakennettua aputoimintoa
Teams on täynnä älykkäitä ominaisuuksia, joiden avulla voit olla vuorovaikutuksessa ja tehdä yhteistyötä kollegoittesi kanssa. Jos sinulle herää kysymyksiä tai haluat tietää lisää jostakin ominaisuudesta, pääset kätevästi alkuun integroidulla ohjetoiminnolla. Päästäksesi ohjeisiin kirjoitat vain hakukenttään /ohje (/ help, jos ohjelmasi on englanniksi).
