Yhteistyö kukkii toimivassa neuvotteluhuoneessa. Toimiva tekniikka ja huolella mietitty ulkoasu tekevät tilasta luovemman ja mukavamman. Näillä vinkeillä rakentuu juuri yrityksen tarpeisiin sopiva kokoustila.
Osa 1:
Trendejä ja toiveita
Trendinä on hankkia kaikkiin kokoushuoneisiin sekä video- että äänentoisto joko kiinteästi asennettavien järjestelmien tai mobiilien videoneuvottelulaitteiden avulla.
– Aiemmin panostettiin muutamaan kalliimpaan neuvotteluhuoneeseen laitteineen. Nykyään videotoiminnot halutaan jokaiseen kokoushuoneeseen. Työntekijät käyttävät omia tietokoneitaan videopalavereja varten, minkä takia Microsoft ja Google panostavat voimakkaasti laitteitten videoneuvotteluominaisuuksiin, kertoo JML-Systemin toimitusjohtaja Daniel Andersson. Vuodesta 2017 Dustin Groupiin kuulunut JML-System on erikoistunut rakentamaan audio-, kuva- ja valvontajärjestelmiä toimisto- ja kokoushuoneisiin.
– Myös äänenlaadulle asetetaan entistä enemmän vaatimuksia. Aiemmin kokoushuoneet olivat kliinisen tehokkaita, mutta nyt halutaan välittää tunteita. Neuvotteluhuoneessa voidaan esimerkiksi soittaa taustamusiikkia, mitä ei olisi tehty vielä viisi vuotta sitten, Andersson sanoo ja jatkaa:
– Sekä toimistot että työ nähdään eri tavalla kuin ennen. Kun työpaikalla ollaan kahdeksan tuntia päivässä, työtiloissa halutaan myös viihtyä. Viihtyisä ympäristö on tärkeää niin yrityksen brändin kuin työntekijöiden kannalta. Se houkuttelee yritykseen taitavia työntekijöitä ja saa heidät pysymään siellä.
Avokonttoreissa on nykyään yleensä sekä normaalinkokoisia neuvotteluhuoneita että pienempiä huoneita, joihin mahtuu kahdesta kuuteen ihmistä. Myös pienempiin huoneisiin halutaan ammattimaisia ääni- ja videoratkaisuja.
Monesti pienet kannettavat videopalaverilaitteet ovat oiva ratkaisu: ulkoiseen näyttöön liitettävä paketti sisältää kameran, mikrofonin ja kaiuttimet. Sisäänrakennettu akku riittää useamman tunnin video- tai äänipuheluihin. Mikrofoni ja kaiuttimet puolestaan varmistavat, että kaikki läsnäolijat kuulevat toisensa. Anderssonin mukaan kiinteät laitteet ovat silti paras ja toimivin ratkaisu.
Toinen trendi on käyttää televisionäyttöjä esityksissä projektorien sijaan. Suurten näyttöjen hinnat ovat laskeneet paljon viimeisten viiden vuoden aikana, mikä on lisännyt niiden suosiota.
– Tv-näyttöjen suosiminen lisää neuvotteluhuoneiden mukavuutta. Resoluutio, terävyys ja kirkkaus ovat niissä ylivoimaisesti parempia kuin projektorien heijastamassa kuvassa. Lisäksi päästään eroon projektorin tuulettimien pitämästä äänestä, kertoo Dustinin infrastruktuurin tuotepäällikkö Joakim Isaksson.
Osa 2:
Neuvotteluhuoneen suunnittelu
Olipa kyseessä vanhan kokoushuoneen remontointi tai uuden sunnitteleminen, mielessä on hyvä pitää muutama seikka.
Neuvotteluhuone on mukautettava käyttötarkoitukseen sopivaksi. Kannattaa pohtia, tullaanko siellä pitämään videoneuvotteluja, kokouksia, presentaatioita, workshoppeja vai kaikkia niitä.
Jos huoneeseen tulee tv-ruutu, se on tärkeää asettaa niin, ettei näytölle tule heijastuksia ikkunasta. Sijoittelua on hyvä miettiä erityisen tarkasti, jos tilaa käytetään videopalavereihin. Kamera on yleensä samassa paikassa kuin näyttö, joten jos osallistujat istuvat ikkunan edessä, heistä näkyy muiden ruuduilla vain mustat siluetit. Jos ainoa sopiva paikka näytölle on ikkunaa vastapäätä, kannattaa miettiä miten huoneen saa pimennettyä.
Seinien ja katon olisi hyvä olla neutraalin sävyisiä. Vahvat värit huoneessa voivat aiheuttaa sen, että kamera asettaa valkotasapainon väärin, jolloin värit ja ihonsävyt vääristyvät.
Jos kokoushuone on iso ja monen ihmisen yhtäaikaisessa käytössä, tarpeen voi olla hankkia useampi mikrofoni, jotta kaikkien puhe kuuluu yhtä hyvin. Sisustuksessa on hyvä käyttää verhoja, mattoja ja muita ääntä imeviä elementtejä, jotta ääni ei kierrä tai ole epämiellyttävän kova. Jos huoneeseen mahtuu maksimissaan kuusi ihmistä, lisäkaiuttimia ei yleensä tarvita, vaan televisioruudun tai videopalaveriratkaisun kaiutin riittää.
Aiemmin käytettiin erillisiä videoneuvotteluratkaisuja. Niiden haasteena on kuitenkin se, että laitteita käytettäessä pitää muistella joka kerta, miten niitä käytetään. Nykyisin suositaan oman tietokoneen liittämistä järjestelmään. Näin saadaan hyvänlaatuinen ääni, kuva ja videoyhteys.
Osa 3:
Erilaisia kokoushuoneita
Kokousta missä tahansa
Avokonttorit ja aiempaa pienemmät kokoushuoneet ovat suosiossa. Videoneuvottelut arkipäiväistyvät, mutta osallistujia ei välttämättä ole paljon. Tällöin mobiili videopalaveriratkaisu voi olla sopivin vaihtoehto. Kannettava, akullinen kamera, jossa on sisäänrakennettu kaiutin ja mikrofoni tuo kokoushuoneen minne tahansa – sään salliessa myös ulos. Markkinoilla on useita erilaisia ratkaisuja, joissa laitteiden akut riittävät useamman tunnin video- ja puhelinpalaveriin.
Perinteinen huone
– Tärkein valintaperuste neuvotteluhuoneen tekniikalle on sen helppokäyttöisyys. Käyttäjän ei pidä joutua miettimään, mistä äänen tai videoyhteyden saa päälle, JML-Systemin Andersson toteaa.
Hankaluudet vältetään valitsemalla toimiston jokaiseen huoneeseen sama järjestelmä. Näin ei tarvitse pohtia, miten juuri tietyn huoneen laitteet toimivat. Eri kokoisissa huoneissa voi olla eri kokoisia näyttöjä tai eri määrä mikrofoneja, mutta pohjana on sama järjestelmä.
Hieman luksusta
Mikäli neuvotteluhuoneeseen halutaan panostaa hieman enemmän, mukavuutta lisääviä ratkaisuja on tarjolla paljon. Automatisoidut pimennysverhot ja mahdollisuus säätää valaistusta kohteittain takaavat optimaalisen valaistuksen. Piilotettu teknologia puolestaan antaa huoneelle siistin ilmeen, kun johtoja ei pyöri ympäriinsä. Esimerkiksi tarvittaessa esille nousevat pöytään upotettavat mikrofonit tekevät huoneen yleisilmeestä huolitellun..
– Kannattaa panostaa hieman enemmän varsinkin tiloissa, joissa vastaanotetaan vieraita. Perustoiminnot voivat olla samat kuin muissa huoneissa, mutta ominaisuuksia voi lisätä. Esimerkiksi sähkökäyttöinen valkokangas, kosketusohjaimet ja valaistuksen automatisoiminen antavat ylellisen vaikutelman, Andersson kertoo.
Osa 4:
Lisälaitteet
Kuinka monen presentaation alussa kuluu useita minuutteja siihen, että selvitellään miksi laitteet eivät yhdisty tai näytön resoluutio on väärä? Varmasti monen. Tähänkin ongelmaan on onneksi ratkaisuja.
Laite voidaan liittää televisioon ja muodostaa yhteys yhteen tai useampaan tietokoneeseen liitetyistä dongleista, jotta kuvaa voidaan lähettää langattomasti ruudulle tai projektoriin. Vaihtoehtona on myös ladata sovellus, jolloin dongle voidaan liittää näyttöön tai projektorin HDMI-liitäntään.
Yksinkertaisin tapa soittaa videopuhelu on käyttää siihen tietokonetta. Ongelma on, että monissa tietokoneissa ei ole mikrofoneja tai kaiuttimia useamman osallistujan tarpeisiin. Ulkoinen kaiutinpuhelin on vaivaton tapa parantaa äänenlaatua huomattavasti. Markkinoilta löytyy USB-porttiin liitettäviä laitteita, joissa yhdessä on sekä kaiuttimet että 360 asteen mikrofoni.
Videoneuvottelulaitteiden lisäksi tarjolla on paljon muuta kiinnostavaa tekniikkaa, jolla neuvotteluhuoneeseen saadaan tarvittavia toimintoja. Älynäytöt ja -projektorit ovat olleet käytössä kouluissa jo pitkään. Vähitellen ne alkavat tehdä tuloaan myös kokoushuoneisiin. Interaktiiviselle näytölle voi esimerkiksi piirtää hahmotelman uudesta tuotteesta, ja luonnos on heti kaikkien nähtävillä.
Löydä sopivat laitteet
Videokonferenssilaitteet
Konferenssipuhelimet
Infonäytöt
Projektorit