Modernien yhteistyötyökalujen käyttöönotto tarjoaa suuria etuja monille yrityksille. Hyvä ja joustava yhteistyötyökalu on tärkeä, sillä työskentely tapahtuu yhä suuremmassa määrin projekti- ja työryhmissä. Toiseksi se säästää paljon aikaa ja tekee työntekijöiden arjesta helpompaa. Haasteena on kuitenkin saada työntekijät muuttamaan työskentelytapojaan ja opettelemaan uuden työkalun käyttöä. Seuraavana kerromme Microsoft Teamsista ja sen käyttöönotosta.
Monen eri järjestelmän käyttö vie aikaa
On tavallista, että työntekijät käyttävät eri järjestelmiä ja että heidän on siirryttävä koko ajan eri ohjelmien välillä. Kun tietoa on monessa eri paikassa, tiedonhaku vaikeutuu. Ryhmän jäseniltä menee paljon aikaa yhteisten työasiakirjojen lähettämiseen sähköpostitse, ja sähköpostiviesteihin on helppo hukkua.
Modernien yhteistyötyökalujen tarjoamat edut
Tällä hetkellä tarjolla on monia erilaisia yhteistyötyökaluja. Yksi niistä on Microsoft Teams, joka on maksuton osa Office 365 -ratkaisua. Microsoft Teamsia voi käyttää millä laitteella tahansa, joten sinä ja ryhmäsi voitte tehdä yhteistyötä missä tahansa.
Eri järjestelmien välillä siirtymisen ja asiakirjojen sähköpostitse lähettämisen sijaan te voitte luoda Teams-ryhmän, joka sisältää kaikki tarvittavat asiakirjat ja tiedot. Siellä voi olla muun muassa raportteja ja asiakirjoja, joita voi työstää reaaliaikaisesti. Sinne voidaan kerätä suoritettavat tehtävät, sitä kautta voidaan tarkastella ryhmän kalenteria, keskustella, soittaa ryhmän toisille jäsenille ja järjestää tapaamisia. Kaikki tapahtuu samassa paikasa.
Valmistelu tärkeää työntekijöiden motivoinnin kannalta
Valmistelu on tärkeää, jotta työntekijöitä voi rohkaista kokeilemaan uusia yhteistyötyökaluja. Mitä yritys haluaa saavuttaa uudella työkalulla? Miten työntekijöiden on määrä käyttää sitä.
Sen jälkeen johtajan tai työryhmän johtajan on identifioitava oman osaston tai ryhmän tarpeet sekä mietittävä, mistä kannattaa aloittaa. On hyvä valita kohde, jonka työstäminen on helppoa, niin että työntekijät saadaan heti mukaan. Kyse voi esimerkiksi olla yhteisen projektin suunnittelusta.
Yhteiset ja samaan paikkaan tallennetut tiedostot helpottavat arkea
On hyvä aloittaa tiedostojen hallinnasta ja siirtää asiakirjat ryhmän Microsoft Teams -työtilaan. On helppo ymmärtää Teamsin tarjoamat edut, kun yhteiset asiakirjat ovat kaikkien käytössä samassa paikassa ja kun niitä voi työstää yhdessä reaaliaikaisesti sen sijaan, että asiakirjoja lähetettäisiin sähköpostitse jäseneltä toiselle. Kun kaikki ovat tottuneet Teamsin käyttöön, mukaan voi lisätä muita toimintoja.
Intuitiivinen ja helppo oppia
Aina, kun jokin asia muuttuu, työntekijät voivat vastustella uuden työskentelytavan oppimista. Helpointa on aloittaa pienehköstä projektista ja kokeilla eri toimintoja. Yksi suuri Microsoft Teamsin tarjoama etu on se, että se on osa Office- tuoteperhettä, joten työntekijöiden on helppo oppia käyttämään sitä.
Teams – utelias kuulemaan lisää?
Osallistu työntekijöidesi kanssa johonkin työpajoista. Voit myös hankkia itse lisätietoja. Saat lisätietoja ilmoittamalla kiinnostuksestasi.
Lue lisää:
Microsoft Teams tehostaa yhteistyötä
Microsoft Teams yksinkertaistaa tietojen tallentamista ja käsittelyä
Microsoft Teams takaa turvallisuuden
Microsoft Teams – yhteistyötä tehostava uusi työkalu
Teams yksinkertaistaa yhteistyötä
