Tekniikka tekee hybridityöstä sujuvaa myös toimistolla

Kun töitä voi tehdä mistä vain, pitää toimistolle tulemisen olla aidosti mielekästä. Työpaikoille tarvitaan nyt hybridityöhön optimoitua tekniikkaa, joka vahvistaa tunnetta yhdessä tekemisestä.

Pilvi on hybridityön paras ystävä

Yrityksen datan ja ohjelmistojen siirtäminen pilveen kannattaa monesta syystä.Pilvipalveluilla on yleensä korkeampi saavutettavuus, mikä on onnistuneen etätyön edellytys. Kun omia servereitä ei ole, ei tarvitse myöskään huolehtia niiden ylläpidosta ja kyberhyökkäyksiltä suojaamisesta.

– Usein tulee itse asiassa halvemmaksi siirtyä pilveen, sillä kustannuksia on helpompi hallita. Maksat vain siitä mitä käytät ja milloin käytät, kertoo Dustinin Senior Solution Architect Christer Dahlström.

Toimistosta tulee kohtaamispaikka

Tutkimukset osoittavat, että moni ei halua palata kokoaikaisesti toimistolle. Työnantajien pitääkin tehdä paikan päällä työskentelystä houkuttelevaa.

– Kun töitä voi tehdä mistä vain, toimistosta tulee kohtaamispaikka, jossa tavataan, seurustellaan ja tehdään päätöksiä, sanoo Susanne Moranddini, toimistotiloja välittävän vogl Sverige AB:n toimitusjohtaja.

Hänen mukaansa nousussa ovat nyt erilaisiin tarpeisiin mukautuvat joustavat toimistot. Tiloja tarvitaan sekä muodollisille että epämuodollisille kohtaamisille.

– Työpisteiden määrä vähenee, joten työnantajat voivat panostaa erikokoisiin kokoushuoneisiin sekä joustavaan sisustukseen, jota voi muokata tarpeen mukaan. Sohvien, nojatuolien, kasvien ja älyvalaistuksen avulla voidaan luoda rentoja kohtaamispaikkoja, jotka lisäävät viihtyvyyttä ja tätä kautta tuottavuutta.

Oikeaa tekniikkaa kokoushuoneisiin

Hybridikokoukset ovat tulleet jäädäkseen. Kokoushuoneet on varustettava tekniikalla, joka antaa kaikille yhtäläiset mahdollisuudet osallistua niin paikan päällä kuin etänä. Näytöt, kaiuttimet, mikrofonit, liitäntämahdollisuudet, valaistus sekä huoneen akustiikka pitää optimoida tätä tavoitetta varten. Muutosten ei tarvitse olla jättimäisiä, mutta äänen ja kuvan suhteen ei kannata pihistellä, sanoo Andreas Gylling, AV-yritys JML:n myyjä:

– Joissakin yrityksissä käytetään tavallisia, kannettavalle tietokoneelle tarkoitettuja webbikameroita, heikoin tuloksin. Kannattaa sen sijaan valita videoneuvottelujärjestelmä, jossa on kamera, mikrofoni ja kaiuttimet yhdessä paketissa. Videopalkkien kehitys on tullut pitkälle, ja alle 1000 eurolla saa jo todella hyvän tuotteen.

Hybridikokousten tärkein yksittäinen tekijä on toimiva verkkoyhteys.

– Asiakkaidemme isoin ongelma on, että verkkoyhteys ei ole riittävän nopea ja luotettava. Se vaikuttaa äänen- ja kuvanlaatuun, Moranddini sanoo.

Ongelman taklaamiseen on monenlaisia vaihtoehtoja. Aina ratkaisu ei ole lisäkaistan hankkiminen, vaan fiksusti sijoitellut tukiasemat pienentävät katvealueita. Tietoliikenteen älykkään valvonnan avulla kapasiteettia voidaan suunnitella paremmin, jolloin vältetään tiettyjen ajankohtien pullonkaulat.

Eroon tuplabuukkauksista

Jotta toimistojen kokoustiloista saadaan kaikki irti, tarvitaan myös hyvä varausjärjestelmä. Helpointa on hankkia aina puhelimessa mukava kulkeva sovellus. Kokoushuoneen ovelta löytyvän paneelin naputtelu tai hankalalle verkkosivulle kirjautuminen on liian suuri vaiva. Samassa sovelluksessa onnistuu myös työtilojen käyttöasteen seuraaminen ja työpisteiden varaaminen.

– Hyvä esimerkki tästä on Sodexo, jonka henkilökunta voi etsiä vapaita työpisteitä ja varata niitä. Jokaisella työpisteellä on samanlainen näyttö, hiiri ja näppäimistö ja jokaisella työntekijällä on oma kaappi, jossa omia tavaroita voi säilyttää, Moranddini kertoo.