Vältä verkkokokousten sudenkuopat

Etätyöskentelyn yleistyessä yritykset voivat tehostaa myös kokoustamista. Se vaatii kuitenkin parempaa suunnittelua.

Zoom-videoneuvottelutyökalun käyttö lisääntyi 1 330 prosenttia helmi-maaliskuussa 2020. Lähes samaan kasvuun, 1 000 prosenttiin, pääsi Microsoftin Teams-viestintätyökalu.

Etenkin Pohjoismaissa ja Alankomaissa ihmiset haluavat nähdä toisensa videolta: näissä maissa 60 prosentissa Teams-kokouksista pidetään videokuvan kera. Ruotsalaiset tosin eivät ole yhtä sosiaalisia, ja siellä vain 47 prosenttia on videopuheluita.

Miten tavallisten kokousten pitäminen verkossa sitten onnistuu tehokkaasti?

Valmistautuminen on tärkeää

Mitä enemmän kokouksia pidetään verkossa, sitä tärkeämpään rooliin nousee palaverien organisointi. On tyypillistä, että kukaan ei johda kokousta, ja pientenkin ärsyttävien asioiden mittasuhteet kasvavat.

– Kokousten pitää olla hyvin valmisteltuja, esityslistan pitää olla selkeä ja kaikilla osallistujilla pitää olla rooli. Verkkokokouksilla on tärkeää olla puheenjohtaja, joka ohjaa kokouksen kulkua ja varmistaa, että kaikki pääsevät ääneen. Monet fyysiset kokoukset pidetään liian usein ilman puheenjohtajaa, ja ongelma vain moninkertaistuu verkossa, sanoo Tom Erik Lia, joka toimii myyntipäällikkönä norjalaisessa Pexip-videoneuvotteluyrityksessä.

Vähemmän jutustelua, niin hyvässä kuin pahassa

Digitaaliset työkalut tekevät työskentelystä tehokkaampaa. Monissa yrityksissä on havaittu, että osa palavereista, kuten puhtaasti tiedottamiseen ja tilannepäivityksiin liittyvät kokoukset, voidaan korvata sähköpostilla tai chatilla – tai jättää kokonaan pitämättä.

Verkkokokoukset ovat usein fyysisiä kokouksia nopeampia myös siksi, että niihin ei liity samaa ihmisten välistä vuorovaikutusta kuin paikan päällä.

Toleranssi on kasvanut. Moni stressaa turhaan, ilmestyykö lapsi tai koira kuvaan kokouksen aikana.

– Monet kokevat tarvitsevansa videokokouksessa vähemmän aikaa kuin kokoushuoneessa. Syy on yksinkertaisesti se, että videolla osa viestinnästä, esimerkiksi vitsailu ja kahdenkeskinen juttelu, jää pois, Lia sanoo.

Osa kokouksista vie kuitenkin enemmän aikaa verkossa kuin kasvokkain. Esimerkiksi koulutuksissa ja workshopeissa, joissa opetellaan uutta, käsitteitä pitää selittää verkon yli tarkemmin ja jatkokysymyksiä on enemmän. Tällaiset tilanteet vaativat yrityksiltä entistä enemmän, jottei kokouksesta tule sekava ja tehoton.

Kun kolmivuotias ilmestyy kuvaan

Kevään 2020 aikana monet etäkokouksiin tottumattomat saivat opetella uusia työtapoja. Olemme saaneet kurkistaa toistemme koteihin erilaisine häiriötekijöineen. Taustalla näkyvät sotkut on hyvä siivota pois, mutta yleisesti ottaen verkkokokouksissa siedetään Lian mukaan paljon:

– Toleranssi on kasvanut. Moni stressaa turhaan, ilmestyykö lapsi tai koira kuvaan kokouksen aikana. Ihmiset hyväksyvät kotitoimistoihin liittyvät haasteet, kuten esimerkiksi sen, että kolmivuotiaalla on asiaa vanhemmalle juuri kokouksen aikana. Siihen voi suhtautua rennosti.

Vastaavaa lukemista:

Tähän tietoturva useimmiten tyssää

Teksti: Johan Wallén