Uudet yhteistyövälineet voivat mullistaa yrityskulttuurin, jossa työntekijät eivät tee riittävästi yhteistyötä. Onnistuminen vaatii kuitenkin enemmän kuin pelkkää teknistä tukea.
Yhteistyövälineet eivät takaa automaattisesti tehokkuutta tai tuottavuutta.
Ensimmäinen askel on tarveanalyysi.
– Analyysiin kannattaa ottaa mukaan käyttäjien edustajia. Selvitä, mihin työkalua käytetään ja miksi, sanoo IT-konsulttiyritys Unicorn Titansin toimitusjohtaja ja digitaalisen toiminnan suunnittelija Oscar Berg.
Tämän jälkeen saatavilla olevat työkalut pitää arvioida yrityksen tarpeiden pohjalta ennen valinnan tekemistä.
– Useimpia työkaluja voi kokeilla tietyn ajan ilmaiseksi verkossa joten kokeileminen on helppoa, Oscar Berg toteaa.
Toinen vinkki on kysyä muilta organisaatioilta niiden kokemuksia eri työkaluista, jolloin voi saada myös uusia ideoita työkalujen käyttöön.
Samanaikaisesti yrityksen johdon on tehtävä töitä työntekijöiden motivaation lisäämiseksi. Yhteistyövälineiden käyttöönotolle ja toinen toistensa auttamiselle on löydyttävä tahtoa organisaation sisältä.
Kun yritys on valinnut yhden tai useamman työkalun, on tärkeää, että sen käyttöön on saatavilla jonkinlaista tukea.
– Yrityksessä on oltava muutama henkilö, jotka tuntevat työkalun riittävän hyvin voidakseen opastaa muita.
Eva-Lena Lettesjön parhaat vinkit
- Varmista, että yhteistyöväline on helppo integroida.
- Poista vanhat välineet heti, kun uudet otetaan käyttöön.
- Panosta käyttäjäystävällisiin työkaluihin, joita on helppo hallita.
- Huolehdi seurannasta ja korosta työkalujen hyötyjä.
- Tee selväksi mitä työkaluja on käytettävä ja miksi, mutta älä painosta liikaa.simerkiksi kokoukseen kutsumisessa tai uuden projektin aloittamisessa. Myös vanhat työkalut on poistettava heti, kun uudet on otettu käyttöön, Oscar Berg neuvoo.
Ajankohtaisia yhteistyövälineitä
Box
Mahdollistaa tiedostojen jakamisen mobiililaitteilla, yhteistyön liiketoimintaprosesseissa, chatin ja IT-ohjauksen.
Mitel
Liikkuvuuteen keskittyvä viestintäratkaisu, joka tukee kaikkia yhteistyön muotoja, mukaan lukien ääni- ja videopuheluita sekä pikaviestejä.
Dropbox
Pilvipalvelu muun muassa tiedostojen tallentamista ja jakamista varten.
Google G Suite
Muun muassa sähköposti, asiakirjojen jakaminen, kalenteri sekä ääni- ja videopuhelut.
Teamweek
Resurssisuunnittelun työkalu, jossa on raahaa ja pudota -toiminto (drag and drop).
Meetingsphere
Projektinjohtamis-, analyysi- ja tallennusratkaisu, jossa on automaattinen raporttigeneraattori.
Microsoft Teams
Liitettävissä Office 365:een; sisältää chatin, digitaaliset tapaamiset, suunnittelutoiminnon, Skypen sekä lukuisia muita sovelluksia.
Mindmeister
Visuaalinen työkalu miellekarttojen laatimiseen. Soveltuu aivoriihiin, muistiinpanojen tekemiseen ja projektisuunnitteluun.
Spark
Saatavilla Ciscon pilvestä; tarjoaa erilaisia palveluita, kuten suoraviestintää ja verkkotapaamisia. Interaktiivinen kirjoitustaulu saatavilla lisäpalveluna.
Slack
Kanaviin ja aihealueisiin perustuva työkalu ryhmä- ja suoraviestintään.
