Videopalaverit säästävät sekä aikaa että luontoa, mutta niissä on omat haasteensa. Näillä vinkeillä teet verkkokokouksista sujuvia.
Videopalaverit ovat monille arkipäivää, mutta takkuileva tekniikka, huono valmistautuminen ja epäselvyydet etiketin suhteen saattavat hankaloittaa kokouksen sujumista. Nykyaikaisen käytösoppaan Moderna etikettboken (moderni etikettikirja) kirjoittaja Sofia Larsson kertoo kuinka toimia:
1. Mikä ohjelma?
Tekniset ratkaisut vaihtelevat yksityisyyssuojan takia sekä yrityskulttuurista johtuvista syistä. Varmista, että olet ladannut oikean ohjelman ja testaa sitä etukäteen.
2. Kuka johtaa?
Jonkun täytyy olla vastuussa siitä, että kokous alkaa ja päättyy ajallaan ja että kaikki ovat linjoilla. Keskustelua on johdettava, muuten siitä tulee päämäärätöntä rupattelua.
3. Poista häiriötekijät
Varmista, että taustasi on häiriötön. Epämääräinen ja sotkuinen ympäristö häiritsee muita osallistujia. Sulje kaikki turhat ikkunat koneelta. Ohjesivuston voit jättää auki, jolloin löydät tarvittaessa nopeasti apua, jos teknisiä ongelmia ilmaantuu.
4. Asemoi itsesi oikein
Asetu sen verran lähelle kameraa, että ilmeitäsi on helppo tulkita. Mutta älä niin lähelle, että muut osallistujat pystyvät laskemaan nenäkarvasi. Katso, että pääsi yläpuolelle jää tyhjää tilaa ja että kuvassa näkyy hieman olkapäitäsi alemmas, niin kokonaisuus on tasapainoinen.
5. Kuuluuko...
Käytä kuulokkeita, jos sinulla on. Silloin sekä kuulet paremmin että kuulostat paremmalta. Jos sinulla ei ole kuulokkeita ja et ole kokouksen puheenjohtaja, paina mykistys päälle silloin kun et puhu, jotta taustamelua tulee mahdollisimman vähän.
6. …ja näkyykö?
Verkkokokous ei tietenkään ole mikään HD-elämys, mutta valaistus kannattaa silti tarkistaa. Jos kuva on liian hämärä, ilmeitäsi ei erota. Myös liian kirkas valaistus suoraan kasvoillesi on häiriöksi.
7. Älä surffaa muualle
Kun ajatus alkaa harhailla, tekee mieli surffailla netissä tai kurkata puhelinta. Jos selailusi huomataan, se haittaa muidenkin keskittymistä. Jos sinun pitää etsiä tietoa kokousta varten, ilmoita, että tarkistat asian ja palaat pian.
8. Kysy tallentamiseen lupa
Siitä, että kokous on videolla, voi olla paljon hyötyä jälkikäteen. Muista kuitenkin kysyä lupa tallentamiseen kaikilta osallistujilta. Voi tuntua ikävältä saada myöhemmin selville, että kokous on taltioitu.
9. Anna aikaa
Koska verkkokokouksessa ei näe osallistujien kehonkieltä samalla tavalla kuin tavallisessa kokouksessa, esimerkiksi hengitys- ja tuumaustauoista johtuvat katkokset voivat tuntua pitkiltä. Älä kiirehdi täyttämään hiljaista hetkeä, vaan anna osallistujien puhua rauhassa loppuun.
Unohda nämä:
Purkan jauhaminen
Purukumin mässyttäminen ei ole koskaan hyvää käytöstä kokouksessa, mutta Skype-palaverissa, jossa kasvot ovat pääosassa, se voi olla todella hermoille käyvää.
Ylimalkaiset neuvot
Kaikilla ei ole samat laitteet tai samat selaimet käytössä, joten “eka nappi oikealla” -tyyppisistä neuvoista ei ole apua.
Välinpitämättömyys ympäristöstäsi
Mahdollisuus osallistua kokoukseen mistä tahansa tuo mukanaan myös vastuuta. Kuuluvatko yrityksen budjetit ja sisäiset asiat kahvilassa vieressäsi lattea siemaileville tyypeille?
Saa lisää vinkkejä, kuinka voit parantaa kokouksiasi täältä.