Mietimme liikaa sitä, mitä aiomme tehdä ja liian vähän sitä, milloin sen teemme, uskoo amerikkalainen kirjailija Daniel Pink. Hän itse on tarkka siitä, millaista ohjelmaa hän hyväksyy iltapäiviinsä.
Todennäköisesti jokainen on huomannut, että oma tarkkaavaisuus ja energiatasot vaihtelevat päivän mittaan. Mutta harvempi suunnittelee työtehtävänsä tai tapaamisensa oman rytminsä mukaan. Daniel Pinkin1 mukaan näin kannattaisi kuitenkin ehdottomasti tehdä.
Pink tuli tunnetuksi motivaatiota käsittelevästä TED-luennostaan2 jo kymmenen vuotta sitten. Tähän mennessä luentoa on katsottu jo 22,5 miljoonaa kertaa, ja luku kasvaa jatkuvasti. Pink on myös kirjoittanut useamman hittikirjan, joista uusin on “When: The Scientific Secrets of Perfect Timing”.
Päivän kolme aikalohkoa
Pinkin mukaan hereilläoloaika voidaan jakaa kolmeen suhteellisen selkeään lohkoon: huippu, tasanne ja elpyminen ennen seuraavaa nukkumaanmenoaikaa. Hän uskoo, että suurin osa meistä on aamuihmisiä, joilla huippu ajoittuu aikaiseen aamuun.
Huipun aikana ihmisen tarkkaavaisuus ja keskittymiskyky ovat huipussaan. Siksi silloin on hyvä tehdä analysointia vaativaa työtä sekä strategista suunnittelua.
Tutkimukset myös osoittavat, että olemme positiivisimpia aamuisin. Mieliala laskee hitaasti niin, että matalin mieliala on noin seitsemän tuntia heräämisen jälkeen. Se on myös tyypillisin aika tehdä virheitä töissä. Kun Pink varasi itselleen leikkausaikaa, hän ei kelpuuttanut toimenpideaikaa alkuiltapäivälle juuri siksi, että silloin kirurgi olisi saattanut olla väsynyt.
Tapaa pomo aamulla
Toisin sanoen vaikkapa sähköpostin perkaaminen ja muu rutiinihomma sekä hallinnollisten töiden tekeminen aamusta on parhaan työajan haaskausta. Tee rutiinityöt ennemmin hieman väsyneempänä ja vähemmällä innolla.
Vietä varhaiset työtunnit ennemmin vaikka sellaisessa kokouksessa, jossa sinun pitää olla skarpeimmillasi. Esimerkiksi pomon kanssa neuvotteleminen kannattaa hoitaa aamulla, samoin kuin projektin yksityiskohtiin paneutuminen.
Toisaalta, jos tiimin on tarkoitus ideoida vaihtoehtoisia lähestymistapoja ja ratkaisuja, voi olla hyvä idea pitää kokous myöhään iltapäivällä. Väsymyksen väistyessä aivojen pitäisi olla rentoutuneet. Vaikka osallistujien analyyttiset kyvyt saattavat olla heikentyneet, tuloksena voi olla yllättäviä ja luovia ideoita.
Näin ollen iltapäivään sopii sellainen ongelmanratkaisu, jossa tärkeintä on inspiraatio, ei niinkään keskittymiskyky.
Lyhyet tauot toimivat
Pink huomauttaa, että omien töiden mukauttaminen kolmen aikalohkon mukaan ei välttämättä ole helppoa. Keskittymistä vaativia tehtäviä joutuu hoitamaan myös iltapäivisin, ja silloin on vain parasta pyrkiä ottamaan tilanteesta irti kaikki mahdollinen.
Pink suosii säännöllisten taukojen pitämistä. Hän ei työskentele kerrallaan kuin 25 minuuttia putkeen, jonka jälkeen hän pitää tauon.
Viiden tai mieluummin kymmenen minuutin tauko tekee aktiivisesta työajasta tuottavampaa. Tai kuten Pink haastattelussa toteaa: ”Uskoin pitkään, että tauot ovat harrastelijoita varten, että kunnon ammattilainen ei niitä tarvitse. Mutta asia on juuri päinvastoin. Ammattilaiset pitävät taukoja, amatöörit eivät. Suorituskyky riippuu kyvystä pitää taukoja.”3
Lähteet:
1. Daniel H Pink, www.danpink.com
2. Ted Talk, Daniel Pink, The puzzle of motivation, 2009
3. NRP, Daniel Pink's 'When' Shows the Importance Of Timing Throughout Life