Digitaalinen kulttuuri on yrityksen salainen ase

Unelmien työpaikalla on vahva digitaalinen kulttuuri, joka sitouttaa työntekijöitä ja tuottaa arvoa asiakkaille. Näin kulttuurin luominen onnistuu.

Kaksi minuuttia ja 40 sekuntia. Niin kauan Uffe Hyliniltä kestää kirjautua työkoneelle. Kun sen käyttää tuijottamalla ruudulla pyörivää pientä hyrrää, aika tuntuu ikuisuudelta.

Kun Hylin vihdoin pääsee koneelle, hänen täytyy käyttää vähintään 14:ää eri järjestelmää, joihin kaikkiin on eri salasana. Hänen täytyy myös vaihdella eri työkoneiden välillä päivän mittaan ja toistaa tämä prosessi monta kertaa.

Hylin saa uuden järjestelmän, johon vaaditaan vain yksi kirjautuminen – kolmen vuoden päästä. Siihen mennessä hän on käyttänyt kuukauden työajastaan pelkästään tietokoneelle kirjautumiseen. Tuon ajan ylilääkäri voisi viettää paremminkin, potilaiden parissa.

Södersjukhusetin ylilääkäri Hylin esiintyi Ruotsin TV4:n ohjelmassa keväällä 2019. Pian hänellä on enää vuosi odotteluaikaa jäljellä. Hylin on laskenut, että odotteluaika maksaa ruotsalaisille veronmaksajille noin 20 miljoonaa euroa, kun mukaan otetaan kaikki vanhaa IT-järjestelmää käyttävät ihmiset.

Kirjoitin sähköpostia poliitikoille.

Ohjelma sai Rikard Kindlundin lähestulkoon hyperventiloimaan. Hän on asiakkuuspäällikkö kansainvälisessä, työpaikkoja digitalisoivassa VMwaressa, joka tekee Pohjoismaissa paljon yhteistyötä Dustinin kanssa.

– Olin saman tien yhteydessä Tukholman alueen vastuuihmisiin ohjelman jälkeen. Vietin paljon aikaa puhelimessa ja lähetin valtavasti sähköpostia asiasta vastaaville poliitikoille. Olimme juuri auttaneet erään toisen alueen sairaanhoitoa saman ongelman hoitamisessa. En saanut ikinä kunnon vastausta.

Digitaalinen kulttuuri sitouttaa työntekijöitä

”Kulttuuri syö strategian aamupalaksi”, kuten johtajuusguru Peter Drucker on asian osuvasti ilmaissut. Nyt lausahdusta voitaisiin jatkaa ”…ja IT kattaa pöydän”.

Hyvän kulttuurin syntymiseksi tarvitaan toki paljon muutakin kuin vakaa verkkoyhteys. IT-ympäristö voi kuitenkin toimia kulttuurin katalysaattorina – sekä hyvässä että pahassa. Se voi latistaa kulttuuria, jos työntekijät joutuvat ylilääkäri Hylinin tavoin odottamaan kirjautumista. Tai se auttaa siivittämään yrityksen menestykseen.

Luvut kertovat, että menestys syntyy, kun työntekijät ovat sitoutuneita eli kokevat olevansa osaavia, arvostettuja, itsenäisiä ja luovia sekä tekevänsä arvokasta työtä Työpaikat, joissa työntekijät ovat sitoutuneita, asiakastyytyväisyys on 81 prosenttia korkeampi ja tuottavuus 147 prosenttia parempi*.

Vahva digitaalinen yrityskulttuuri lisää sitoutuneisuutta. Vuonna 2017 Microsoft julkaisi raportin ”Digital Culture: Your competitive advantage”, jossa kysyttiin yli 20 000 ihmiseltä 21 Euroopan maassa, millaista teknologiaa he käyttävät työssään, kuinka he viihtyvät ja kuinka tuottaviksi he kokevat itsensä. Yrityksissä, joissa on heikko digitaalinen kulttuuri, vain yhdeksän prosenttia työntekijöistä koki itsensä sitoutuneeksi ja tuottavaksi. Yrityksissä, joissa digitaalinen kulttuuri oli vahva, sama luku oli 47 prosenttia.

”Työntekijöiden täytyy tuntea, että yrityksellä on jokin suunta”

Miten 47 prosentin joukkoon päästään? Ei ainakaan Yahoo!:n HR-päällikkö Jackie Resesin esimerkin mukaisesti: hän lähetti vuonna 2013 kaikille yrityksen työntekijöille viestin otsikolla ”YAHOO!:N SALASSAPIDETTÄVÄÄ TIETOA – ÄLÄ JAA ETEENPÄIN”. Viestissä kerrottiin, että töitä ei enää saisi tehdä toimiston ulkopuolella. ”Meidän on oltava yhtenäinen Yahoo!, ja se tarkoittaa, että meidän täytyy olla fyysisesti yhdessä”, hän kirjoitti.

Jo silloin päätös oli sokeeraava. Sähköpostin otsikko kertoo, kuinka kiistanalaisesta asiasta oli kyse. Mitä jos hän olisi voinut nähdä tulevaisuuteen? Tai edes silloiseen nykyhetkeen?

Työ on iso osa elämää. Siltä vaaditaan tiettyjä asioita.

Kaikesta huolimatta Resesillä oli hyvä tarkoitus: yrityskulttuurin rakentaminen. Fyysiset kohtaamiset eivät tule katoamaan lopullisesti. Digitalisaatio on mahdollistaja, ei jonkun toisen työnteon tavan korvaaja.

– Työ on iso osa elämää, ja siltä vaaditaan tiettyjä asioita. Kaiken ei tarvitse olla viimeisen muodin mukaista, mutta työntekijöiden on koettava, että yrityksellä on jokin suunta, sanoo Dustinin Innovation and Digitalisation Lead Sofia Tapper.

Suunta minne? Esimerkiksi kohti aitoa joustavuutta, työpaikkaa, jossa kaikki toimii huolimatta siitä, mistä kukin tekee työnsä sinä päivänä. Kun yrityksellä on onnistunut pilvistrategia, liiketoimintaa voidaan skaalata tarpeen mukaan. Samaa voivat tehdä myös työntekijät omassa IT-ympäristössään.

– Tulevaisuudessa kaikki ostetaan palveluna. Pohjalla on vakaa infrastruktuuri, työkaluja ja toiminnallisuuksia lisätään tarpeen mukaan, ja kaikki on integroitu yhteen. Nyt tarvitsen laskutusjärjestelmän, klik! Siihen ei mene kahta vuotta. Kaikki on valmiina. Ja tämä kaikki on tietenkin linjassa asiakaskokemuksen kanssa.

Työrauhaa swaippaamalla

Dustinin Tapperin visio unelmien työpaikasta saattaa kuulostaa utopistiselta, mutta siihen tarvittava teknologia on jo olemassa. Sitä ei vain käytetä tarpeeksi eikä riittävän monen toimesta. Vielä.

– Siinä vaiheessa, kun koko työprosessi on digitalisoitu, hommasta tulee aidosti mielenkiintoista. Silloin ollaan etunenässä, Kindlund toteaa.

Hän nostaa esimerkiksi matkalaskutuksen ja uusien työntekijöiden perehdyttämisen prosessit, jotka on automatisoitu VMwarella. Yksinkertaisuudessaan kyse on siitä, että järjestelmät on tuotu yhteen ja työvaiheita automatisoitu.

Useimmissa yrityksissä kirjaudutaan matkalaskujärjestelmään ohjelman omalla salasanalla ja täytetään matkalasku, ja sitten esihenkilö saa sähköpostissa kehotuksen tarkastaa lasku. Sitten esihenkilö toistaa saman kirjautumisprosessin. VMwarella taas on luotu pilveen työjärjestys Concur-ohjelmalla.

– Minun tarvitsee vain klikata ikonia. Järjestelmä tunnistaa minut ja lähettää tietoni pilveen. Pomoni saa push-ilmoituksen mobiilissa ja näkee tärkeimmät tiedot heti. Sitten hän voi hyväksyä tai hylätä laskun suoraan puhelimessa swaippaamalla.

Ratkaisun luominen vei meiltä puoli päivää.

45 sekunnin ajansäästö ja kirjautumisen vaivan välttäminen saattavat kuulostaa vähäisiltä, kunnes aika kerrotaan lukuisilla matkalaskuilla joka viikko. Tällaiset prosessit luovat pohjaa toimivalle digitaaliselle yrityskulttuurille.

– Ratkaisun luominen vei meiltä puoli päivää.

”Kaiken on käynnistyttävä kuvaketta painamalla”

Vielä tärkeämpää on uusien työntekijöiden perehdytys. Kun VMware haluaa palkata uuden ihmisen, tämä saa kutsun Workspace Oneen, yrityksen työntekijöiden alustaan. Työsopimus allekirjoitetaan applikaatiolla, mistä menee suoraan työpyyntö niin IT-osastolle, joka luo työntekijän tunnukset, henkilöstöosastolle kuin Educationiin, joka on uusien työntekijöiden perehdytysalusta.

Ensimmäisenä päivänä töissä työntekijää odottaa hänen applikaation kautta valitsemansa kone valmiiksi asennettuna, ja hän pääsee heti käsiksi eri ryhmiin ja palveluihin. Ja kun työsuhde päättyy, yritys voi vain yksinkertaisesti poistaa työntekijän profiilin. Kaikki luvat päättyvät heti kun irtisanomisaika päättyy.

Ensivaikutelma on äärimmäisen tärkeä, samalla tavalla kuin uuden ihmisen tavatessa.

– Ensivaikutelma on äärimmäisen tärkeä, samalla tavalla kuin uuden ihmisen tavatessa. Työntekijän täytyy saada valita tietokoneensa ja räätälöidä itse, miten tekee töitä. Työnteon täytyy olla joustavaa mutta tietoturvallista, Kindlund sanoo.

– Työntekijät haluavat, että järjestelmiin pääsy on helppoa. Kaiken on käynnistyttävä kuvaketta painamalla. Edelläkävijäyrityksillä on jo pitkään ollut käytössä kertakirjautuminen, sillä se lisää tyytyväisyyttä, tehokkuutta ja turvallisuutta.

Kaksi askelta kohti digitaalista työpaikkaa

Fredrik Berg, Dustinin Digital Workplace and Public Cloud -vastaava, on elänyt ja hengittänyt moderneja työpaikkoja vuodesta 2011.

Bergin mukaan menestyvän digitaalisen työpaikan luomiseen on kaksi vaihetta. Ensimmäinen askel on luonnollisesti strategia ja teknologia.

Ei kannata enää ajatella, että tietoja säilötään mapeissa.

– Ensin tarvitaan suunnitelma siitä, kuinka työnteon tavat tulevat muuttumaan. Digitalisaatio tuo aina mukanaan uusia tapoja tehdä töitä. Työntekijät saavat itse valita oman laitteistonsa, mielellään niin monesta vaihtoehdosta kuin mahdollista, koska ihmisillä on niin erilaisia tarpeita, tehtäviä ja työtapoja. Täytyy myös valita, millaisia prosesseja automatisoidaan ja mitä työkaluja käytetään. Niitä taas on jo lähestulkoon liian monta, joista valita, hän sanoo.

Toinen vaihe on se vaikeampi, eikä se ole koskaan valmis. Yrityksellä pitää olla digitaalinen asenne ja vahva oppimisen kulttuuri.

– Tähän tarvitaan sisäisiä lähettiläitä. Konsultit ovat hyvä alku ja voivat auttaa yritystä pitkälle, mutta eivät vie perille asti. Tarvitaan perinpohjaisesti suunniteltua muutostyötä, jotta tekeminen ja ajattelu muuttuu. Ei kannata enää ajatella, että tietoja säilötään mapeissa. Moni pitää turhaan kiinni vanhasta.

Digitaalinen työpaikka on demokraattisempi

Bergin mukaan työntekijät ovat vastuussa ajattelutavastaan ja oppivasta asenteesta. Työnantajalla taas on vastuu tarjota työntekijöille kaikki näiden tarvitsema eikä pitää kiinni tiedosta, datasta, osaamisesta tai työkaluista. Koko ajan tehdään hienosäätöä, johon sekä yrityksen että työntekijöiden on otettava kantaa. Innovaatiot tapahtuvat tuotannossa.

Nyt kaikki ovat oikeasti mukana. Sitä pitää arvostaa.

Työnteon demokratian lisääntyminen on yksi digitalisaation parhaita vaikutuksia. Kun digitaaliset työkalut, data ja koulutus leviävät kaikkien työntekijöiden saataville, voidaan purkaa viimeisetkin turhat hierarkiat ja auttaa ihmisiä johtamaan itseään. Se taas tekee työntekijöistä motivoituneempia ja sitoutuneempia, mikä taas puolestaan kasvattaa asiakastyytyväisyyttä. Tämän kaiken voi tehdä jo nyt. Yhtäkkiä vastaanoton Saara saa enemmän ruutuaikaa isossa Teams-palaverissa, kun taas varapääjohtaja Mikko on mukana vain pieninä kasvoina ruudulla.

– Digitaalisissa kokouksissa voidaan ottaa kaikki mukaan ja välttää klassinen ”pääkonttoriongelma” eli se, että pienempien haarakonttorien väki ei ole koskaan paikalla siellä missä tapahtuu. Nyt kaikki voivat olla aidosti mukana. Sitä pitää arvostaa, Sofia Tapper sanoo.

Näin luodaan digitaalinen työpaikka, joka kannustaa työntekijöitä tekemään parhaansa

Viisi asiantuntijaa jakaa näkemyksensä raportissamme.