IT-operaatioita ulkoistettaessa virheitä ei saa tehdä, mutta moni asia voi mennä pieleen. Suunnitelma on tehtävä pitkälle aikavälille ja siinä on keskityttävä oikeisiin asioihin tärkeitä yksityiskohtia ohittamatta.
Ulkoistamisessa ei enää ole kyse pelkästään kustannusten leikkaamisesta. Kyse on strategisesta kumppanuudesta, joka voi yhdessä oikean kumppanin ja strategian kanssa
- parantaa laatu- ja osaamistasoa
- kehittää ydinliiketoimintaa ja parantaa kilpailukykyä.
Jos toteutusta ei tehdä huolellisesti, ulkoistamisen vaikutus saattaa olla juuri päinvastainen. Luotettava kumppani on tärkein edellytys ulkoistamisen onnistumiselle. Valitse palveluntarjoaja, jolla on dokumentoitua kokemusta ja jonka kanssa tulet hyvin toimeen. Viestintä on erittäin tärkeää kumppanuuksissa, joten varmista, että henkilökemia toimii ja arvot ovat samoja – hyvät suhteet helpottavat sekä kehitystyötä että virheiden korjausta. Seuraavassa on viisi vaihetta, joita seuraamalla IT-operaatioiden ulkoistaminen onnistuu.
1. Päätä, mitä ulkoistetaan, ja tee esivalmistelut perusteellisesti
Ulkoistamisen ensimmäisessä vaiheessa määritetään, mitkä työt ulkoistetaan. Tämä ensimmäinen vaihe on kriittisen tärkeä hankkeen onnistumisen kannalta.
Ulkoistettavien operaatioiden valinnassa avainasemassa on tämä: CISR:n (MIT:ssä toimiva tutkimuskeskus) tutkijan Jeanne W. Rossin mukaan palveluntarjoajalle kannattaa antaa töitä, jotka ovat suppeasti määriteltyjä, toistettavissa ja jotka eivät ole osa ydinliiketoimintaa. Hän kutsuu tätä transaktiomalliksi. Tämän mallin mukaisen ulkoistamisen katsotaan onnistuneen sekä palveluntarjoajan että asiakkaan kannalta 90 % tapauksista.
Jos yrityksessä pitää ulkoistaa transaktiomallin ulkopuolelle jääviä tehtäviä (esimerkiksi prosesseja, joissa palvelutoimittajalla on lisävastuita ja joissa tämä voi tehdä itsenäisiä ratkaisuja), erityisen tärkeää ovat perusteellinen valmistelu (tavoitteiden asettaminen, vaatimusten määrittäminen, sopimus, muistilistat jne.) ja riittävän hyvä yhteydenpito valittuun palvelutoimittajaan.
2. Älä keskity pelkästään hintaan
IT-osastot ovat jo kauan toimineet konservatiivisesti. Kustannusten leikkaaminen on ollut jo pitkään osa IT-osaston luonnetta, sillä sen on katsottu olevan välttämätön paha. Mutta enää asia ei ole niin! Nykyisin juuri tietotekniikka edistää innovaatioita ja tekee yrityksistä kilpailukykyisiä. Siksi ulkoistamista ei kannata supistaa kustannuskysymykseksi. Liiketoimintahyötyjä kannattaakin ajatella kokonaisuutena ja tehdä ulkoistamiskumppanista osa liiketoimintaa.
Muista myös, että ulkoistaminen ulkomaille (offshore) saattaa kasvattaa tietoturvariskejä. Offshore-ulkoistus saattaa myös hankaloittaa GDPR-vaatimusten noudattamista.
3. Suunnittele pitkäjänteisesti olemassa olevan IT-ympäristön pohjalta
Nykyään IT-osasto on lähempänä ydinliiketoimintaa kuin koskaan aiemmin ja työntää yrityksiä osaltaan eteenpäin. Sen vuoksi on tärkeää tietää tarkasti, mihin IT-osasto keskittyy 3–5 vuoden päästä (tai sitäkin myöhemmin) ja miten ulkoistettavat prosessit sopivat yhteen sen kanssa. Siten vältyt tulevilta hankaluuksilta.
4. Älä laita kaikkia munia samaan koriin
Huolimatta siitä, haluatko ulkoistaa koko IT-ympäristösi vai vain osia siitä, ulkoistaminen kannattaa tehdä osissa. Aloita yhden sovelluksen ulkoistamisesta. Se vähentää riskejä ja tuo kokemusta.
Lataa sovellusten ulkoistamista koskeva tarkistuslistamme
5. Sovi lopettamisesta!
Läheskään kaikki avioliitot eivät kestä kuolemaan saakka, joten varmista, että kumpikin osapuoli tietää, mitä eron sattuessa tapahtuu.
Muista lisätä sopimukseen sen päättämistä koskevat tiedot. Ne saattavat muuten jäädä pois, koska sopimusta tehtäessä sen päättymistä mietitään harvoin. Se on yhtä tärkeä kuin palautumissuunnitelma – lopetussuunnitelman puuttuminen voi käydä kalliiksi ja viedä aikaa.
Valmistaudu oikealla tavalla!
Tilaa maksuton tehtävälista IT-operaatioiden ulkoistamiseen.
Teksti: Marcus Samuelsson
Kuva: iStock