Näin onnistut yhteistyöalustojen käyttöönotossa

Virtual First on työpaikkojen tulevaisuus. Sen tueksi tarvitaan työkaluja, jotka mahdollistavat ketterän digitaalisen työskentelyn. Kun työkalut otetaan käyttöön onnistuneesti, työn koordinointi ja tiedonkulku on sujuvaa.

Virtual First on tulevaisuuden uusi normaali. Sen myötä on ensisijaisen tärkeää kehittää työtapoja ja työkaluja, jotka tukevat – tai jopa kasvattavat – sisäistä tyytyväisyyttä, tuottavuutta ja jopa yrityksen taloudellista tulosta. Virtuaalikokoukset tuskin korvaavat aivan kaikkea fyysistä toimintaa, mutta yhteistyöalustat voivat helpottaa ja integroida tiedonkulkua. Yhteistyöalustan käyttöönotto ei ole pelkästään tekninen päätös, vaan päätöksentekoon tarvitaan myös näkemystä siitä, kuinka työkalua käytetään tehokkaasti.

Tämä artikkeli on osa Muutosjoustava IT -raporttiamme.

Sisäinen tyytyväisyys arvon mittarina

Tutkimusyhtiö Radarin data havainnollistaa, kuinka tietotekniikkaan tyytymättömissä yrityksissä on yritetty ottaa käyttöön uusia työkaluja ja työskentelytapoja ilman, että on varattu tarpeeksi resursseja halutun lopputuloksen aikaansaamiseksi. Eli yrityksillä on ollut käytössä työkaluja, jotka mahdollistavat tehokkaan työskentelyn sekä organisaation sisällä että sen ulkopuolella, mutta ei panostettu riittävästi niiden käyttöönottoon tai koulutukseen

Tarvitaan riittävästi ymmärrystä ja osaamista

Tietotekniikkaan tyytymättömien yritysten yleisimmät valituksen aiheet osoittavat, että niissä keskitytään liikaa uusiin ominaisuuksiin ja innovaatioihin perusasioiden kustannuksella tai niissä ei yksinkertaisesti ymmärretä riittävän hyvin, kuinka työkaluja tulisi käyttää.

Kun käyttäjät eivät hahmota, miksi järjestelmiä otetaan käyttöön, on vaikeaa myös ymmärtää IT:n merkitystä yrityksen liiketoiminnalle. Myöskään tukea ja koulutusta ei ole saatavilla riittävästi uusien työkalujen käyttöönoton tueksi.

Käyttäjien valituksenaiheet

• Järjestelmän vakaus 32 %
• Epäselvät tavoitteet 16 %
• Tuki 13 %
• Koulutus 11 %
• Integraatio 8 %
• Muutosten määrä 8 %
• Ulkoasu 8 %
• Suorituskyky 5 %

Lähde: https://radareco.se/r/2020/it-radar-2020

Tyytyväisyys kasvaa, kun IT-hankintojen perusasiat ovat kunnossa

Yritykset, joissa tyytyväisyys tietotekniikkaan on korkealla tasolla, ovat pitäneet huolta siitä, että hankintojen onnistumiselle on riittävät perusedellytykset. Niissä on muita useammin edesautettu etätyöskentelyä panostamalla moderniin alustaan ja sitä kautta vahvistettu edellytyksiä ottaa käyttöön nykyaikaisia yhteistyöohjelmistoja.

Tietämättömyys on pahin vihollinen

Yksi suurimmista haasteista uusien yhteistyöalustojen käyttöönotossa – samaan tapaan kuin tietoturvassa – on se, että emme tiedä niistä tarpeeksi. Jotta pullonkauloja ei muodostuisi ja alusta integroitaisiin organisaatioon onnistuneesti, työntekijöillä on oltava tarpeeksi tietoa eri toiminnoista.

Kasvavat vaatimukset

Koska tietotekniikasta on tullut yhä keskeisempi osa yritysten toimintaa, uskotaan siihen tarvittavien panostusten kasvavan edelleen – eikä vähinten siksi, että töitä tehdään nyt kotona. Kotikonttorilta yhteistyöalustojen on toimittava moitteetta, ja myös tietoturvalta vaaditaan nyt enemmän, kun kyberhyökkäysyritysten määrä kasvaa.

Näin luot vahvat perusedellytykset yhteistyöalustojen käyttöönotolle

On selvää, että IT-osaston on ensin huolehdittava perusasioista ennen kuin järjestelmiä ja toimintatapoja voidaan kehittää edelleen. Näiden perusedellytysten on oltava valmiina, kun uudet yhteistyöalustat tai -työkalut otetaan käyttöön:

1. Vakaat datayhteydet (verkko, Wi-Fi jne.)
2. Etätyöympäristön on oltava vakaa, luotettava ja nykyaikainen
3. Tietoalustojen (”dokumenttien”) on oltava nopeita ja saavutettavia

Jos perusteet eivät ole kunnossa, johtaa uusien järjestelmien käyttöönotto vain yleiseen tyytymättömyyteen. Jos työntekijät kokevat, että työkalu ei helpota arkea, digitaalinen stressi lisääntyy, mikä taas osaltaan kuormittaa tukipalveluja. Lopulta myös muutkin IT-osaston osat kuormittuvat. Yhteistyöalustojen käyttöönotossa pitää muistaa seuraavat asiat:

1. Syistä ja tavoitteista pitää viestiä niin, että kaikki ymmärtävät ohjelmien edun sekä yksilölle että organisaatiolle.
2. Koulutukset tulee tehdä käyttäjien ehdoilla eli käyttäjien tarpeisiin perustuen.
3. Järjestelmien rakenne on loppuun asti harkittu. Näin vältetään väärinymmärrykset ja rinnalle rakentuvien ”tietojärjestelmien” syntyminen.