Työpiste

Näin toimii menestyksekäs etätiimi

Etätyössä on kyse paljon muustakin kuin teknologiasta. Nämä kaksi inhimillistä tekijää ratkaisevat, kuinka tehokkaasti ja luovasti yritys toimii etätyön aikakaudella.

Aamupalaveri Teamsissa. Koko porukka on paikalla. Pomo on peruna. Muutamaa väsyttää. Ihan tavallinen perusmaanantai.

– Seis! Kelataanpa taaksepäin.

– Peruna?

Lizet Ocampo, People For the American Way -järjestön johtaja, ei oikein ollut oma itsensä tänä keväisenä maanantaina vuonna 2020. Edellisellä viikolla hän oli järjestänyt virtuaalisen happy hourin joukolle johtajia. Juhlaa varten hän oli yrittänyt ladata hienoja filttereitä, mutta ei onnistunut aktivoimaan niitä. Tai niin hän luuli. Filtteri toimi erinomaisesti, mutta liian myöhään. Nyt maanantaipalaverissa hänen kasvojensa tilalle oli ilmestynyt peruna, ja vain silmät ja suu liikkuivat.

– En saanut filtteriä enää pois päältä, joten olin peruna koko kokouksen ajan, Ocampo kertoi organisaatiopsykologi Adam Grantille WorkLife-podcastissa.

Haasteista huolimatta kokous onnistui. Palaverin jälkeen työntekijät latasivat kuvan Twitteriin. Ocamposta tuli viraali-ilmiö, #PotatoBoss. Ystävät ja yritykset pyysivät, voisiko Perunapomo tulla vierailemaan heidänkin kokouksissaan.

Tunnetko työntekijäsi oikeasti?

Ocamposin filtterikömmähdys on paljon muutakin kuin hauska anekdootti. Se on erinomainen esimerkki jaettujen kokemusten merkityksestä etätyötä tehdessä.

Yhdysvaltalaisen Wharton-yliopiston johtamisen professori Martine Haas on tutkimuksissaan tunnistanut kaksi avaintekijää sujuvalle yhteistyölle: jaetun ymmärryksen ja identiteetin. Etätyössä nämä ovat entistä tärkeämpiä. Haas vertaa ilmiötä jäävuoreen: näemme pinnan yllä pienen kärjen, joka koostuu tekniikan, hierarkian, kielen ja aikavyöhykkeiden kaltaisista haasteista, mutta pinnan alla piilossa ovat jaettu ymmärrys ja identiteetti.

Jos et ymmärrä työkaveriesi kontekstia, saatat tehdä heistä vääriä päätelmiä.

Martine Haas, johtamisen professori, Wharton

– Jaettu ymmärrys tarkoittaa sitä, että tunnemme toisemme. Emme vain sitä mitä muut tekevät, vaan myös millaisia he ovat ja ymmärrämme toistemme kontekstin. Kuinka se heijastuu työhön? Onko jollakulla pieniä lapsia tai koira? Jos et tunne työtoveriesi kontekstia, saatat tehdä heistä päätelmiä, joita et tekisi, jos näkisitte toimistolla joka päivä, Haas kertoi WorkLife-podcastissa.

Jaettu ymmärrys lisää turvallisuuden tunnetta

Adam Grantin mukaan jaettu ymmärrys on sitä, että ”kollegasi tekee jotakin mitä muiden voi olla vaikea ymmärtää, mutta sinä ymmärrät häntä saman tien”.

Kun projektipäällikkö ottaa pomonsa mukaan viestiketjuun, hän ei tee sitä kritisoidakseen tiimiään vaan näyttääkseen johdolle kuinka hienoa työtä tiimi tekee. Tai kun talousosaston nuori mies lähtee töistä joka päivä kolmelta, hän ei tee sitä laiskuuttaan vaan koska hoitaa sairasta äitiään. Tai kun pomo on peruna ja pystyy nauramaan itselleen, hänet voi silti ottaa vakavasti.

Kun tiimillä on jaettu ymmärrys – mitä kutsutaan myös psykologiseksi turvallisuudeksi – he uskaltavat paitsi olla perunoita myös arvostavat ja kannustavat muita.

Etätyö on opeteltava taito

Usein sanotaan, että onnistuneessa etäyhteistyössä on 20-prosenttisesti kyse työkaluista ja 80-prosenttisesti kyse yrityskulttuurista. Näiden suhde voi vaihdella yrityskohtaisesti, mutta periaate pätee, kertoo fasilitoija ja agile-coach Anna Schober konsulttiyritys Let’s Get Outista.

– Mutta mitä on kulttuuri? Se on kokoelma alati eläviä suhteita, jotka johdattavat kohti yhteistä päämäärää. Se on etenkin näkymättömiä asioita, kuten käsityksiä, normeja, kirjoittamattomia sääntöjä, käyttäytymismalleja ja tunteita.

Etätyön tekemistä täytyy opetella. Se on taito.

Sofia Sunder, Head of People Experience, Dustin.

Sofia Sunder, Dustinin Head of People Experience, on samaa mieltä. Hänen mukaansa yritykset, joilla oli vahva yrityskulttuuri jo ennestään, saivat etumatkaa pandemian iskiessä. Muutos on ollut paljon muutakin kuin työpisteen siirtämistä toimistolta kotiin.

– Ero on valtava. Etätyön tekemistä täytyy opetella, se on taito. Sama koskee digitalisaatiota. Siinä ei ole kyse vain töiden tekemisestä sähköisesti vaan kokonaan uudenlaisesta työskentelyn tavasta.

Suurin osa meistä on aloittelijoita

Sunderin mukaan läsnä- ja etätyön eroa on helppo aliarvioida. Ensimmäiseksi täytyy ymmärtää, että olemme melkein kaikki vielä aloittelijoita etätöiden tekemisessä. Mitä tehdään, kun ihmiset eivät jaksa istua videokokouksissa koko päivää? Muutetaanko kokoukset korkeintaan puolen tunnin mittaisiksi? Pidetäänkö palaverittomia päiviä?

– Yhteistyössä ei ole kyse vain tekniikasta. Nyt pitää suunnitella sitä, mitä on mahdoton suunnitella. Kerää kokoon ihmiset eri osastoilta ja luo sisäinen verkosto. Kokeilkaa kävelypalavereja, joissa lähekkäin asuvat työkaverit voivat tavata. Myös digikahvit, joilla ei ole painavaa agendaa, ovat tärkeitä. Siihen on vielä matkaa.

Schober listaa blogissaan muutamia jaettua ymmärrystä ja yhteistyötaitoja kehittäviä kysymyksiä, joita kannattaa esittää tiimille:

  • Mitkä viestintätyökalut kasvattavat tuottavuuttasi?
  • Mitkä ovat työssäsi suurimmat keskittymisen esteet?
  • Milloin et ole saatavilla?
  • Millä tavalla otat mieluiten vastaan palautetta?

– On helpompi tehdä töitä yhdessä, kun kaikki ymmärtävät toistensa tarpeet ja tavat tehdä töitä etänä, hän kertoo.

Tehokkaat tiimit kommunikoivat

Haasilla on myös toinen ratkaisu: jaettu identiteetti eli ymmärrys siitä, että kaikki työskentelevät kohti samoja tavoitteita.

Muuten vaarana on ”me vastaa ne” -tunne. Me teemme paljon töitä mutta ne toiset laiskottelevat eivätkä saa asioita valmiiksi ajallaan. Ehkä emme edes tiedä, mitä ”ne” tarkalleen ottaen tekevät. ”Psykologinen etäisyys on inhimillinen perusprosessi”, hän sanoo.

Adam Grant kertoo podcastissaan lentoyhtiön tekemästä tutkimuksesta, jonka perusteella pystyttiin arvioimaan tiimin tuottavuus pelkästään kuuntelemalla aamupalaverin ensimmäistä varttia. Kuullun perusteella pystyttiin päättelemään, kuinka täsmällinen tiimi on ja kuinka polttoainetehokkaasti se toimii.

Jaa eteenpäin asiakkaiden antamaa palautetta siitä, miksi tiimin työ on nyt tärkeämpää kuin koskaan.

Adam Grant, organisaatiopsykologi.

Tehokkaissa tiimeissä viestintä oli kahdensuuntaista. Kapteenit käyttivät muita tiimejä enemmän aikaa kaikkien mukaan ottamiseen ja erilaisten mielipiteiden kuunteluun. He myös kannustivat työntekijöitä keskustelemaan keskenään työtehtävistä. He loivat yhteistä identiteettiä viittaamalla aina ”meihin”, joihin kuuluivat lentohenkilökunnan lisäksi myös lentokentän henkilöstö ja lennonjohto, jota tiimi tapasi harvoin. Tiimit kokivat olevansa osa isompaa joukkuetta, jolla on yhteinen tavoite. Tehottomissa tiimeissä lentäjät puhuivat enemmän itsestään ja viittasivat aina ”niihin muihin”.

– On tärkeää, että yhteinen päämäärä on hyvin selkeä. Tätä ei aina ajatella, vaan rakennetaan tiimihenkeä kysymällä kaikilta ”mikä on lempitäytteesi pizzassa?”. Yhteistyö sujuu paremmin, kun tavoite on yhteinen ja jokaisella on omaa vastuuta. Eräs keino vahvistaa tätä tunnetta on jakaa eteenpäin asiakkaiden antamaa palautetta siitä, miksi tiimin työ on nyt tärkeämpää kuin koskaan, Grant kertoi podcastissaan.

Sunder näkee mahdollisuuksia myös haasteissa: yhteistä identiteettiä voi vahvistaa myös olemalla aloittelijoita yhdessä.

– Meille tarjotaan jatkuvasti uudenlaisia työkaluja yhteistyöhön ja luovaan tekemiseen. On tärkeää, että niitä voidaan testata turvallisesti yhdessä. Oi, mitä tapahtui? Nyt sain zoomattua ulos… mihin minun digitaalinen muistilappuni katosi? Tämä on myös keino tuoda ihmisiä lähemmäs toisiaan.

Jos tuntuu, että tämän artikkelin vinkit olivat intensiivisiä, voit aloittaa kaikkein yksinkertaisimmasta ja tärkeimmästä asiasta:

– Aloita jokainen kokous kysymällä ”Kuinka kaikilla menee?”

Lue lisää tehokkaan etätyön mahdollistavista palveluistamme.

Toimivan etäyhteistyön muistilista:

  • Varaa aikaa tutustumiselle yhteistyön käynnistyessä. Ota selvää, miten kaikki haluavat työskennellä.
  • Luo selkeät tavoitteet.
  • Pidä säännöllisiä kokouksia.
  • Vältä ja vastusta stereotypioita.
  • Ota kaikki mukaan.
  • Pidä video päällä kokouksissa.
  • Kodin esittely virtuaalisesti voi luoda yhteenkuuluvuuden tunnetta. Tärkeää on, että se on täysin vapaaehtoista, koska kaikki eivät halua esitellä kotiaan.
  • Suunnittele epämuodollisia tapaamisia, kuten etäkahveja.
  • Juhlistakaa ja jakakaa onnistumisia.
  • Tavatkaa säännöllisesti myös fyysisesti.
  • Pidä huolta työntekijöiden hyvinvoinnista. Moni on nyt yksinäinen.
  • Ota huomioon työkavereiden konteksti ja muu elämä.
  • Kysy säännöllisesti kokouksissa muiden mielipidettä, jotta kaikki tulevat kuulluksi.
  • Salli eriävät mielipiteet. Pidä keskustelut monimuotoisena.

Näin johdat työtä digitaalisessa ympäristössä

Lataa whitepaper ja lue lisää.

Teksti: Robert Långström

29 kesäkuuta 2021

Aihealue