Yritysten kannattaisi suhtautua etätyöskentelyyn positiivisesti, sillä siitä on paljon hyötyä. Nykyiset työntekijät ovat etätyömahdollisuuden myötä tyytyväisempiä ja tehokkaampia. Samalla yritys näyttäytyy houkuttelevampana työpaikkana uusille kyvyille. Jotta etätyöskentely toimii, tiettyjen perusasioiden pitää olla kunnossa.
1. Panosta kommunikaatioon
Etätyö ei tarkoita samaa kuin yksintyöskentely, pikemminkin päinvastoin. Yhteistyön merkitys on kasvanut entisestään yhä useampien työpaikkojen tarjotessa joustavia työskentelymahdollisuuksia. Sujuvan yhteistyön edellytyksenä on se, että kollegoiden kanssa on helppo kommunikoida.
Esimerkiksi etätyöntekijän tietokoneen on oltava riittävän hyvä ja sellainen, että videoneuvotteluihin osallistuminen onnistuu. Lisäksi yhteistyön mahdollistamiseksi käytössä on oltava toimivia ratkaisuja ja työkaluja, kuten Slack, Skype ja Trello. Yrityksen kannattaa myös käyttää pilvipalveluita, mikä mahdollistaa asiakirjojen jakamisen ja yhdessä työskentelemisen reaaliajassa.
2. Hanki tekniikkaa, jota työntekijät haluavat käyttää
Laitteiden ja ratkaisujen tarjoaminen ei riitä. Älykkäästä ja edistyksellisestä tekniikasta ja ratkaisuista ei ole hyötyä, jos työntekijät eivät osaa käyttää niiden toimintoja ja ominaisuuksia. Parhaassakin tapauksessa luovuus ja tuottavuus kärsivät, ja pahimmassa tapauksessa työntekijöistä tulee turhautuneita ja ärtyneitä. Varmista, että käyttämillenne tuotteille ja ratkaisuille on helposti saatavilla olevat ja selkeät ohjeet.
Onnistumisen kannalta parasta olisi, että laitteiden ja ratkaisujen valinnassa kuullaan työntekijöitä. Muutoin työntekijät saattavat käyttää omia tietokoneitaan ja omia pilvipalvelutilejään, mikä on tietoturvariski.
3. Luota työntekijöihin
Etätyön onnistumisen kannalta kenties tärkeintä on se, että jokaisella tasolla johtoporrasta myöten on luottoa etätyöntekijöiden työpanokseen. Luottamus tarkoittaa paljon muutakin kuin joustavan työskentelyn hyväksymistä: luottamus rakentaa kaikkea viestinnästä ja luovuudesta yhteistyöhön ja sitoutumiseen. Tämä taas näkyy suoraan tuottavuuden lisääntymisenä.
4. Aseta rajat
Se, että etätyöntekijä tekisi liian vähän töitä, ei yleensä koskaan ole ongelma. Joustavasti töitä tekevillä on pikemminkin taipumusta tehdä paljon ylitöitä. Kun työtä voi tehdä milloin tahansa ja mistä tahansa, omien rajojen asettaminen voi olla vaikeaa.
Liiallisen työskentelyn voi välttää apukeinojen avulla. Yksi tapa on kirjata kaikki tehdyt työtunnit huolellisesti ylös. Toinen keino on ilmoittaa selkeästi kollegoille esimerkiksi chatissa, että työpäivä on päättynyt.
5. Aseta selkeät tavoitteet
Myös esimiehillä on vastuu siitä, että työntekijä ei työskentele liikaa. Esimiesten on kyettävä asettamaan etätyöntekijöille selkeät ja mitattavissa olevat tavoitteet. Työntekijän on tiedettävä tarkalleen, mitä häneltä odotetaan ja mitä hänen pitää saada aikaan.
Esimiehen on hyvä olla yhteydessä etätyöntekijään säännöllisesti puhelimitse, jotta kumpikin pysyy tilanteen tasalla. Jotta etätyö onnistuisi, esimiehen ja alaisten välisen kommunikaation on oltava tavallistakin tiiviimpää ja säännöllisempää.
6. Luo yhteenkuuluvuuden tunnetta
On myös tärkeää, että etätyöntekijät eivät tunne jäävänsä ulkopuolisiksi. Toimivat työkalut videopalavereja ja näytön jakamista varten ovat hyvä apuväline tässä, sillä niiden avulla voidaan lisätä yhteenkuuluvuuden tunnetta helposti.
Kasvokkain tapaamisen arvoa ei myöskään pidä väheksyä. Tiimille kannattaa aikatauluttaa säännöllisiä tapaamisia varsinkin uusien projektien käynnistyessä.
7. Hyväksy etätyö osana nykyajan työelämää
Lopuksi voi olla hyvä pohtia yrityksen nykyisten toimintatapojen sopivuutta etätyöhön. Kyse ei ole vain mahdollisesta tekniikan päivittämisestä, vaan myös sen varmistamisesta, että kaikki yrityksessä johtoporrasta myöten pitävät etätyötä luonnollisena työskentelytapana.
Vastaavaa luettavaa:
Etänä saat enemmän aikaan
8 kätevää tuotetta etätyöskentelyyn
