Normaalina työpäivänä suurin osa meistä työskentelee monenlaisten ihmisten kanssa – kollegoiden, ulkoisten työntekijöiden, asiakkaiden ja toimittajien. Jotta arki sujuisi niin hyvin kuin mahdollista, myös vuorovaikutuksen on sujuttava niin hyvin kuin mahdollista. Viime aikoina markkinoille on tullut monia uusia digitaalisia työkaluja, joiden tarkoituksena on helpottaa yhteistyötä oman organisaation sisällä ja ulkopuolella. Käyttäjistä voi tuntua ylittämättömältä haasteelta opetella käyttämään taas uutta työkalua ja järjestelmää. Mutta uuden työkalun ei tarvitse tuoda mukanaan hankaluuksia – päinvastoin! Teamsin avulla sinun ei tarvitse siirtyä eri järjestelmien välillä tai opetella käyttämään uusia ohjelmia.
Useat erilliset järjestelmät aiheuttavat paljon vaikeuksia
Usean eri järjestelmän käyttö ei aiheuta harmaita hiuksia niin pitkään, kun työstät vain omia asiakirjojasi – paitsi siten, että sinun on siirryttävä koko ajan eri ohjelmien välillä. Eri järjestelmien suuri määrä voi kuitenkin olla este hyvälle ryhmätyölle. Tavallinen ongelma on versiohallinta, kun sinun ja ryhmän muiden jäsenten on lähetettävä yhteisiä työasiakirjoja toisillenne. Homman helpottamiseksi joku voi ehkä tallentaa asiakirjan Dropbox-tililleen tai muuhun henkilökohtaiseen tallennustilaan.
Kun jäsenet lähettävät tiedostoja toisilleen tai tallentavat tietoja ulkoisiin tallennuspaikkoihin, tiedot voivat joutua vääriin käsiin. On myös mahdollista, että rikot yrityksen käytäntöjä, jos tallennat asiakirjoja omalle laitteellesi ilman, että yritys tietää sitä.
Teams – yksinkertainen työkalu Office 365 -ympäristön tuntevalle
Jos Office 365 -ympäristö on sinulle jo tuttu, Microsoft Teamsin käyttöönotto on helppoa. Sen avulla sinun ei enää tarvitse lähettää asiakirjoja puolelta toiselle tai tallentaa tietoja ulkoisiin tallennuspaikkoihin.
Teams on Office-tuoteperheeseen kuuluva yhteistyötyökalu. Jos olet jo aiemmin työskennellyt Office-ympäristössä, työkalun käyttö on helppoa. Teamsin avulla voit tehdä yhteystyötä sekä kollegoiden että ulkoisten henkilöiden kanssa.
Kullakin ryhmällä on keskustelusivu tai "kotivälilehti", jonka kautta jäsenet voivat keskustella keskenään. Yhdessä työstettävät asiakirjat voidaan tallentaa toiseen, asiakirjoille tarkoitettuun välilehteen. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakirjoja ei enää tarvitse lähettää käyttäjältä toiselle, vaan kaikki voivat työstää uusinta versiota reaaliaikaisesti. "Wiki"-välilehteen voidaan lisätä yksityiskohtaista tilastotietoa sekä oppaita ja ohjeita. Työkaluun on helppo lisätä juuri ne välilehdet, joita kulloisessakin työssä tarvitaan.
Samat kirjautumistunnukset
Microsoft Teamsia voi käyttää Office-tilillä. Teamsia voi käyttää ohjelmana tietokoneella, sovelluksena puhelimella ja verkossa. Teams helpottaa yhteistyötä sisäisten ja ulkoisten työntekijöiden sekä muiden sidosryhmien kanssa maantieteellisestä sijainnista ja käytettävästä laitteesta huolimatta.
Teamsiin kirjautumisen jälkeen voit nähdä oman ja muiden jäsenten kalenterin. Se helpottaa tapaamisista sopimista ja sopivan soittoajan löytämistä. Teamsin kautta pääset helposti käsiksi myös omiin OneDriveen tallennetuttuihin asiakirjoihisi. Kertakirjautumisella pääset siis käsiksi kaikkeen, mitä työssäsi tarvitset.
Uusi työskentelytapa
Microsoft Teams kuuluu tuttuun Office-ympäristöön, joten se ei ole mikään uusi työkalu, jota tarvitsisi erikseen opetella käyttämään. Se muuttaa kuitenkin työskentelytapaa. Teamsin käyttö tekee ennen kaikkea ryhmätyöstä aiempaa helpompaa ja tehokkaampaa.
Teams – utelias kuulemaan lisää?
Ota selvää, miten Teams voi helpottaa arkea. Dustin järjestää työpajan tiimillesi. Saat lisätietoja ilmoittamalla kiinnostuksestasi.
Lue lisää:
Rohkaise työntekijöitä ottamaan Microsoft Teams käyttöön
Microsoft Teams tehostaa yhteistyötä
Microsoft Teams yksinkertaistaa tietojen tallentamista ja käsittelyä
Microsoft Teams takaa turvallisuuden
Microsoft Teams – yhteistyötä tehostava uusi työkalu