Nykyään ei ole oikeastaan mitään syytä lähettää laskuja tai tilauksia paperiversiona tai sähköpostimuodossa. Hankintajärjestelmä voi keskustella suoraan Dustinin järjestelmän kanssa, mikä tekee tilausten ja laskujen hallinnasta edullisempaa sekä helpommin hallittavaa.
Perinteinen tilausmenetelmä
Toimintaa voi tehostaa kätevästi tekemällä hankinta-, tilaus- ja laskutusprosesseista elektronisia ja automaattisia. EDI tekniikan (Electronic Data Interchange) avulla kaikki tuotteen tai palvelun tilaamisesta tuotteen tai palvelun laskuttamiseen ja maksamiseen voidaan hoitaa täysin ilman paperisia asiakirjoja tai manuaalista käsittelyä. Yritysten liiketoimintajärjestelmien välillä lähetetään standardisoituja viestejä ennalta määrätyssä muodossa, kuten esimerkiksi cXML-muodossa.
Kun liiketoimista huolehditaan elektronisesti, hallintokustannukset vähenevät monissa eri vaiheissa – hankintavaiheessa, kirjanpitovaiheessa, talousosaston käsittelyvaiheessa ja laskutusvaiheessa. Lisäksi hankintoja on helpompi pitää silmällä. Kun kaikki hankinnat kulkevat saman järjestelmän läpi, on helpompi varmistaa, että kaikki ostetaan sopimustoimittajilta. Lisäksi tehtyjen hankintojen seuranta helpottuu. Siten voidaan olla varmoja siitä, että tuotteet tai palvelut hankitaan edulliseen hintaan.
E-laskut, e-tilaukset ja tuotevalikoima
Kaikkien mahdollisuuksien hyödyntämiseksi Dustinin tuotevalikoiman voi integroida omaan hankintajärjestelmään. Silloin käyttäjien on erittäin helppo tilata oikeita tuotteita sopimuksen mukaisesti. Tilaukset lähetetään elektronisesti omasta hankintajärjestelmästä suoraan Dustinin tilausjärjestelmään ja virheellisten tilausten lähettämisen riski poistuu käytännössä kokonaan.
Dustinin lasku lähetetään automaattisesti elektronisessa ostotilauksessa olevien tietojen perusteella ja laskuille on valittavissa useampi formaatti. Laskujen läpimenoajat lyhenevät, sillä lasku menee suoraan talousjärjestelmään ja saavuttaa nopeasti oikean henkilön. Samalla hallinta ja seuranta helpottuvat. Se on hyväksi myös ympäristölle, sillä paperilaskuja ei tarvitse tulostaa ja lähettää postitse.
Tuotevalikoima: Punchout – tai staattinen kuvasto
Tuotevalikoimamme voi integroida kahdella eri tavalla hankintajärjestelmään. Punchout-ratkaisussa käyttäjät saavat käyttöönsä asiakaskohtaisen version Dustinin verkkokaupasta omassa hankintajärjestelmässään olevan linkin kautta. Sen kautta voi nähdä sopimushinnat ja tehdä ostoksia tavalliseen tapaan. Kun käyttäjä on tehnyt valintansa, ostoskori viedään omaan järjestelmään ja ostotilaus voidaan luoda ja kirjata omien käyttörutiinien mukaisesti. Tämän ratkaisun avulla Dustinin tavallisen verkkokaupan kaikki ominaisuudet ovat käytettävissä, kuten hakutoiminto, reaaliaikainen hintojen päivitys, tuotekuvat ja tuotetiedot, jotka helpottavat tilausten tekemistä.
Toinen vaihtoehto on staattinen tuotekuvasto, jonka Dustin voi lähettää asiakkaalle esim. päivittäin. Kuvasto sisältää muun muassa nimikkeen, tuotenumeron, tuotteen kuvauksen ja asiakaskohtaiset hinnat.
EDI:n tarjoamat edut
- Oikeat tiedot löytyvät aina omasta liiketoimintajärjestelmästä ja tieto on edelleen käytettävässä muodossa
- Tieto kulkee nopeasti ja virheettä
- Hankinta- ja talousosaston työkuorma vähenee.
- Digitaalisuus vähentää ympäristökuormitusta.
- Hallintotoimien pienempi määrä säästää aikaa ja rahaa.
- Kaikki standardimuodot ovat maksuttomia.
Haluatko yksinkertaistaa yrityksesi hankintaprosesseja EDI tekniikalla? Lähetä sähköpostia EDI-asiantuntijallemme osoitteeseen [email protected], niin me kerromme lisää!
