Työskentele ja tee yhteistyötä tehokkaasti Teamsissa

Ihmisten työskentely-, yhteistyö- ja viestintätavoissa on tapahtunut suuria muutoksia. Microsoft Teams on Microsoftin nopeimmin kasvava yrityssovellus ikinä, mikä on todiste siitä, että markkinoilla on odotettu uusia innovatiivisia työkaluja, jotka voivat nostaa yhteistyön tekemisen uusiin ulottuvuuksiin.

Viime vuosina kehitys on kulkenut selvästi yksilön tuottavuuden tukemisesta tiimipohjaisen tuottavuuden tukemiseen. Tosiasia on, että 86 prosenttia kaikista yritysjohtajista on ilmoittanut yhteistyön ja tehokkaan viestinnän puuttumisen yhdeksi suurimmista syistä sille, että asiat menevät pieleen.

- 65 prosenttia yrityksistä on ymmärtänyt, että niiden on siirryttävä hierarkkisesta mallista tiimipohjaiseen. Puolet niistä on joko ottanut tätä varten verkkopohjaisen työkalun käyttöön tai ilmoittanut tekevänsä niin, mutta vain seitsemän prosenttia tuntee olevansa valmis siihen. Ne tietävät, että niiden on muututtava, mutta ne eivät tiedä miten, Microsoftin Enterprise Sales Director Justin Slane sanoo.

Enterprise Sales Directorina Justin työskentelee yhdessä Microsoftin kumppanien kanssa edistääkseen Microsoft Teams Rooms -yhteensopivien laitteiden myyntiä. Toisin sanoen kameroiden, kaiutinten ja muiden kokoushuonevarusteiden, jotka on kehitetty toimimaan yhdessä Microsoft Teams -alustan kanssa.

Microsoftin historian nopeimmin kasvava yrityssovellus

Justinin ei tarvitse valitella sitä, etteikö hänellä olisi mitään tekemistä. Microsoft Teamsista on kehittynyt Microsoftin historian nopeimmin kasvava yrityssovellus, mikä on uskomatonta ottaen huomioon, miten paljon menestystä yritys on vuosien mittaan niittänyt. Tällä hetkellä yli 500 000 organisaatiota käyttää Teamsia, ja niistä 233:lla on yli 10 000 käyttäjää.

- Monille yrityksille Microsoft Teams on ratkaisu miten-kysymykseen. Se toimii Office 365 -yhteistyöalustan keskuksena – alustan kautta voi keskustella, jakaa tiedostoja, järjestää tapaamisia sekä toistaa ääntä ja videota. Alustaan voi myös integroida kolmannen osapuolen sovelluksia ja itse kehitettyjä sovelluksia. Olemme havainneet, että työntekijät viettävät yhä suuremman osan työpäivästään Teamsissa, alasta riippumatta.

Kokous on muutakin kuin yhdessä huoneessa olemista

Aiemmin tavallinen Office 365 -käyttäjä teki töitä Outlookilla, Wordilla, Excelillä ja Powerpointilla, mutta uusien sukupolvien siirtyessä työelämään yhteistyötavoissa on tapahtunut suuri muutos. Yksi hyvä esimerkki siitä, miten Microsoftin pilvipalvelut noudattavat modernia työskentelytapaa, on se, miten Microsoft käsittelee kokousta prosessina ja miten Teams on suunniteltu ohjaamaan käyttäjät tämän prosessin läpi.

- Kokoukseen kuuluu myös se, mitä tapahtuu tapaamista ennen ja sen jälkeen. Kokouskutsun lähettämisen yhteydessä voit liittää mukaan asiakirjoja, jotta kaikki tulevat kokoukseen valmistautuneina. Kokouksen jälkeen voit palata Teams-ympäristöön ja nähdä, mitä sanottiin, mitkä tiedostot jaettiin ja mihin päädyttiin. Jos et päässyt kokoukseen, voit samalla tavalla palata ajassa taaksepäin, tutustua näkemättä jääneisiin asioihin ja antaa palautetta.

Justinilla on selvä vastaus kysymykseen siitä, mitkä tekniset kehitysaskeleet tulevat muuttamaan kokouksia tulevaisuudessa.

- Tekoäly ja koneoppiminen tulevat mukaan kaikkeen tekniikkaan, myös Microsoft 365 -alustaan. Huolimatta siitä, onko kyse reaaliaikaisesta käännöksestä, fyysisen valkotaulun integroimisesta kokoukseen, kasvojentunnistuksesta tai tärkeimpien näkemättä jääneiden asioiden valitsemisesta omaan Teams-virtaan.

Olemme nähneet vain alun

Tätä kirjoitettaessa maailmassa on yli 60 miljoonaa kokoushuonetta, mutta vain 15 prosentissa niistä on videolaitteet. Ratkaisujen yksinkertaistuessa ja halventuessa Justin uskoo, että monien yritysten seuraava askel on hankkia videolaitteet kokoushuoneisiinsa ja muuttaa ne Microsoft Teams Rooms -huoneiksi. Tässä kehityksessä laitteilla on tärkeä rooli.

Nykyään moni valmistaja on kehittänyt Teams-sertifioituja tuotteita. Niitä ovat muun muassa HP:n ja Lenovon kokoushuonetietokoneet sekä Logitechin ja Konftelin äänen- ja kuvantoistotuotteet.

- Tulevaisuus on jännittävä, mutta uuden työskentelytavan hyödyntämiseksi on ymmärrettävä, mitä muutoksella voi voittaa. Uusille työelämään astuville henkilöille tekoäly, koneoppiminen ja videokuva ovat itsestäänselvyyksiä. He ymmärtävät, mitä yhteistyö on ja miten modernit työkalut voivat auttaa heitä ottamaan enemmän irti ajastaan, Justin päättää.