Vähemmän kokouksia, enemmän taukoja ja vähemmän säätöä sähköpostien kanssa. Näillä nikseillä tehostat työtäsi.
1. Priorisoi ja suunnittele
Aloitatko sinäkin työpäiväsi tekemällä ensin helpoimmat hommat, koska siitä tulee tuottava olo? Virhe! Aloita kaikkein vaikeimmasta tehtävästä. Silloin et pysty lykkäämään hankalia ja ikäviä töitä myöhemmäksi, kuten helposti käy, jos teet aluksi jotakin helppoa ja mieluisaa. Haastavan tehtävän selättäminen antaa energiaa ja lisää motivaatiota loppupäivää varten. Kokeile myös kirjoittaa jokaisen päivän päätteeksi tehtävälista seuraavalle päivälle, niin tiedät heti aamulla, mistä aloittaa.
2. Pidä taukoja
Lukuisat tutkijat ovat yksimielisiä siitä, että mikrotauot tekevät työskentelystä tehokkaampaa. Tavallisesti työskentelyjakso on 45–90 minuuttia, jonka jälkeen pidetään tauko. Tauon aikana olisi hyvä virkistäytyä ja saada veri kiertämään, mihin riittää pieni jaloittelu. Suuntaa vaikka juomaan lasillinen vettä keittiöön. Kävelylenkki lounastauolla taas saa ajatuksen kulkemaan paremmin.
3. Yksi asia kerrallaan
Multitasking ei säästä aikaa, vaikka siltä tuntuisikin. Työskentely on tehokkainta silloin, kun keskittyy yhteen tehtävään kerrallaan. Varmista työrauhasi sulkemalla Facebook, kertomalla kollegoillesi, että tarvitset työrauhaa (laita ovelle lappu tai kuulokkeet päähäsi) ja katso puhelinta vain tiettyinä aikoina sen sijaan että näpräisit sitä koko ajan. Laita puhelin vähintään ylösalaisin pöydälle silloin, kun käyt uuden työtehtävän kimppuun.
4. Luonnoslaatikko toimii tehtävälistana
Onko sinullakin sähköpostilaatikossa 352 luonnosta? Mitä teet niillä? Niinpä, tyhjennä reippaasti koko laatikko. Sen jälkeen voit käyttää luonnoslaatikkoa tehtävälistana. Sähköposteja tulee nykyisin tolkuton määrä, eikä niihin usein ehdi vastaamaan heti. Siirrä toimenpiteitä vaativat sähköpostit luonnoksiin klikkaamalla “vastaa” ja kirjoittamalla vaikka “moi”. Tällöin viesti siirtyy luonnoksiin, ja pystyt varmistamaan suoraan sieltä, kenelle sinun pitikään vastata ja mistä asiasta.
5. Vähemmän kokouksia
Ison osan kokouksista voisi hoitaa pelkästään sähköpostilla sen sijaan, että kaikki joutuvat vääntäytymään paikalle. Välillä taas palavereihin kutsutaan jokainen kynnelle kykenevä, vaikka paikalle olisi oikeastaan tarvittu vain kaksi ihmistä. Kun saat palaverikutsun, mieti tarvitaanko sinua oikeasti paikan päälle. Kieltäydy turhista kokouksista, jotka eivät koske sinua tai joiden tarkoitus on epämääräinen. Kun kutsut ihmisiä kokoustamaan, mieti tarvitseeko aikaa tosiaan varata se pakollinen tunti, vai voisiko asian saada hoidetuksi 20 minuutissa.
Löydät tästä monia älykkäitä vinkkejä sujuvampaan arkipäivään »
