Työpiste

Asiantuntijoiden parhaat vinkit etänä töitä tekeville IT-tiimeille

Näin IT-tiimi tekee parhaiten etätöitä. The Remote Leader Projectin asiantuntijat kertovat neljä parasta vinkkiään.

Nähdyksi ja kuulluksi tuleminen, arvostuksen saaminen ja turvallisuudentunne ovat tärkeitä tekijöitä töissä. Kun tiimi siirtyy tekemään etätöitä, on tärkeää pitää huolta juuri näistä asioista.

Näin sanovat Allison St. John ja Christina Rowe, jotka ovat perustaneet etänä toimivien johtajien koulutukseen keskittyvän The Remote Leader Projectin. Jos he olisivat IT-päälliköitä ja yhtäkkiä joutuisivat johtamaan tiimiään etänä, he aloittaisivat siitä, että ”ensin käytäisiin läpi työt ja mietittäisiin, pitääkö jotakin muuttaa. Sen jälkeen selvitettäisiin viestintätavat ja miten ja milloin ollaan yhteydessä.”

– Tässä alustavassa arvioinnissa IT-tiimille on hyötyä teknisistä ja ongelmaratkaisutaidoistaan. Vanhoihin prosesseihin voidaan keksiä parannuksia ja niitä varten voidaan jopa rakentaa uusia teknisiä ratkaisuja, jotka tekevät niistä entistä tehokkaampia, Allison St. John sanoo.

Tässä The Remote Leader Projectin neljä vinkkiä, joilla etätiimi onnistuu työssään.

1. Aseta selkeät tavoitteet

Tämä koskee tiimiä sekä kokonaisuutena että sen jokaista jäsentä. Tavoitteissa pitää keskittyä konkreettisiin tuloksiin (ei taloudellisiin vaan käytännön tuloksiin), jotka helpottavat työntekijöiden itsenäistä työskentelyä ja vastuunottoa.

– Teoriassa IT-tiimin on helpompi siirtyä etätöihin, koska sen jäsenet ovat tottuneita uuteen tekniikkaan ja työskentelytapaan, joka pohjautuu ongelmien ratkomiseen tikettijärjestelmässä. On kuitenkin tärkeää ymmärtää etätöiden tekemisen perusperiaatteet: tekniikka esimerkiksi helpottaa työtä mutta ei korvaa hyvää johtajuutta, Allison St. John toteaa.

– Ihmissuhteita ei korvaa mikään. Mitä kauempana olemme toisistamme, sitä tiiviimmin on pidettävä yhteyttä.

2. Luo selkeä työkulttuuri

Luo selkeitä odotuksia ja rajoja, jotka ovat mahdollisia myös ilman fyysistä kokoontumispaikkaa, kuten tyylikästä toimistoa espressokoneineen ja pingispöytineen. Työkulttuurin pitää lähteä työntekijöistä, tarvittaessa esimiehen kautta.

3. Seuraa työtä

Dokumentoi päivittäistä työtä, jotta tiimiläiset voivat tarkistaa, missä mennään, kun se heille sopii. Tämä tekee kaikkien työstä läpinäkyvää ja helpottaa itsenäistä työskentelyä.

4. Rakenna luottamusta

Hyvät ihmissuhteet ja toimiva yhteistyö rakentavat luottamusta. Se nousee arvoon arvaamattomaan, kun tiimi tekee etätöitä. On voitava luottaa siihen, että työt tulevat tehdyiksi, vaikka emme näe toisiamme. IT-päällikön pitää rakentaa luottamusta luottamalla prosesseihin ja työntekijöihin. Tavallinen IT-päällikön ajatusharha on, että jos työntekijöitä ei näe, heihin ei voi luottaa. Se puolestaan aiheuttaa tuplatöitä ja yksityiskohtiin takertuvaa johtamista.

– Etätiimin esimies voi rakentaa luottamusta kahdella keinolla, joita valitettavasti käytetään liian harvoin. Hänen pitää antaa työntekijöiden tehdä virheitä ja sen jälkeen keksiä ratkaisuja yhdessä.

Teksti: Robert Långström

17 heinäkuuta 2020

Aihealue