Onko palaveri inspiraation lähde vai ajanhukkaa? Se riippuu osallistujista. Näillä vinkeillä kokoustat fiksummin.
Hyvät palaverit voivat nostaa työtehon uudelle tasolle. Mutta mistä hyvä kokouskulttuuri oikeastaan syntyy? Suntarbetsliv-organisaatio on kehittänyt Better Meetings -työkalun, jonka avulla yritykset voivat parantaa kokouskulttuuriaan. Työkalu perustuu sekä kansainväliseen tutkimukseen että Ruotsissa erilaisilla työpaikoilla tehtyihin tutkimuksiin. Menestyksekäs kokoustaminen edellyttää neljän erilaisen näkökulman huomioon ottamista, kertoo Suntarbetslivin projektipäällikkö Maija Oxelhag.
4 näkökulmaa menestyksekkääseen kokoustamiseen:
1. Kenelle ja miksi?
Kokouksella on oltava muukin tarkoitus kuin kokoustaminen. Miettikää, millä tavoin palaverista on hyötyä myöhemmin asiakkaalle tai toimeksiantajille.
– Yritä tarkastella kokouksen tarkoitusta ulkopuolelta. Kysy itseltäsi: kenelle me teemme tätä ja miksi? Oxelhag avaa.
2. Mitä tarvitsemme?
– Toinen näkökulma lähtee sisältäpäin. Mitä me tarvitsemme tehdäksemme hyvää työtä? Ole avoin tarpeidesi, ajatustesi ja ideoittesi kanssa, Oxelhag kehottaa.
Jotta viestintä toimii, ulkoisen ja sisäisen perspektiivin on oltava tasapainossa. Miettikää, miten kokouksen osanottajien omat taidot ja kokemukset voisi parhaiten valjastaa halutun tuloksen saavuttamiseksi.
3. Onko kaikilla tarpeeksi tietoa?
Varmista, että kokouksen osanottajilla on riittävästi tietoa.
– On tärkeää, että kaikilla osallistujilla on tarpeelliset tiedot ja taidot sekä informaatiota esimerkiksi tärkeistä tapahtumista, Oxelhag muistuttaa.
4. Kiinnostus tekee ihmeitä
Ole avoin näkökulmille ja keskustelulle.
– Älä istu kädet puuskassa, vaan kuuntele muita aktiivisesti ja kiinnostuneesti. Muista kysellä, sillä jo yksinkertainen kysymys voi saada aikaan ihmeitä. Kannusta keskusteluun esimerkiksi ilmauksilla kuten "Mikä sinun näkemyksesi on?” tai ”Kerro lisää!” Kysy myös hiljaisen mielipidettä. Isossa ryhmässä on hyvä jakautua pienempiin porukoihin, jotta kaikki saavat varmasti äänensä kuuluviin, Oxelhag vinkkaa.
VINKKI: Huomio keskustelukulttuuriin
– Käyttäkää neljää edellä mainittua näkökulmaa myönteisellä ja rohkaisevalla tavalla. Positiivinen keskusteluilmapiiri mahdollistaa sen, että kaikkien näkökulmat otetaan huomioon. Se tekee meistä tehokkaampia, luovempia ja lisää keskinäistä välittämistä. Kritiikki ja negatiivinen palaute kannattaa antaa kunnioituksella ja toisen tunteet huomioiden. Tutkimusten mukaan työhyvinvointi sekä luottamus lisääntyvät, kun eri näkökulmat otetaan huomioon ja niiden esittämiseen rohkaistaan, Oxelhag muistuttaa.
Mikä ihmeen Suntarbetsliv?
Suntarbetsliv-järjestön takana ovat Ruotsin ammattiliitot yhteistyössä Ruotsin kuntien sekä Pactan kanssa. Parempien kokouskäytäntöjen lisäksi Suntarbetsliv on kehittänyt erilaisia tutkimus- ja kehitystyökaluja, tavoitteenaan luoda parempia työympäristöjä.
Lue lisää tulevaisuuden kokoushuoneista »
