Miten toimit, kun kriisi on jo ovella? Kun ollaan keskellä kriisitilannetta, on ensimmäinen tärkeä vaihe eli suunnittelu on jo takana.
Keskity erityisesti kahteen asiaan kriisitilanteessa:
- Toimi. Muista, että huonoin päätös on useimmiten se, ettei päätöstä tehdä lainkaan.
- Viesti. Viestintä on onnistuneen kriisinhallinnan a ja o.
Pääkysymyksistä, jotka koskevat IT-osaston keinoja helpottaa organisaation selviytymistä, on siirryttävä mahdollisimman nopeasti todellisiin toimiin. Toimintamalli riippuu kriisin vakavuudesta ja ennen kaikkea oman organisaation edellytyksistä.
Lataa raportti + kriisinhallintatyökalu.
1. Tyrehdytä vuodot
Huolehdi siitä, että organisaation vuodot tyrehtyvät. Toimet on aloitettava välittömästi, olipa kyse talouden sokkivaikutuksista, joiden yhteydessä rahavirrat ja kulut on saatava tiukkaan hallintaan, tai organisaatioon kohdistuneesta tietomurrosta.
2. Pysäytä valumat
Valumat on pysäytettävä sekä kustannuksiin vaikuttavien tekijöiden että työntekijöiden kautta luvatta vuotavien tietojen osalta niin tehokkaasti kuin mahdollista. Kaiken tiedon niin organisaation sisällä kuin ulkoisille sidosryhmille ja asiakkaillekin on kuljettava virallisia kanavia pitkin, tai tiedon jakamiselle on saatava nimenomainen hyväksyntä.
3. Korvaa osaaminen
Jos kriisi koskettaa suurta osaa toimialasta, maasta tai jopa koko maailmasta, on tärkeää varmistaa oikea osaaminen ja resurssit. Seuraavassa vaiheessa voidaan sitten pohtia, tuoko nykyinen henkilöstö lisäarvoa jatkossa, jos kriisiä seuraa uudenlainen normaali.
4. Tunnista avainhenkilöt
Avainhenkilön ei tarvitse aina olla päällikkö tai johtaja, vaan usein avainhenkilöksi nousee henkilö, joka on työskennellyt organisaatiossa pitkään.
5. Jaa tärkeät tehtävät avainhenkilöille
Avainhenkilöt ovat usein muodostaneet laajoja sisäisiä verkostoja, ja tyypillisesti muut kuuntelevat heitä. Myös nämä sisäiset verkostot ovat tärkeitä viestinnässä, ja ne auttavat koko organisaatiota ymmärtämään tilannetta. Luottamus on tärkeää, jotta voidaan viedä läpi muutos, joka voi joskus olla laajamittainen ja kivulias. Huolehdi, että avainhenkilöillä on kriisinhallinnassa sopiva ja tärkeä rooli, mutta vältä roolien lisäämistä vain oman vastuusi välttämiseksi.
6. Laadi B- ja C-suunnitelmat
Suunnitelmia on muutettava ja strategioita mukautettava jatkuvasti tilanteen kehittyessä. Lisäsuunnitelmien laatiminen eri skenaarioiden varalta tuo myös turvaa, sillä näin voidaan arvioida erilaiset IT-toimituksiin liittyvät vaihtoehdot.
7. Viesti
Yksi ehdottomasti tärkeimmistä tehtävistä on viestintä niin sisäisille kuin ulkoisille sidosryhmille. Luo avoimuutta viestimällä paitsi selkeästi ja helppotajuisesti myös usein. Kerro, onko muutoksia tulossa lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. On tärkeää, että kaikki saavat tiedon suoraan eivätkä toisen käden lähteistä.
Lataa raportti + kriisinhallintatyökalu.
Lue lisää:
Hyödynnä kriisinhallinnassa aiempia kokemuksia
Kaksi tärkeintä IT-kysymystäsi kriisitilanteessa
Ohjaa IT-osastoa oikein kriisitilanteessa
Lähde: Toimintaohje kriisitilanteessa, Radar 2020.
Lähde: Toimintaohje kriisitilanteessa, Radar 2020.
Teksti: Radar
Kuva: Unsplash
