Strategia ja johtajuus

Ohjaa IT-osastoa oikein kriisitilanteessa

Liiketoiminnan heikkoudet tulevat usein esiin laskusuhdanteissa. Yksi vuoden 2008 finanssikriisin opetuksista oli se, että hyvä organisaation johtaminen helpottaa kriisinhallintaa sekä parantaa organisaation kestävyyttä ja kykyä selvitä ennakoimattomista tapahtumista. On ilmaistava selkeästi, mitä rooleja tarvitaan, miten vastuu jaetaan ja miten viestintä hoidetaan.

Vuoden 2008 finanssikriisin aikana monet päälliköt nostivat esiin kaikenlaisen alisuoriutumisen kriisitilanteessa. Jotta haasteisiin voidaan vastata tehokkaasti kriisin ollessa päällä, aikaa ja energiaa ei saa tuhlata puolusteluun ja teknisiin yksityiskohtiin. Muussa tapauksessa vaarana on epäluottamuksen kierre koko organisaatiossa.

Lataa raportti + kriisinhallintatyökalu.

Katastrofi- ja jatkuvuussuunnitelmat

IT-osaston katastrofi- ja jatkuvuussuunnitelmassa määritellään, miten liiketoiminnan kannalta kriittisiä toimintoja ylläpidetään myös tietojärjestelmien ollessa tilapäisesti tai pysyvästi poissa käytöstä. Tämä koskee myös sitä, miten liiketoiminta saadaan käynnistettyä uudelleen vakavan tapahtuman jälkeen, sekä menetettyjen tai järjestelmien ulkopuolella luotujen tietojen palauttamista. Koska suunnitelma laaditaan usein IT-hallinnon omasta näkökulmasta, siihen liittyy luonnostaan riski liiallisesta keskittymisestä tekniikkaan.

Katastrofi- ja jatkuvuussuunnitelman tärkeimpänä tarkoituksena on tukea liiketoiminnan prosesseja, ja järjestelmien ollessa alhaalla prosessit ovat usein manuaalisia. Tällöin IT-osaston rooli on vähemmän tekninen ja enemmän tukeva kuin normaalitilanteessa. Kyse voi olla eri vastetiimien koordinoinnista, muun organisaation viestintämahdollisuuksien tukemisesta ja erilaisten toimien välittömästä toteuttamisesta.

IT-osaston tärkein tehtävä

Kriisitilanteessa kaikkien on tehtävä oma osansa. IT-osaston on tärkeää keskittyä kahteen pääkysymykseen:

  1. Yrityksessä tärkeintä on useimmiten tulopuolen varmistaminen.
    • I privat verksamhet är den viktigaste funktionen oftast intäktssidan.
    • Julkisessa organisaatiossa kyse on useimmiten toimeksiantojen jatkumisesta .
  2. Miten IT-osasto voi tukea organisaatiota tuotannon hallitussa palauttamisessa normaalitasolle, kun kriisi on ohi?

Jos kriisitilanne liittyy talouteen, IT-osaston on autettava organisaatiota siirtymään säästöliekille, joka takaa selviytymisen. Tuotanto- ja kehitystoimintoja on käsiteltävä eri tavoin, sillä kehitys on usein laitettava jäihin tai pysäytettävä kokonaan. Kriisitilanteen jälkeisessä käynnistysvaiheessa kehitystoimintoja on useimmiten myös vaikeinta saada käyntiin.

Kysymyksiin on vastattava, ja jotta kriisistä päästään yli, vastauksissa on huomioitava toimialakohtaiset edellytykset ja organisaation tarpeet. Koko organisaation on tarvittaessa osallistuttava työhön, ja tilanteen edetessä on myös järjestettävä tilaa keskustelulle. Näin strateginen johto ei juokse sokeasti eteenpäin eikä organisaatiossa etsitä syntipukkeja hetkellä, jolloin tämä vain pahentaa tilannetta.

IT-osasto aktiivisena tai passiivisena toimijana

Ennen kaikkea kaksi tekijää määrittää, miten aktiivinen IT-osaston on oltava itse kriisinhallinnassa:

  1. Oma kriisinhallintaan liittyvä kokemus ja osaaminen.
  2. Se, onko kriisi rajattu ja tarkasti kohdentuva vai laaja ja kattava.
tabell

Käytännön toiminta

Mitä voidaan käytännössä tehdä, kun kriisi on ovella? Kun ollaan keskellä kriisitilannetta, ensimmäinen tärkeä vaihe eli suunnittelu on jo takana. Nyt on keskityttävä kahteen asiaan:

  1. Toimi. Muista, että huonoin päätös on useimmiten se, ettei päätöstä tehdä lainkaan.
  2. Viesti. Viestintä on onnistuneen kriisinhallinnan A ja O.

Pääkysymyksistä, jotka koskevat IT:n keinoja helpottaa organisaation selviytymistä, on siirryttävä mahdollisimman nopeasti todellisiin toimiin. Toimintamalli riippuu kriisin vakavuudesta ja ennen kaikkea oman organisaation edellytyksistä.

  • Tyrehdytä vuodot. Huolehdi siitä, että organisaation vuodot tyrehtyvät. Pysäytystoimet on toteutettava välittömästi, olipa kyse talouden sokkivaikutuksista, joiden yhteydessä rahavirrat ja kulut on saatava tiukkaan hallintaan, tai organisaatioon kohdistuneesta tietomurrosta.
  • Pysäytä valumat. Valumat on pysäytettävä sekä kustannuksiin vaikuttavien tekijöiden että työntekijöiden kautta luvatta vuotavien tietojen osalta niin tehokkaasti kuin mahdollista. Kaiken tiedon niin organisaation sisällä kuin ulkoisille sidosryhmille ja asiakkaillekin on kuljettava virallisia kanavia pitkin, tai tiedon jakamiselle on saatava nimenomainen hyväksyntä.
  • Korvaa osaaminen. Jos kriisi koskettaa suurta osaa toimialasta, maasta tai jopa koko maailmasta, on tärkeää varmistaa oikea osaaminen ja resurssit. Seuraavassa vaiheessa voidaan sitten pohtia, voiko nykyinen henkilöstö tuoda lisäarvoa jatkossa, jos kriisiä seuraa uudenlainen normaali.
  • Tunnista sankarit. Sankarin ei tarvitse aina olla päällikkö tai johtaja, vaan usein sankariksi nousee henkilö, joka on työskennellyt organisaatiossa pitkään.
  • Jaa tärkeät tehtävät sankareillesi. Sankarit ovat usein muodostaneet laajoja sisäisiä verkostoja, ja tyypillisesti muut kuuntelevat heitä. Myös nämä sisäiset verkostot ovat tärkeitä viestinnässä, ja ne auttavat koko organisaatiota ymmärtämään tilannetta. Luottamus on tärkeää, jotta voidaan viedä läpi muutos, joka voi joskus olla laajamittainen ja kivulias. Huolehdi, että näillä henkilöillä on kriisinhallinnassa sopiva ja tärkeä rooli, mutta vältä roolien lisäämistä vain oman vastuusi välttämiseksi.
  • Laadi B- ja C-suunnitelmat. Suunnitelmia on muutettava ja strategioita mukautettava jatkuvasti tilanteen kehittyessä. Lisäsuunnitelmien laatiminen eri skenaarioiden varalta tuo myös turvaa, sillä näin voidaan arvioida erilaiset IT-toimituksiin liittyvät vaihtoehdot.
  • Viesti. Yksi ehdottomasti tärkeimmistä tehtävistä on viestintä niin sisäisille kuin ulkoisillekin sidosryhmille. Luo avoimuutta viestimällä paitsi selkeästi ja helppotajuisesti myös usein. Kerro, onko muutoksia tulossa lyhyellä ja pitkällä aikavälillä. On tärkeää, että kaikki tiimit saavat tiedon suoraan eivätkä toisen käden lähteistä.

Lataa raportti + kriisinhallintatyökalu.

Lue lisää:

7 askelta onnistuneeseen kriisinhallintaan
Hyödynnä kriisinhallinnassa aiempia kokemuksia
Kaksi tärkeintä IT-kysymystäsi kriisitilanteessa

Tekst: Radar
Kuva: Unsplash