Bring Your Own Meeting

Videokokoukset ovat yhä tavallisempi osa arkea. Samalla yhä useampi yritys on löytänyt pilvipohjaiset videoneuvottelutyökalut. Niiden tarjoamat hyödyt ovat selviä. Niiden avulla on mahdollista säästää aikaa ja rahaa sekä järjestää kokouksia aiempaa tehokkaammin. Kokousten järjestäminen ja yhteyden pitäminen käy joustavasti omasta olinpaikasta huolimatta.

- Mahdollisuus nähdä toinen osapuoli ja käyttää kehonkieltä tekee yhteistyön tekemisestä luonnollisempaa ja helpompaa, Konftelin Area Sales Manager Nordics Jörgen Rönnqvist sanoo.

Monenlaista hyötyä

Nuorelle milleniaalien sukupolvelle videot ovat itsestään selvä osa elämää. Kavereiden kanssa puhuttaessa videokuva kytketään kuin itsestään päälle, ja samat tavat siirtyvät myös töihin.

- Yksityiselämässä käyttämiemme pilvipalveluiden toiminnot siirtyvät työelämään, Jörgen sanoo.

Moni asia viittaa siihen, että käyttäytymistapamme sosiaalisessa mediassa ja siellä käyttämämme toiminnot siirtyvät ennemmin tai myöhemmin työelämässä käyttämiimme yhteistyötyökaluihin. Vaikka läheskään kaikki eivät vielä käytä videokokouksia, yhä useampi suunnittelee niiden käytön aloittamista. Sosiaalinen media edistää avoimempia ympäristöjä, joissa vanhat työskentelytavat kyseenalaistetaan, poistetaan ja lopulta korvataan yhteistyökulttuureilla.

Myös omat työskentelytapamme antavat kehitykselle vauhtia. Tempo on aiempaa kovempi, ja ideoita on voitava jakaa nopeasti työ- sekä projektiryhmien välillä. Suurin osa sosiaalisista yhteistyötyökaluista on suunniteltu siten, että keskusteluketjut ja työmateriaalit on helppo pitää järjestyksessä.

- Hyvä yleiskuva ja hakumahdollisuus ovat tärkeitä, Jörgen sanoo.

Osallistu kokoukseen missä haluat

Sosiaalisen median kehittymisen ja videopuheluiden vuoksi on helppo ymmärtää, miksi BYOM eli Bring Your Own Meeting on lisännyt suosiotaan. Nykyään on luonnollista, että ihmiset käyttävät omaa kannettavaa tietokonettaan (ja valitsemiaan tai IT-osaston antamia yhteistyötyökaluja) osallistuessaan etäkokouksiin tai videokokouksiin.

Tämä asettaa tiettyjä vaatimuksia kokoushuoneen laitteistolle. Puhumme siitä lisää hieman myöhemmin. Katsotaan ensin pikaisesti, miten toimistoympäristö on muuttumassa.

Oletko jo kuullut aktiviteettipohjaisesta työtavasta? Se on lähtökohta, kun uusia toimistotiloja rakennetaan ja vanhoja toimistotiloja uudistetaan. Työntekijöille on tarjottava monenlaisia eri tarpeisiin vastaavia ympäristöjä. Perustana on avoin pohjaratkaisu. Omaa huonetta tai omaa tilaa ei ole, vaan niiden sijaan tarjolla on jaettuja istumapaikkoja ja kaappi, jossa voi pitää omia asioitaan.

- Sen lisäksi tarvitaan kokoushuoneita ja erilaisia avoimia tapaamispaikkoja. On havaittu, että ennen kaikkea pienet kokoushuoneet ovat tärkeitä, jotta sekä pitkäaikaiset että tilapäiset projektiryhmät voivat työskennellä tehokkaasti, Jörgen sanoo.

Pienet ja tehokkaat kokoushuoneet

Englanniksi pienempiä kokoushuoneita kutsutaan nimellä ”huddle rooms”, mikä lyhyesti tarkoittaa huonetta, johon voi kokoontua. Aiemmin pienissä kokoushuoneissa ei ole ollut videoneuvottelulaitteita, mutta tilanne on muuttumassa nopeasti. Yhä useampia pieniä kokoushuoneita käytetään videokokouksiin.

Kun käyttäjä saapuu kokoukseen oman kannettavansa kanssa, muutaman asian on oltava valmiina. Hyvä äänen- ja kuvanlaatu on tärkeää. On oltava näyttö, USB-neuvottelukamera ja hyvä kaiutinpuhelin. Lisäksi kannettavan yhdistämisen laitteistoon tulee olla erittäin helppoa.

- Juuri se on Bring Your Own Meetingin ajatus – omasta kannettavasta tulee osa laitteistoympäristöä esimerkiksi Microsoft Teamsin, Zoomin tai Webexin välityksellä järjestettävän kokouksen ajaksi, Jörgen kertoo.

Yksinkertaisuus, käytettävyys ja edullisuus

Konftel on videokokouspaketteja suunnitellessaan keskittynyt yksinkertaisuuteen, käytettävyyteen ja edullisuuteen. Sen perusteella on syntynyt Konftel Collaboration Solutions.

One Cable Connection -ratkaisun (Konftel OCC Hub) ansiosta käyttäjän ei tarvitse tehdä muuta kuin liittää USB-johto tietokoneeseen ja sen jälkeen yhdistää neuvottelukamera, kaiutinpuhelin ja näyttö. Kokousten korkea äänenlaatu on osa Konftelin perimää, ja yritys huolehtii siitä OmniSound-tekniikkansa avulla. Yritys asettaa myös USB-neuvottelukameroiden kuvanlaadulle korkeita vaatimuksia.

- Bring Your Own Device -ratkaisun sekä kokoushuoneen pakettiratkaisujen yhdistelmän suurin hyöty on se, että pieni kokoushuone on helppo skaalata suureksi neuvottelutilaksi. Konsepti on sama, ainoastaan kamerat ja äänilaitteet on vaihdettava, niin että ne sopivat erikokoisiin ja fyysisiltä olosuhteiltaan erilaisiin huoneisiin. Nykyiset käyttäytymistavat ja käyttäjien odotukset edistävät jatkossakin BYOM-kehitystä laajalla rintamalla, Jörgen päättää.

Lue lisää:

Videokokousten järjestäminen on nyt helpompaa kuin koskaan aiemmin
Yksinkertaisia videotapaamisia älykkäillä sisäänrakennetuilla videoratkaisuilla
Tarkkaan valikoitu kasvava valikoima
Yhteistyöhön kutsuvat näytöt
Kymmenestä minuutista kymmeneen sekuntiin
Kuulokkeet voivat sekä pilata että pelastaa Skype-palaverin
Miksi kuvan koolla on väliä?