Tehokas digitaalinen viestintä oikeilla työkaluilla

Polyn Jon Strindlund on työskennellyt videoneuvottelualalla vuodesta 2001 lähtien. Hän on seurannut läheltä siirtymistä putkitelevisioilla varustetuista neuvotteluhuoneista verkkoyhteyden omaaviin pienille ryhmille suunniteltuihin neuvotteluhuoneisiin. Jon antaa parhaat vinkit onnistuneisiin digipalavereihin.

Kukaan ei tiedä mihin tekninen kehitys johtaa. Ajattele esimerkiksi Plantronicsia: Kun kaksi lentäjää perusti yrityksen 1960-luvulla kehittäen kevyen headsetin ilmailualan käyttöön, oli heidän tarkoituksenaan vähentää niskavammojen riskiä laskeutumisen aikana. Joitakin vuosia myöhemmin yrityksen kuulokkeita käytettiin vastaanottamaan kuukävelyn yhteydessä lausutut siivekkäät sanat “That’s one small step for man, one giant leap for mankind”.

Siitä lähtien Plantronics on yhdistetty langattomiin kohinan vaimennusominaisuudella varustettuihin kuulokkeisiin, jotka on tarkoitettu konttoreihin ja puhelinkeskuksiin. Kun Skype for Business löi läpi ja Plantronics ymmärsi, että tulevaisuuden digitaalisissa kokouksissa tultaisiin käyttämään sekä ääntä että videota he ostivat videoneuvottelulaitteiden valmistajan Polycomin. Plantronicsista ja Polycomista tuli Poly.

- Kymmenen vuotta sitten videoneuvottelulaitteita oli vain neuvotteluhuoneissa. Tukholmassa istuuduttiin kokoushuoneeseen ja pidettiin kokous Göteborgissa olevien työntekijöiden kanssa. Huoneessa oli näyttö, hankala kamera ja laitteisto, jota kaikki melkein pelkäsivät, kertoo Jon Strindlund Ruotsin Polyn Regional Channel Manager.

Läski-TV:stä matkapuhelimiin

Jon aloitti työskentelyn videoneuvottelulaitteiden parissa jo vuonna 2001, kauan ennen taulu-TV:n, nopeiden yhteyksien sekä älypuhelimien läpilyömistä.

- Luulin jo silloin videoneuvotteluiden suosion kasvavan valtavaksi, mutta tekniikka näyttäytyi hankalammaksi ja liian kalliiksi lyödäkseen läpi rytinällä. Vasta kun Skype for Business ja Facetime tekivät läpimurron, alkoi käyttäytymisemme muuttua kunnolla. Yhtäkkiä kaikilla oli neuvotteluohjelma tietokoneellaan, halusivat he sitä tai eivät! Yhä useampi huomasi, että digitaaliset neuvottelut eivät välttämättä vaadi 30 hengen neuvotteluhuonetta. Sen sijaan verkkokamera voitiin laittaa mihin huoneeseen tahansa ja käyttää tietokoneen Teams-ohjelmaa.

Automaattinen kamera pieniin kokoushuoneisiin.

Yksi Polyn lanseeraamista tuotteista pieneen neuvotteluhuoneeseen on Polycom Studio. Kameran käyttöönotto ei ole vaikeaa. Yhdistä vain kaapeli TV:seen ja käynnistä Teams. Kamera ottaa äänen, zoomaa, panoroi ja mukauttaa kuvan huoneessa olijoiden määrään.

- Digitaalisen neuvottelun pitäminen on helppoa eikä maksa enää maltaita. Huomaamme nyt, että monet yritykset hankkivat neuvotteluhuoneeseensa suuremman järjestelmän ja varustavat muut huoneet useilla pienemmillä. Neuvotteluhuoneeseen tulija voi käyttää mitä ohjelmaa tahansa. Tietokone liitetään tavallisella HDMI-kaapelilla, langattomasti Airplaylla tai Miracastilla, Jon kertoo.

Poly on nykyään kaiken kattavien digitaalisten neuvotteluratkaisujen toimittaja

Plantronicsin ja Polycomin sulautumisen myötä Poly on nykyään kokonaisvaltaisten digitaalisten kokousratkaisujen toimittaja. Valikoimasta löytyy laitteita joka tarkoitukseen digitaalisista kahden henkilön puheluista suuriin neuvotteluihin.

Kehitys kohti avotoimistoa, lisääntynyt ympäristötietoisuus ja vallitseva maailmantilanne on saanut mielenkiinnon tehokkaaseen digitaaliseen viestintään kasvamaan hurjasti. Se on myös johtanut siihen, että moni jolle digitaaliset neuvottelut ovat olleet vieraita oppivat käyttämään tekniikkaa.

- Jos yritys uskoo että kommunikoinnissa toistemme kanssa on arvoa, täytyy tämä ottaa tosissaan ja ymmärtää oikeiden laitteiden tärkeys. Microsoft Teamsin asentaminen ja lopun jättäminen käyttäjien harteille ei riitä. Teams on loistava ohjelma, mutta se vaatii hyvät kuulokkeet ja hyvän verkkokameran.

Paremmat kokoukset sertifioiduilla varusteilla

Jonin paras vinkki yrityksille, jotka vaativat etäneuvotteluihinsa laatua on harkita tarkasti eikä hätiköidä päätöksenteossa. Jotta yritys onnistuisi on digitaalinen kokous otettava tosissaan ja mieluiten valittava tuotteita, jotka on sertifioitu käytössä olevalle ohjelmistolle.

- Jos yrityksellä on Microsoft-strategia ja se käyttää Teamsia tai Skypeä tulee valita tuotteet, jotka on suunniteltu yhteensopiviksi näiden ohjelmien kanssa. Jos digitaalisen kokouksen toivotaan korvaavan fyysiset neuvottelut, täytyy käyttäjien voida luottaa tekniikkaan.

Jos olemme jotakin oppineet historiasta on se, että on vaikea ennakoida miten tulemme kommunikoimaan tulevaisuudessa, mutta kaikki osoittaa siihen suuntaan, että digitaaliset kokoukset tulevat yleistymään entisestään:

- Tekniikka, tarpeet ja innostuksemme muuttuvat koko ajan. Aluksi videoneuvotteluja pidettiin rahan säästämiseksi. Sittemmin niiden fokus on siirtynyt ympäristöajatteluun ja nyt myös terveyteemme. Mitä tulevaisuuteen tulee, olemme vain nähneet vasta alun, lopettaa Jon.