Entistä tehokkaampi yhteistyö, nopeampi päätöksenteko ja helpotusta sähköpostitulvaan – siinä muutamia digitaalisten yhteistyövälineiden hyötyjä. ”Ne ovat kaiken A ja O, jotta yritys pysyy toimintakykyisenä”, sanoo Betsson Groupin Eva-Lena Lettesjö.
Nykyajan liiketoimintaympäristö edellyttää yrityksiltä joustavuutta ja innovatiivisuutta sekä kykyä sopeutua nopeasti yhä kovenevaan kilpailuun.
Konsulttiyritys McKinseyn raportti osoittaa kuitenkin, että jopa 60 prosenttia työajasta menee töiden järjestämiseen ja varsinaiseen työntekoon käytetään vain 40 prosenttia ajasta.
Digitaaliset yhteistyövälineet vähentävät aikaa vievien hallintotehtävien tarvetta ja voivat olla ratkaisevia tehokkaamman työskentelyn kannalta.
Sen lisäksi, että yhteistyövälineet tarjoavat paremman yleiskuvan, jäsentyneemmän rakenteen ja mahdollisuuden reaaliaikaiseen viestintään, ne myös selkeyttävät työnjakoa. Työntekijöiden on myös helpompi työskennellä eri projekteissa esimerkiksi osastojen, paikkakuntien, maiden ja jopa yritysten rajojen yli.
Toinen etu on, että tiimin jäsenet oppivat toistensa tavoista kohdata ja ratkaista haasteita, mikä voi lisätä innovaatiokykyä.
Kehitys kulkee kohti tiimipohjaisia työkaluja
Sähköposti ja chatti olivat ensimmäiset digitaaliset yhteistyövälineet, mutta nyt kehitys kulkee kohti tiimipohjaisia työkaluja.
– Se johtuu siitä, että yhä suurempi osa yritysten työntekijöistä kuuluu erilaisiin yhteistyöryhmiin aina IT-projekteista myyntikampanjoihin. Olen itse mukana noin kymmenessä eri tiimissä, sanoo Kristian Hedman, joka johtaa Ciscon Collaboration Sales -yksikköä Ruotsissa.
Vuosien saatossa markkinoille on tuotu lukuisia yhteistyövälineitä. Niistä varhaisimpiin lukeutuvat ruotsalainen Projectplace ja Microsoftin Sharepoint, jotka julkaistiin vuosituhannen vaihteessa. Samaan aikaan videoneuvottelut yleistyivät. Muutama vuosi myöhemmin markkinoille tuotiin Dropboxin kaltaisia pilvityökaluja, minkä jälkeen tiimipohjaiset pilvityökalut ottivat kunnolla tuulta alleen.
Nykyajan trendinä on, että yhteistyövälineisiin integroidaan yhä useampia toimintoja, esimerkiksi video- ja äänipuheluominaisuuksia. Slack, Microsoft Teams ja Cisco Spark ovat kolme suosittua tiimipohjaista yhteistyövälinettä pilvessä.
Pilvipohjaiset ratkaisut
– Monet yritykset korvaavat asentamiaan yhteistyö- ja intranetalustoja pilvipohjaisilla ratkaisuilla. Nykyaikaiset yhteistyövälineet on helppo ottaa käyttöön, ja ne sopivat joustavuutta kaipaaville yrityksille, sanoo IT-konsulttiyritys Radar Ecosystemin analyytikko Hans Werner.
Hänen mukaansa yhteistyövälineiden markkinoiden arvo, perinteisiä projekti-, video- ja asianhallintajärjestelmiä lukuun ottamatta, on Ruotsissa 1,8 miljardia kruunua 5–8 prosentin vuosittaisella kasvuvauhdilla.
Yhteistyöväline Slack perustuu kanaviin, joita käyttäjät luovat itse eri aiheita tai projekteja varten. Jokaisessa kanavassa käyttäjät voivat keskustella keskenään, chattailla tai jakaa asiakirjoja. Siinä missä sähköpostissa kaikki keskustelut käydään yhdessä paikassa, Slack mahdollistaa keskustelujen erottamisen toisistaan, mikä helpottaa hahmottamista. Microsoft Teams ja Cisco Spark toimivat samalla tavalla.
– Uusimmassa Spark-versiossamme on video- ja äänipuhelutoiminnot. Lisäksi Spark voidaan liittää mihin tahansa videoneuvotteluhuoneeseen, Kristian Hedman toteaa.
Yhteistyövälineet ovat yrityksen A ja O
Peliyhtiö Betsson Group, joka omistaa esimerkiksi Betsson.com-, NordicBet- ja Betsafe-pelisivustot, työllistää runsaat 1 800 henkilöä seitsemässä eri toimipisteessä, muun muassa Tukholmassa, Budapestissä ja Maltalla.
– Yhteistyövälineet ovat kaiken A ja O, jotta yritys pysyy toimintakykyisenä, sanoo Betsson Groupin Change Manager Eva-Lena Lettesjö.
Betsson Group on hyödyntänyt sähköpostin ohella pitkään myös Skype for Business -ratkaisua, mutta nyt yhtiö panostaa Eva-Lena Lettesjön mukaan uusiin työkaluihin entistä fiksumman työskentelyn mahdollistamiseksi.
– Otamme käyttöön Slack-yhteistyövälineen tietovirtojen sujuvoittamiseksi ja yhdenmukaistamiseksi. Slack on hyvä keino jakaa tietoa, ja lisäksi se on helppo integroida videoneuvotteluihin, Eva-Lena Lettesjö toteaa.
Sivustojen on toimittava häiriöittä
Myös Betssonin IT-organisaatio, johon kuuluu yli 500 työntekijää, on hajautettu eri toimipisteisiin. Se vastaa muun muassa alustasta, jota kaikki Betssonin pelisivustot käyttävät. Siltä vaaditaan äärimmäistä toimintavarmuutta. Sivustoilla on reilut puoli miljoonaa käyttäjää, joten niiden on toimittava häiriöittä.
IT-kehittäjät lisäävät sivustoille uusia pelejä ja toimintoja, jakavat koodia sekä kehittävät käyttöliittymiä, integraatioratkaisuja ja sivuston toimintoja. Lisäksi he vastaavat back office -järjestelmistä ja maksutapahtumista.
– Jotta kehitystiimimme voisivat noudattaa yhteisiä työprosesseja ja saada aikaan nopeita kehityssyklejä, käytämme yhteistyöhön Jira-, Confluence- ja ServiceNow-työkaluja, Eva-Lena Lettesjö sanoo.
Keskeinen osa muutosten- ja vikojenhallinnassa
Viimeisimpänä Betssonin IT-ympäristössä on otettu käyttöön ServiceNow, jolla on keskeinen osa muutosten- ja vikojenhallinnassa. Kehittäjien on kirjattava kaikki versiojulkaisut ja vikakorjaukset ServiceNow-työkaluun voidakseen tehdä muutoksia tuotantoympäristöön eli sivustoille, pelimoottoreihin ja palvelimiin.
Työkalu mahdollistaa riski- ja vaikutusarviot siitä, miten muutos vaikuttaa IT-ympäristöön ja lopulta asiakkaisiin.
– Järjestelmän omistajat saavat sitä kautta tietoa toteutettavista muutoksista sekä siitä, mitä vikoja järjestelmässä on esiintynyt ja miten ne korjattiin, Eva-Lena Lettesjö sanoo.
Lisäksi ServiceNow-työkalua käytetään toiminnan suunnitteluun ja priorisointiin.
– Työkalun avulla pysymme ajan tasalla siitä, kuka tilaa ja kuka toteuttaa. Esimerkiksi kehittäjät voivat tehdä IT-osastolle tilauksia uusista palvelimista, Eva-Lena Lettesjö kertoo.
Seuraavana vuorossa on IT-organisaation ja muun liiketoiminnan välisen viestinnän tehostaminen, ja tulevaisuudessa tarkoituksena on, että myös henkilöstöosasto ottaa ServiceNow:n käyttöön.
– Nykyään asianhallinta on melko jäsentymätöntä. Esimerkiksi chatissa yksi asia voi koskea IT-tukea ja toinen IT-palvelun tai -tuotteen tilaamista. Tarkoituksena on, että ServiceNow kokoaa asiat yhteen paikkaan, jotta ne voidaan käsitellä nopeammin ja huomattavasti jäsentyneemmin, Eva-Lena Lettesjö tiivistää.
Yhteistyövälineet – näin pääset alkuun
Teksti: Johan Cooke
Kuvitukset: Valero Doval