Viisi vinkkiä toimivan ja tehokkaan hybridiympäristön luomiseen

Kaikki viittaa siihen, että ihmiset tulevat työskentelemään jatkossakin hybridiympäristöissä, joissa videokokoukset ovat keskipisteessä. Tämän vuoksi useimpien yritysten on luotava paremmat edellytykset kotoa käsin työskentelyyn ja samalla mukauttaa toimistotilat sosiaalisen etäisyyden pitämistä koskevien määräysten mukaisiksi. Kaikki käytettävissä olevat kokoustilat on varustettava videokokouksia varten.

Kaikki viittaa siihen, että hybridityötapa, jossa osa työntekijöistä työskentelee kotoa käsin ja osa on toimistolla, on tullut jäädäkseen. Kun yhä useammat työskentelevät kotoa käsin, kotityöpisteistä on tehtävä yhtä korkealaatuisia kuin toimistosta. Monet haluavat vähentää työmatkoihin kuluvaa aikaa sekä työskennellä tiettyinä päivinä ilman häiriöitä ja keskittyneemmin myös sen jälkeen, kun yhä useammat voivat taas palata toimistoon.

Suurella todennäköisyydellä ihmiset pitävät jaksossa myös enemmän sosiaalista etäisyyttä toimistoissa, joten tarvitaan paljon aiempaa enemmän huoneita, joissa on valmius videokokouksiin ja joissa voi istua aiempaa väljemmin.

Konftel, joka on auttanut yrityksiä etätapaamisissa jo yli 30 vuoden ajan, tarjoaa viisi vinkkiä hybridiympäristön luomiseen. Tällaisissa ympäristöissä kaikki voivat työskennellä ja kommunikoida joustavasti ja tehokkaasti olinpaikastaan riippumatta.

Vaihe 1: Varmista, että kaikki ovat mukana hybriditiimissä

Tulevaisuuden työelämä on yhä hajautetumpaa (maantieteellisesti) ja virtuaalisempaa. Seuraavat asiat on hyvä pitää mielessä, kun työntekijät työskentelevät yhä hajautetummin:

• Tarvitaan älykkäitä yhteistyötyökaluja, jotta kaikki tietävät, ketkä ovat töissä, missä he maantieteellisesti ovat ja ovatko he tavoitettavissa.
• On luotava joustavia toimistotiloja, joissa työntekijät voivat oleskella toimistossa ollessaan mutta joita voidaan tarvittaessa käyttää myös video- ja etäkokouksiin.
• On varauduttava siihen, että tulevaisuudessa kokouksissa on aina joku, jonka on osallistuttava siihen etänä. Siksi kaikkiin kokoustiloihin tarvitaan kätevä videoneuvotteluratkaisu, joka toimii kaikkien suosittujen videoneuvottelupalveluiden kanssa.

Vaihe 2: Hyviä videoneuvotteluja helposti – sekä toimistossa että kotona

Videokokoukset ovat nykyään täysin luonnollinen osa työpäivää sekä toimistossa että kotona. Monet kokevat kuitenkin turhautumista siitä, että tekniikka ei aina toimi tai että toimistoa ja kotikonttoria ei ole mukautettu kokousten määrän kasvuun:

• Onko käytössä yksi tai useampi ulkoinen näyttö? Se on tärkeä huomioida neuvottelukameran sijainnin kannalta.
• Kun valitset hyväksi todettua tekniikkaa, jota kaikkien on helppo käyttää, voit unohtaa kaikki videoneuvotteluihin ja muihin etäkokouksiin liittyvät huolenaiheet.
• Jos mahdollista, valitse sekä kotitoimistoihin että toimistoon tuotteita samalta toimittajalta, sillä se helpottaa sekä työntekijöiden että IT-tuen työtä.
• Varmista, että toimistossa on riittävästi tilaa erillisille videokokouksille, jotta useammat henkilöt voivat järjestää kokouksia samanaikaisesti.

Vaihe 3: Lisää kokoustekniikkaan liittyvää asiantuntemusta

Etäkokousten määrän lisääntyessä on käynyt selväksi, että monet työntekijät eivät vielä ole tottuneet tekniikkaan ja että aikaa menetetään sekä teknisten ongelmien että etäkokouksiin tottumattomien järjestäjien ja osanottajien vuoksi. Parantamisen varaa on paljon:

• Sisällytä kokoustekniikka kaikkien uusien työntekijöiden perehdytykseen, jotta yritys saa ajan myötä yhteisen käsityksen etäkokousten toteuttamistavasta.
• Videokokoukset voivat usein olla ensimmäinen kohtaaminen uusien asiakkaiden ja kumppaneiden kanssa, joten valmistaudu tapaamiseen kunnolla ja testaa tekniikkaa hyvissä ajoin etukäteen.
• Alusta suurempia ja tärkeämpiä kokouksia käymällä nopeasti läpi kokoussäännöt: miten puheenvuoroa pyydetään, pitävätkö kaikki videokuvan ja mikrofonin päällä, saadaanko puhe keskeyttää kysymyksillä tai käsitelläänkö kysymykset vasta lopuksi jne.

Konftel C50800 Hybrid on laadukas videopaketti, joka on tarkoitettu keskisuurista erittäin suuriin kokoushuoneisiin. Sekä ääni että kuva ovat siinä huippuluokkaa. Paketti sisältää Konftel Cam50 PTZ -kameran, Konftel 800 -neuvottelupuhelimen ja Konftel OCC Hubin, jonka avulla kameran, äänilaitteen ja huoneessa olevan näytön yhdistäminen kannettavassa tietokoneessa olevaan kokoussovellukseen onnistuu vain yhdellä USB-kaapelilla.

Vaihe 4: Aseta ääni keskipisteeseen

Kuulokkeet voivat olla hyvä vaihtoehto henkilökohtaiselle kaiutinpuhelimelle, kun muodostamme itse yhteyden etäkokoukseen. Ryhmässä ollessa on kuitenkin aina varmistettava, että mikrofoni ja kaiuttimet sopivat kulloiseenkin tilanteeseen. Lisäksi on huomioitava, kuinka monta henkilöä huoneessa on. Jos emme kuule hyvin, kokouksestakaan ei tule hyvää. Siksi meidän on annettava äänen olla keskipisteessä:

• Tarkkaile äänen tallennusta kaikissa huoneen osissa. Muista, että ihmiset haluavat voida pitää sosiaalista etäisyyttä kokoushuoneissa ja silti puhua tavallisella puheäänellä.
• Valitse kaiutinpuhelimia, jotka pystyvät tallentamaan hyvin ääntä myös kokouksen osanottajien liikkuessa, esimerkiksi kun he näyttävät jotain valkotaululla.
• Muista, että myös kotitoimistoissa on oltava hyvä äänimaailma ja työympäristö. Kyse voi olla esimerkiksi kuulokkeiden täydentämisestä hyvällä kaiutinpuhelimella, jotta pitkätkin kokoukset sujuvat miellyttävästi.

Konftel C2055Wx on kätevä kokoushuonepaketti keskisuuriin kokoustiloihin. Se sisältää 4K-neuvottelukamera Konftel Cam20:n lisäksi laajennettavan Konftel 55Wx -kaiutinpuhelimen ja Konftel OCC Hubin, joka liittää kaiken yhteen.

Vaihe 5: Arvioi kuvanlaatu

Tiedämme kaikki, että video tuo uuden ulottuvuuden etäkokouksiin. Suhteita rakennettaessa itsestään selvää, että ihmiset haluavat nähdä kaikki kokoukseen osallistuvat:

• Videolaitteistoon kannattaa usein investoida pienissäkin kokoustiloissa, jotta kokoukset voidaan toteuttaa hyvällä kuvalla ja äänellä.
• Valitse videokamera, joka on mukautettu huoneen kokoon, osanottajien määrään ja neuvottelun tavoitteisiin. On tärkeää valita laajakulmakamera, jotta kaikki näkyvät, mutta joka sallii myös zoomauksen ja panoroinnin, jotta kamera ei rajoita kokouksen dynamiikkaa ja luovuutta.
• Luonnollinen ja terävä kuva vahvistaa vaikutelmaa ammattimaisuudesta ja voi auttaa persoonallisten viestien esiintuomisessa.

Konftel C20Ego sopii täydellisesti videoneuvotteluihin pienissä kokoushuoneissa. Se sisältää Konftel Cam20 -neuvottelukameran, Konftel Ego -kaiutinpuhelimen ja Konftel OCC Hubin.